, k7 o( x [9 P3 e7 M
马东老师是我非常敬重的质量圈前辈，近日，他又有新作面试，是关于供应商现场审核。一篇文章，把这个问题讲透了，非常值得分享。赶紧来看看。
' i+ F" m9 w! s3 ~( Z
, L! K7 u/ f9 ^/ Z
9 d0 T( }. y3 ?' v x0 x有经验的审核员是在与客户接触的那一刻，就进入了审核状态。比如：
5 r3 H7 ]8 M% }+ y7 z# I
去机场或火车站接你的司机，就是你的信息来源，聊天是最好的审核方式。
4 K6 ~- {2 I" W* I7 U( \+ R$ K @! R企业的生意好坏、工人招聘的难度、管理层的变动等，司机天天接来送往，本身就是个情报站，从他们嘴里可以了解企业的经营状态。9 G5 v+ g8 h/ y
如果去接你的人还有供应商对口部门的人（如质量部），在车上聊公司的经营状况，一是可以打破一路的沉闷，二是可以拉近双方的距离。
2 G# Q/ R$ O0 n! J, S# _
我曾经说过：“车上和饭桌上，是审核开始的第一现场，客户的经营状况与管理行为关系密切。业绩好的时候会掩盖一些问题，而业绩差的时候暴露出来的问题会很多。”% M& @& i5 ^ U
1审核前准备. X9 i& f8 @- W" h9 l( Z4 W
在审核前最好向对方提供审核计划（但与前面提到的审核计划不是一回事，这是指对某个供应商的审核安排），让供应商安排好相应的人，做好审核现场的接待工作。
) e7 K# I/ A& F. z- ~3 V; j在审核计划中主要包含的信息有：时间、部门、关注的活动、相关人员等。
$ W5 ]: N; D: Z/ f9 f
# i3 [+ G/ G5 P9 K; W; I" x2首次会议2 b/ y& R j! [. t+ A5 _
一般来讲在审核计划中，都会有“首次会议”的要求。
7 M- `4 z7 r( n1 M- g我认为首次会议意义重大，因为参加者包括供应商的管理层、各个部门的负责人、现场协助引导人员等。它是审核组（员）与供应商关于本次审核目的、方式、安排的重要沟通活动。
^, E7 @! G7 @: o) |7 i0 n我建议在审核计划中一定要标明被审核方的总经理要出席，如果有事请要提前告知审核组。
" k2 d L8 B Z: o7 s6 L
我发现由于许多审核员没有做过管理工作，或只做过基层管理者，他们没有与总经理打交道的经验，遇到后心里发怵。当对方提到总经理有事参加不了首次会议时，自己往往如释重负。殊不知质量管理属于经营战略，是老板的事，而不是部门经理的事情。
( h& M1 Q; i+ k$ x& x. k
中国引进ISO9001差不多有20年，但为什么大多数企业没有理解这个标准的精髓？# H2 H6 b1 t; i1 j
我认为主要是审核员的切入点让老板们有一个错觉：ISO9001就是为了拿到一张证书，而非提高管理效率的工具。* k) {1 H% G/ R- z' h
, I8 \, H8 |$ b- q/ l( R# Y7 M4 g
记得有一年我在东莞的一家食品企业审核，这家企业已经在同行业中销量排名第二。老板家住深圳，每天到公司的时间基本上是10点以后。
! B4 Y6 T( p) y' u3 u! H
我在写审核计划时，要求总经理参加首次会议。老板的秘书告诉我，以前老板从不出席这样的首次会议，这次是否必须要参加？我告诉她：“老板如果确实有其他重要的事情参加不了，请他写请假条。”
这次审核非常成功。
: R/ k3 H0 G+ `因为在首次会议上，老板听我介绍了本次审核的目的、方式，以及我对审核过的企业的一般性分析后，这位老板第一句话就是：“以前为什么不通知我参加这样的会？”
: G6 d9 }8 X) H8 O* U+ {/ y
在质量体系推动方面，老板的权重最大，我用数字比喻为占50%以上。1 L7 [+ \2 k- n+ V3 _( x+ n
# e4 D9 T0 u( j5 L" x, d# v( \+ N
因此，审核员一定要利用各种机会让老板知道质量、食品安全管理体系的推动是他的事情，不是情谊赞助，而是身体力行参与落地。会议内容
