本人原创——关于审核记录的详略和形式

无锡安心 · 发表于 7-17 12:23:34

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本人原创，未曾公开发表过，在这儿贴一下以供同仁商榷。赞同者帮顶顶！

从审核的术语看：为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。可见审核活动必然要留下记录（一种特殊类型的文件），以支持获得的审核证据及评价结果。

怎样的审核记录和形式是有效的？笔者就《CNAS-TRC-003：2008现场审核记录指南》（以下简称“指南”）特指的审核组在受审核方现场审核过程中所必须的审核记录的详略程度及体现形式，谈一谈个人观点，以供商榷。

一、审核记录的详略程度

“指南”5.2.2.1提出：审核记录的详略程度宜以满足审核组编制审核报告的需要和认证机构做出有依据的认证决定为前提，以认证机构对相关认证风险的评估为基础。笔者认为审核是一种管理性的检查活动，与检验这种技术性的检查活动有很多类同点：

1)都要有准则（标准、规范、要求等）作为评价的依据；

2)都要进行检查活动以取得客观证据；

3)都要首先进行单项的符合性评价，检验是针对每个检验项目进行单项判定，审核则要形成审核发现；

4)都要做出综合性的总体结论。

一般来讲，作为检验活动，通过观察和判断，直接可做出“是”或“否”结论的项目（如外观检验项目等），检验记录可以简化，并不要求检验员每次将观察到的内容都书写下来。组织可通过检验表单的合理设计，减少检验员书写的工作量，而把更多的有效时间用于测量、试验和判断上。在审核过程中，实际上很多过程、条款也属于审核员通过交谈和查看相关文件可直接做出“是”或“否”的评价结论的，特别是最高管理者的审核部分（如5.1、5.2、5.3、5.4、5.5、5.6.1、8.1、8.5.1等），则不应当要求审核员通过详细的书写来体现，否则反而减少了和组织的沟通和审核时间，反而降低了审核的有效性，审核风险相也会应增大。

《指南》5.2.2.2指出：认证机构宜具有适合其管理要求的、与其风险管理相一致的审核记录的管理方法。该方法宜与审核时间（人日数）的确定结合考虑，以便为实施有效的审核恰当地确定审核时间和分配现场审核与记录所需的时间，不能因不必需的冗长记录而消耗本应分配给审核的时间。重要的是，审核记录宜突出对选取的样本中那些对于判断受审核组织管理体系与审核准则符合程度（符合与不符合）是至关重要的、必不可少的关键信息。

一般而言，审核记录宜适度强化对以下方面的记录：

a.法律法规符合性信息的记录

b.组织关键场所或重点区域的现场调查记录

c.组织现场运行控制的记录

d.面谈、现场/实地观察的记录（而非在组织的办公室大量抄录组织的相关文件、资料和以往形成的检验、试验等记录）。

审核记录要求记的是客观证据，而不是写游记或是写小说。笔者认为，在减少不必需的冗长记录方面（在上述a～d以外的），认证机构可以考虑改进现场审核用的检查记录用表单，以提高现场记录的便捷性，增加审核员真正用于现场审核的有效时间。笔者自行设计部分模板及记录方法供参考（见：附表1和附表2）。

二、审核记录的体现形式

《指南》5.3.1 提出：审核记录可以有多种体现形式，包括书面记录、电子记录、电子数码图像、照片、复印件、标识图形或它们的组合。这一提法打破了原始的审核记录必须书写模式的思维定式，给审核员如何获取的有效审核证据拓宽了思路和方法。

最初的审核，由于信息技术的功能限制及发展不太普及，认证机构都采用了书面记录这种最常用的形式，至今尚有不少机构仍在采用。这一做法的弊端是易导致审核员把大量的时间用于书写记录，而真正的审核技能审核员却很少有时间在现场运用，审核的有效性和效率比较低。

