质量管理体系记录控制

天天tian

大家好！体系中往往会用到很多记录，记录表单不像文件，会经常面临修改的情况。
HSD/G-E-01 《XXXSOP》是我们公司是厂务部的某份SOP，HSD/G-E-01-01《XXX记录表》是该文件下的
: m% S4 d1 H6 H% d) I一份记录表单。记录修改的一般是变更类容和修改版次号嘛，A/0、A/1、A/2......
那么：除了使用新版本的记录表单、旧表单收回停用外，还有哪些记录的控制措施或者还缺少哪些控制措施？
! i0 |, ~0 d, P

fanbaihang

对记录还有编目、调用、保存、复制、销毁…等方面的要求。

天天tian

终于有人回复了我......

fanbaihang

如果记录是电子文件，应该增加针对电子文件的一套管理要求。

天天tian

谢谢fanbaihang 和rml老师的回复

wypyyc

还有借阅方面需要进行控制

天天tian

wypyyc 发表于 2020-5-7 09:52
* b2 I! t( Z9 _; Z( }还有借阅方面需要进行控制

/ O- i% p# c" e嗯嗯                              

lshj1943

你说：“……记录表单不像文件……”，这是不对的。记录表单（空白表格）是文件，不是“记录”。应按“文件”管理。

天天tian

lshj1943 发表于 2020-5-7 16:57
( c1 X: @# o% r; b% m1 b" x你说：“……记录表单不像文件……”，这是不对的。记录表单（空白表格）是文件，不是“记录”。应按“文件 ...

* u5 `" M9 ?. ?7 p文件修改会有文件修订记录，记录发生修改的几率要比文件大，那需要保留记录修订记录吗？该怎么做呢？

钢铁侠110

通知到位，表单的相关管理人员和使用人员通知到；
2 Q$ i; m+ {& p) L/ L8 c, O* Z培训到位，如果表单中有无法明确描述或准确传达的部分，需要通过班组培训之类的形式，讲解清楚；
跟踪到位，在换用新表单的起始日期，检查一下，是否更换为新表单。

天天tian

rml 发表于 2020-5-7 21:17
+ v4 r  Y! A( q, ]6 ?你很客气，但完全没有搞懂。
# y& x* t1 {% N, W: B" m“地板”没有直接指出主帖的说法都是错误的。但实际上主要是在纠正主帖表达 ...

0 T; G+ L! q: z4 f" O+ ?& J我可能没有表达清楚，我想说是空白记录表单，不是已经填写了的记录表单

天天tian

rml 发表于 2020-5-8 09:03
唉……
% X  R: `5 T. V$ r6 H) p& E8 {你的意思是我们没有读懂你的表达？没弄明白你所讨论的是空白表单？
那我们为什么还要告诉你空白 ...

rml老师，我只是想问记录表单这类文件发生修改，是不是我们直接变更版本号就行，还用不用填写“文件修改单”？ 记录表单来源的文件不用修改？

lshj1943

天天tian 发表于 2020-5-7 17:38
文件修改会有文件修订记录，记录发生修改的几率要比文件大，那需要保留记录修订记录吗？该怎么做呢？

9 a6 W0 Q0 r8 T& h空白记录表单应该算是“产生”它的“母文件”的一部分。它有它的编号、版次。它的编号、名称一定是产生和存在于“母文件”的。如果它的格式、栏目等等发生了变化，它的版次号要变化，这种变化可以有两种方法来记录：1、在表格本身设有一个修改履历栏进行记录；2、在“母文件”的修改记录表中进行记录。记录内容是：什么什么表单什么什么地方发生变化，版次号是什么什么。

lshj1943

天天tian 发表于 2020-5-6 17:10
7 u+ {) F- J! x& z  X; ]& Q终于有人回复了我......

在母文件的修订记录一栏中加以记录
, c  s9 q# u! j) ]2 b4 o这是可选的方法之一，不是一定要这样做。是：“可以这样做”，或者是：“也可以这样做”。

天天tian

lshj1943 发表于 2020-5-8 17:14
! F! R$ w# h' C4 s, ?1 N在母文件的修订记录一栏中加以记录
! o7 O9 f4 Z( P  _  m- P4 Y- [- [0 \这是可选的方法之一，不是一定要这样做。是：“可以这样做”，或者是 ...

明白，“如何做”还是根据自身情况

fanbaihang

表单格式上修改应该加以控制，按企业规定操作。至少要有：1)版本有区别；2)必要时，修改相关文件；3)通知相关的部门。