质量管理体系记录控制

天天tian

大家好！体系中往往会用到很多记录，记录表单不像文件，会经常面临修改的情况。
HSD/G-E-01 《XXXSOP》是我们公司是厂务部的某份SOP，HSD/G-E-01-01《XXX记录表》是该文件下的
& W& \7 O, Q. Q2 n7 V; v- G一份记录表单。记录修改的一般是变更类容和修改版次号嘛，A/0、A/1、A/2......
那么：除了使用新版本的记录表单、旧表单收回停用外，还有哪些记录的控制措施或者还缺少哪些控制措施？

fanbaihang

对记录还有编目、调用、保存、复制、销毁…等方面的要求。

天天tian

终于有人回复了我......

fanbaihang

如果记录是电子文件，应该增加针对电子文件的一套管理要求。

天天tian

谢谢fanbaihang 和rml老师的回复

wypyyc

还有借阅方面需要进行控制

天天tian

wypyyc 发表于 2020-5-7 09:52
) _" i% D! `0 t9 Y. R9 M; K还有借阅方面需要进行控制

' h' p& O. E# q# z. a嗯嗯                              

lshj1943

你说：“……记录表单不像文件……”，这是不对的。记录表单（空白表格）是文件，不是“记录”。应按“文件”管理。

天天tian

lshj1943 发表于 2020-5-7 16:57
你说：“……记录表单不像文件……”，这是不对的。记录表单（空白表格）是文件，不是“记录”。应按“文件 ...

文件修改会有文件修订记录，记录发生修改的几率要比文件大，那需要保留记录修订记录吗？该怎么做呢？

钢铁侠110

通知到位，表单的相关管理人员和使用人员通知到；
5 g+ W& a& D5 N( \* l培训到位，如果表单中有无法明确描述或准确传达的部分，需要通过班组培训之类的形式，讲解清楚；
6 x! G& W$ T; H5 W* l跟踪到位，在换用新表单的起始日期，检查一下，是否更换为新表单。

天天tian

rml 发表于 2020-5-7 21:17
3 ^! m* h' v  ^) N7 r3 o  p你很客气，但完全没有搞懂。
1 r1 I" J) _6 Q! k& H“地板”没有直接指出主帖的说法都是错误的。但实际上主要是在纠正主帖表达 ...

8 A9 O6 l+ K2 N& S: D3 ]- f我可能没有表达清楚，我想说是空白记录表单，不是已经填写了的记录表单

天天tian

rml 发表于 2020-5-8 09:03
, u1 s7 \0 f4 V# c8 J唉……
! B$ n, n( i) t# Z/ _3 L7 ]你的意思是我们没有读懂你的表达？没弄明白你所讨论的是空白表单？
9 g5 o- t! v* a* e那我们为什么还要告诉你空白 ...

% }8 _5 l& T4 L6 W  j0 _rml老师，我只是想问记录表单这类文件发生修改，是不是我们直接变更版本号就行，还用不用填写“文件修改单”？ 记录表单来源的文件不用修改？

lshj1943

天天tian 发表于 2020-5-7 17:38
! Z1 b/ B- g, F文件修改会有文件修订记录，记录发生修改的几率要比文件大，那需要保留记录修订记录吗？该怎么做呢？

空白记录表单应该算是“产生”它的“母文件”的一部分。它有它的编号、版次。它的编号、名称一定是产生和存在于“母文件”的。如果它的格式、栏目等等发生了变化，它的版次号要变化，这种变化可以有两种方法来记录：1、在表格本身设有一个修改履历栏进行记录；2、在“母文件”的修改记录表中进行记录。记录内容是：什么什么表单什么什么地方发生变化，版次号是什么什么。

lshj1943

天天tian 发表于 2020-5-6 17:10
( {, h6 i9 f3 O0 d( ^7 f9 i: K终于有人回复了我......

在母文件的修订记录一栏中加以记录
$ k# l" a9 O5 [" y这是可选的方法之一，不是一定要这样做。是：“可以这样做”，或者是：“也可以这样做”。

天天tian

lshj1943 发表于 2020-5-8 17:14
( d2 i  k# N, _5 Z3 z在母文件的修订记录一栏中加以记录
这是可选的方法之一，不是一定要这样做。是：“可以这样做”，或者是 ...

6 Q. S9 ~5 c6 _- C6 K" t( D% s明白，“如何做”还是根据自身情况

fanbaihang

表单格式上修改应该加以控制，按企业规定操作。至少要有：1)版本有区别；2)必要时，修改相关文件；3)通知相关的部门。