对于《指南》提出的电子记录这种形式，笔者认为这是一种革命性的方法，是与时俱进的具体体现。虽然这一方法还有不少认证机构在进行抵制，但其先进性不可否认。抵制的认证机构或许是从审核风险的角度考虑问题，但这就有点形而上学了，即没有把握关键的重点。审核的风险并不取决于审核记录的形式。那么，书面的记录就一定能确保内容是真实的吗？如果是，那么就不会有那么多假文凭、假证书、假材料等一系列虚假事件了。笔者认为，从审核的可信性的角度考虑，认证的风险关键取决于两点：一是审核员的自身的能力，即特定的知识和技能和对相关审核风险的充分理解和把握；二是审核员在审核过程中是否遵循审核原则，即GB/T19011所阐明的道德行为、公正表达、职业素养、独立性和基于证据的方法），遵循这些原则才是得出相应和充分的审核结论的前提。从业内情况来看，目前已有很多认证机构已大范围推行现场审核采用电子化记录，且把这种形式作为提升机构形象的一种工具。审核员现场进行审核的记录直接输入笔记本电脑，最后直接打印审核记录后签署姓名即可，电子化保持的审核记录也更清晰、美观。事实上，受审核方（特别是一些信息化管理技术应用比较先进的优质客户）也非常能够接受这种形式。将信息技术应用于管理是当今世界的一大趋势，组织将管理体系运行的平台移植到内部信息系统，即提高了效率，也符合当前“低碳”的理念。尤其是审核ISO14001环境管理体系的时候，如果审核组一方面要求组织尽量减少纸张的消耗作为节约资源的一种手段，但现场自身却在书写大量的审核记录，未免不是一种讽刺。作为为客户提供认证服务，并期望通过审核使客户感受价值的认证机构，在理念上应该至少不能落后于客户吧。

对于组织的法定、资质证明等，一般都采用复印的方法，复印也是广泛采用的一种形式。必须注意，审核员现场一定要核查受审核方原件后当场复印，而不是直接接收受审核方提供的预先复印好的证据。电子数码图像（可以是pdf，jpg等格式）、照片在获得受审核方许可的情况下，能够在审核现场作为取证手段也相当好。如受审核方的多现场情况、作业现场（特别是关键场所和重点区域）的环境、布局和管理状况、设施能力和管理情况等，通过图像、照片可以非常直观的反映出来。而在不太容易正确描述的情况下，通过间画标识图形的方法，也能起到直观展现审核证据的功能。

审核员应正确理解审核记录的作用、要求和各种体现形式，在现场审核中，要灵活、正确地运用各种有效的记录方法和形式，以确保达成预定的审核目标。

dlp666 · 发表于 7-17 12:51:08

很有用的经验之谈。
谢谢了！

天边一片云 · 发表于 7-17 15:35:36

很有见解

老顾 · 发表于 7-17 20:41:41

经验值的一学，但审核机构不同，记录的要求也不同，每一个审核员总想简化记录，把功夫花在沟通和查阅证据上面。

wxsunhao · 发表于 7-18 06:24:23

简化记录后就会把精力放在沟通和查找证据上了吗？

emeipengxu · 发表于 7-18 17:44:41

在使用电子文档做为审核记录，有利有弊。利就不说了，楼主都提到了；但弊就是审核的形式化。许多咨询师帮企业做咨询，连内审也包办。内审记录就形式化了，把其它企业的电子文档略加改动一下，编一两个不痛不痒的不合格项，内审就算完事。
如何规定都是有利有弊的。现在的审核就是重文件，轻现场。文件可方便追溯，但真实的现场如何追溯呢。我很怀疑目前的审核方式能不能帮企业找到真正的问题。不是审核记录的问题，而是审核员现场的表现，审核有没有深度，审核员懂不懂行，放与不放的尺度把握。
审核记录好查，但审核员的审核水平却不好查。有那个机构会去调查受审核方的意见呢？

无锡安心 · 发表于 7-18 20:47:30

“弊就是审核的形式化”不太明白什么意思。是不是审核记录内容差不多？

目前在认证行业整体缺乏诚信的大环境下，多数认证机构把关注点放在了所谓的“形式”上，而不是“效果”上，这样至少可以应付上头的检查。

先进的方法到中国水土不服，不等于一定有“弊”。ISO9001不也是舶来品吗，培训时都把它称为“先进的质量管理模式”，各行各业组织都按照这个标准建立体系，但实际上目前也非常所谓的“形式化”了。这样的“弊”出自于标准本身还是应用标准的人呢？

“审核员的审核水平却不好查”这个不能同意。从审核员的审核记录，完全可以看出其审核水平，这一点，我敢说有充分的把握。只不过现在认证行业审核员收入大多寒碜，很多优秀审核员已逐步淡出审核行业，顶多保持一下资格。认证机构是“蜀中无大将，廖化作先锋”，现有的廉价审核员将就着用行了，只要把“形式”做好，哪管其真正的水平如何？

emeipengxu · 发表于 7-18 23:53:37

记录做的再好，也是纸面的文字。如果从记录去分析，视野局限在记录里，永远得不到真实的情况。为什么会有走动管理呢。坐在办公室里去分析文件或记录，得到的结果也许是相反的。

少语 · 发表于 7-19 13:34:56

我非常不赞同“电子版”审核记录。我看到：
1 审核员现场化大量时间在写电子记录。难道审核记录就是为了美观？审核记录的真正意义忘了吗？
2 环保低碳，审核员的电子记录是要打印出来的。低碳了吗？
3 企业非常反感。花了钱就是这个样子？

另外，为造假提供的正当的理由，也有可能被替代审核。

优秀负责任的审核员，都在第一现场书写记录，好处是：
1 标准越来越熟练，因为你要想，在用脑。
2 给企业良好的印象，企业会配合与认可。
3 真实性增加，可信度增加。如果你是案卷审核人员看到的是一份电子版的记录，你会想到什么。特别是记录非常完美的时候？
4 你的书写会更加流利，字也好看多了。

binbinren · 发表于 7-19 14:06:56

目的纯了，形式为内容服务，不要做到内容为形式服务就好了--这是原则

无锡安心 · 发表于 7-20 11:00:51

回复 9# emeipengxu

看来你误解了电子版记录的形成方式。作业现场审核员是不可能抱着电脑便审边打字的。但如果是将现场的原始审核记录重新整理成电子版，有何不可呢？

很多情况下检验员做了检验原始记录，但最后也得形成正规的电子版检验记录并打印签字，比如理化、探伤报告等。难道这样的检验记录一点是不真实的？

无锡安心 · 发表于 7-20 11:05:51

我非常不赞同“电子版”审核记录。我看到：
, t0 J- Q: u2 D0 i1 审核员现场化大量时间在写电子记录。难道审核记录就是为了美 ...
/ N. k: N1 [& J) i( u3 O少语发表于 2010-7-19 13:34

1 审核员现场化大量时间在写电子记录。难道审核记录就是为了美观——首先，电子记录不需化大量时间。第二，依据4.2.4的要求，记录应保持清晰，易于识别。很多审核员的记录龙飞凤舞，和医生写病历一样，非其本人不能看懂。难道美观有错吗？
2 打印的字体可以设置，纸张用的肯定比你手写的要少得多，当然低碳。
3 企业反感。——错。恰恰相反，反而曾遇到很多企业对手写记录的审核员挖苦的口吻：“你们一天下来要写这么多东西，真辛苦啊。。。。。。”。

关于“为造假提供的正当的理由，也有可能被替代审核。”——我不否认这种可能性存在，但得有充分的证据。审核员的很重要的一个素质就是“客观”，必须有证据和依据证明。设想你到组织审核，对受审核方提供的打印的电子版的检验记录，是不是首先怀疑是“造假”的？那还去审什么呢？主观的人是不适合做审核这一行的。

以我对这个行业的了解：太多的手写记录的审核员，实际的内容就在睁着眼睛说瞎话，反映的根本不是企业真实的情况。

内容是否真实，会不会造假，和“形式”无关。

少语 · 发表于 7-20 12:43:57

你愿咋弄就咋弄，只要你所在的认证机构认可。

emeipengxu · 发表于 7-20 14:10:03

电子文档好处是有，但有的审核员根本没有原始的审核记录，直接把别的企业的审核记录拿来改一下，用电子文档就很方便。这说的是这种情况。
当然，不管是书写还是打字，都是一种方式或工具。方式本身不存在好与坏。使用电子文档效率高，同时也给作假带来方便。
国内很多审核员坐在办公室，很少到现场，就把审核搞定了。记录到是填的满满的，不是被受核方送的资料所糊弄，就是改以前的电子档。
这样的审核员，其实不是在审核，就是在做秘书工作，帮机构里技术委员会一帮老学究收集资料。这帮老家伙看抄回来的审核记录，就决定是不是给企业发证了。

无锡安心 · 发表于 7-20 20:55:29

你愿咋弄就咋弄，只要你所在的认证机构认可。2 h/ l/ b. Y, k; |; {
少语发表于 2010-7-20 12:43

任何一件事物，都不可能百分百被所有人接受。
CNAS既然推出“《CNAS-TRC-003：2008现场审核记录指南》”，说明其理念也在发生变化。
历史的车轮不可能因某些人的反对而停止向前。

zyc060606 · 发表于 7-23 21:20:33

审核员应该把更多的时间用在帮助企业发现问题上面，并指导企业改进，提供更多的增值服务。
如果真的提出了很好的建议，对企业有帮助，没有哪个老板会不高兴的说。
如果一天到晚写记录，最好配个私人秘书。

少语 · 发表于 7-27 18:59:42

“无锡安心”：你挺有意思。你把自己的观点阐述了一通，然后让大家各抒己见。再后来搜集各种证据，反驳观点不同者。是不是想让都说好得很！
这本来就是个很没有创意的话题，再理论下去真的是浪费时间。

少语 · 发表于 7-27 19:00:23

“无锡安心”：你挺有意思。你把自己的观点阐述了一通，然后让大家各抒己见。再后来搜集各种证据，反驳观点不同者。是不是想让都说好得很！
这本来就是个很没有创意的话题，再理论下去真的是浪费时间。

少语 · 发表于 7-27 19:04:41

类似无聊的话题：审核的时候，应该是穿着西装去，还是夹克衫去？

dlp666 · 发表于 7-27 19:25:56

回复 1# 无锡安心

谢楼主，我收藏学习了。

无锡安心 · 发表于 7-27 20:31:41

“无锡安心”：你挺有意思。你把自己的观点阐述了一通，然后让大家各抒己见。再后来搜集各种证据，反驳观点 ...
" @( K( f( \+ s6 k5 g2 L# n# ?少语发表于 2010-7-27 18:59

我说过了，任何一件事物，都不可能百分百被所有人接受。也完全没说非要用电子版完全替代手写，审核员完全可以按照自己的习惯，选择适用于自己的记录方法。
我只是发表本人的观点，但也没强迫包括你在内的任何人接受呀。至少本人的做法是有依据，有证据，能体现一个审核员的基本素质。实际上，这些意见如果严谨，证据充分，我有反驳的余地吗？
如果你还有充分的证据，尽可以都发上来。但你的后面的几个回帖，除了貌似“小孩子赌气”的话，看不出任何有意义的东西！如果你去审核时也体现这样的素质，那可要贻笑大方了，呵呵。。。

无锡安心 · 发表于 7-27 20:36:17

类似无聊的话题：审核的时候，应该是穿着西装去，还是夹克衫去？7 d( l7 |* h) D; a% p7 p5 h
少语发表于 2010-7-27 19:04

照你这么说，是不是正在搞“认证认可信息化征文”的认监委也很无聊啊？看看下面的网址http://www.cnca.gov.cn/cnca/rdht/rzrkxxhzw/index.shtml
认证认可信息化征文启事
信息技术不断运用于认证认可各项工作，在创新工作手段、提供技术支撑、促进事业发展中发挥着越来越重要的作用。在国家认监委成立十周年即将来临之际，为了加强认证认可信息化工作的学习研究，宣传信息化工作对认证认可事业科学发展和“质量提升”及融入国家经济大局等工作中的意义，提高全社会对认证认可及其信息化建设的认识，现开展“认证认可信息化征文活动”。欢迎关注认证认可行业发展的各界人士踊跃投稿。
一、征文时间
自2010年5月1日起至2010年8月15日止。
二、征文主题
1、认证认可业务发展回顾以及未来发展方向与趋势分析
2、认证认可信息化工作成就回顾、现状分析、未来发展的思考与建议
3、认证认可信息化“十二五”规划建议
4、信息技术在认证认可业务管理中的应用及其对认证认可业务的促进作用研究
5、认证认可统计指标体系建立及其与国民经济统计核算体系的关系研究
6、与认证认可相关的主体获取认证认可信息的途径及信息需求分析
7、认证认可信息化工程技术规范与业务数据标准研究
8、认证认可信息化建设需求与信息系统模型研究
三、征文要求
1、征文必须未公开发表过，字数2000-6000字，应包括题目、作者姓名、作者单位、摘要（150字以内）、关键字、正文和参考文献，符合论文格式要求。
2、征文请用WORD 2003格式电子文稿发送，并请认真填写作者联系表，随文章一并发出。
四、奖项设置
1、本次征文设一、二、三等奖共3个奖项。其中，一等奖3名，奖金1000元；二等奖5名，奖金500元；三等奖12名，奖金200元；同时评选出优秀论文若干篇，并在《中国认证认可》杂志上公布。
2、获奖论文及优秀论文将推荐在《中国认证认可》杂志上刊登。
五、联系方式
本次征文活动将在国家认监委网站（www.cnca.gov.cn），中国认证认可信息网（www.cncait.com.cn）以及认证认可协会网站（www.ccaa.org.cn）设置“认证认可信息化征文专栏”，请到专栏查看征文活动的正式通知、最新进展情况、征文评选结果等信息，并下载作者联系表。
认监委信息办联系人：李玥联系电话：010-65994168-8302
“认证认可信息化征文专栏”联系人：李立君联系电话：010-65994166-6402
投稿信箱：itlunwen@cnca.gov.cn
认监委信息化领导小组办公室
二〇一〇年四月三十日

无锡安心 · 发表于 7-27 20:59:17

我还想说一句：真理是越辩越明，但结果和辩论者的脾气、嗓门大小无关。

Hawking · 发表于 7-30 10:25:35

经验之谈啊,很值得学习下.

emeipengxu · 发表于 7-30 17:33:18

尽管不太认可审核记录电子档，但楼主认真专研学术的精神还是可嘉，拿出了不少证据。同时，也澄清了一个事实，就是用电子档的审核记录是允许的。之前，我也质疑过其合法，有人对此理直气壮地反驳说，那里有规定不能使用电子档吗？
但还是有一点始终搞不明白，就是欧美审核员不必祥细地记符合性证据，审核到企业的内审记录也不有如此要求，但为何国内就不行了，不管符不符合，都要记录。为何差异这么大？
还请楼主解答。

wxy05810226 · 发表于 7-30 17:47:22

不用讨论这个东西了，机构咋要求，你就得咋做。
电子版记录是好东西，也能节约纸张，也很漂亮；认证机构不是不考虑，但机构会考虑到年龄较大审核员这个因素，因为年龄大的审核员都用不太利索，但他们在审核中往往是主力或是组长。我敢说再往后十年，或者5年基本全能换成电子版的记录。

emeipengxu · 发表于 7-30 18:04:54

同意楼上所言，机构是现管，所谓“县官不如现管”，如何审如何记还得听机构的。具体现管的人就是技术委员会一帮老学究，他们喜欢手写，而且写字往往很潦草，跟医生的字差不多。说他们不习惯用电脑，这点我有疑问。搞审核认证这行，报告和文字使用太多，不会用电脑不可能, 肯定影响办事效率。
审核记录电子档这个潮流不可阻挡，但今后审核日趋模式化，认证这个行业能保长青吗？在下很怀疑。

无锡安心 · 发表于 7-30 22:34:08

尽管不太认可审核记录电子档，但楼主认真专研学术的精神还是可嘉，拿出了不少证据。同时，也澄清了一个事实 ...
1 \5 U& B- E* J' b& e- @1 c# ^emeipengxu 发表于 2010-7-30 17:33

既然您点名让我回答这个问题，我基于目前阶段的对审核的理解和认识，谈一谈看法：
1、关于诚信度。审核实际上也是对组织的一种“诊断”。既然是你请我来审核，那么你是出钱请我来提供增值服务的，我相信如果你自己觉得没做好，是没有必要请我来的，因为存在着可能通不过的风险。现在我来了，也相信你是在认认真真做的，但不可能十全十美，所以如果有做的不到位的，我就给你提出来改善。但你实际都做的不错的，我也相信你能持续做下去，我都要把它详详细细记下来干什么呢？审核员把大量时间化在这上面，对受审核方来讲是不值得的。
2、品牌机构招聘审核员，要求相当高，对审核员除专业能力外，其5项基本素质的评价也重视，特别是“道德行为”，另外，对审核员的风险教育也很到位。所以机构相信审核员在现场审核首先是做好风险控制。符合的证据记录只能用于风险控制，并不产生增值，所以在可追朔的前提下可以尽量简单。
3、审核本来就是个舶来品，其和法官审案一样，均基于“疑罪从无”的原则。审核员如果没有充分的证据和相应的依据证实是错的，那么只能认为是对的。对于其文件记录等，没有证据证明是假的，那么也只能认为是真实的。故审核员的原则有“基于证据的方法”这一条。正确的开具不符合项是提供增值审核的一个重要方面，但开不符合项需要证据支撑，所以不符合的证据需要详细记录。
4、国内机构讲究“形式主义”——这也是“中国特色”。因为审核的对象可能做的很烂，但机构出于自身利益考虑，又舍不得放弃这个单，不给通过吧，赚不到钱，咨询公司以后也不会再有单子给你。但机构总要吃饭生存吧。那么给通过吧，风险又太大。所以认证机构也就不得不考虑在记录上面做好形式来降低风险。不会去考虑受审核方的体系考虑实际运作情况如何，但形式一定是要做好的。特别是记录做好了，就可以有效地钻一钻“审核是抽样的过程，抽样就有风险”的这一空子。
如果上面一旦查到，至少可以拿出一堆符合性的记录——你看，审核员当时在审核现场看到的都是符合的，至于后来做的不好，这个是我们认证机构没法控制的。
——所以实际上，审核员现场对大量的不符合是睁一眼闭一眼，写到纸上的证据都挑符合证据的记录。有的甚至让受审核方把不符合的按其意图当场改成符合的证据后再记录。最后仅仅开1、2个蜻蜓点水的不符合报告交差。说句粗俗一点的话，这种做法就是“明着立牌坊，暗地做婊子”——当然大部分审核员自己是不愿意这么做的，完全是受所在的认证机构胁迫。

所以为什么说记录方式可以多样化，不同的方式只是不同的工具而已，用得好不好关键取决于使用工具的人。

另外要明确的是，本人的文章要表达的意图并不是要推翻原先书写的方法，而是主张多种形式并存，以给人选择更适合自己方式的余地，百花齐放有什么不好呢？

shsjaq · 发表于 8-1 10:09:36

[color=Red]“指南”5.2.2.1提出：审核记录的详略程度宜以满足审核组编制审核报告的需要和认证机构做出有依据的认证决定为前提，以认证机构对相关认证风险的评估为基础。
$ U: e3 w& Z9 }$ U1 g) W* K楼主引用了此款，理应就如何满足编制报告需要和为认证决定提供依据和评估风险而记录提出建议或展开讨论。
因此，现场记录应该能够清晰地判断所审过程输入的充分性、过程活动的适宜性和过程输出的有效性。

emeipengxu · 发表于 8-1 11:35:49

楼主在29楼的看法比较深刻，特别是认证机构为推脱认证风险，就写了大量的文字来为证明受审核方当时的管理没有问题。因为一旦出了事，这些审核记录肯定要查的。所有相关的记录都要查。
现在的认证公司已市场化了，认证公司要生存，很多原则坚持不了，除非审核风险大到影响认证公司存在的情况。例如，看到企业直接向农田或河流排化工污水，发了证，将来被曝光，追究到责任，被停业整顿。对于矿井、曝破、烟花等企业，由于风险大，认证公司一般轻易不会去审核。
国内的认证市场要生存和发展下去，只能与国际接轨，学欧美那样。抄大堆的文字记录，不查关键问题，对于受审核方有什么意义。

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