6 @* A ~- s" k* e- O首次会议的时间控制在30分钟左右，主角应该是审核组（员）而非供应商。- L* S; ^; a7 Y1 i# L: G
一般来讲先由审核组（员）来介绍，审核人员的名字、审核安排、目的等。然后才是供应商介绍各个部门负责人和公司基本情况。
0 S; N6 G% b# u, `, u- J) j
( k7 i" @6 a/ S* b) R* Q; w0 x/ M3现场参观
) ?: |/ g% B% }( \! A9 j首次会议结束，要有一个现场参观，这个安排对整个审核的成功也是非常重要的。
% p$ {; g' o2 g/ K7 v: _
1现场参观的两个目的目的1：管理细节
; o/ q1 q7 K% l% Y1 N* n
我一般安排的时间是1个小时甚至更长的时间，它的目的是对被审核现场有一个大致的了解。
9 u% M( I2 W" H0 H
) G& Z/ G0 Q, b- z+ R, e我在首次会议上常常开玩笑地对老板说：“现场参观完，审核就可以结束了。”
6 ]* h2 z+ R \8 x, G# Z1 w4 h因为我选择的地方都是老板很少光顾的，如门卫、仓库、污水站、垃圾房、维修间等，当看到这些现场的人员，工作状态非常松懈的话，那生产车间管理的再好，我也给整体得分打个大折。
3 ~2 i3 p; u$ b2 O* Q
管理的细节不是在生产产品的车间，而是在门卫、仓库、维修间、锅炉房、污水站等这些地方。
- Z+ r8 J4 O( J, h' B它们似乎与产品离着很远，但管理活动的要求应该是一样的。, n" ^- ?) a4 X+ a8 Y
想想看行政经理的工资会比生产经理或质量经理的工资低吗？
% m ^4 | c) {0 H# D5 W. J- j如果不低，那对管理能力的要求就应该是一样的。如果行政经理、工程经理与生产经理的能力一样，而车间外的地方管理的一塌糊涂，那你看到的生产车间内的管理状况，可能就是他们特意为你准备的。, x( O: H! X4 e. E# ?
庄子在回答东郭子关于道的问题时，用“每下愈况”来解释道无所不在。% V# f% M7 g8 d* k2 N
如何判断猪的肥瘦，有经验的屠夫是从猪脚向上摸。如果猪脚肥，那么猪就肥。
+ v/ m4 p# L0 Y" e) e w# r有经验的审核员也是通过管理的细节，来判断供应商的管理水平和能力的。
9 d! |8 A0 E/ R/ ]3 c3 Q( m5 E- m6 i
, ~! D; E+ Q) m4 Z目的2：设计的优劣
& O9 o+ n. e& V g, T' F' n7 P3 a
另外由于食品安全与工程设计有极大的关系，它能够体现一家企业对食品安全设计的理解，所以现场参观的另外一个目的就是看看围墙、门窗、屋脊、道路、草坪、布局等，是否符合GMP要求。
2 z, A# a! F5 J- m# L* a3 B在仓库参观的时候，可以看看到货和发货的情况，在库房内可以找一个1周左右的产品做追溯演练。在现场走一圈也可以顺便检查了虫害管理设施。
1 z1 A/ {% |/ J' y当由多人组成的审核小组时，现场参观是唯一一次审核组对某一管理活动，发表各自意见的机会。这对统一审核思路、理清审核重点、做追溯信息的准备都有很大帮助。
) i- K( g3 M, b; w5 T+ s9 P |
2现场参观前的准备
; L+ O; \: \8 i- t现场参观前要让供应商提供四张图：1 \6 `" c4 e: j1 U
( ?( \7 Q( f" D, } y" C1、工厂布局图2、虫害布局图3、监控设施布局图4、仓库货物布局图' e$ ?+ x" ]7 Y0 E9 L
对这四张图的要求，可以写在审核计划中。# |; d/ H$ B3 \$ c' }' X* j
+ ?9 z1 V# Y" ]9 g. ?( @9 j
现场参观后，小组可以进行10-15分钟的讨论，确定审核重点和现场取样方式。
2 j% j0 ^" \# M3 X, V" M6 S- `
4《供应商检查表》的设计
* {0 O" ~) k( S* \5 L为了提醒审核员在参观时注意的事项，在《供应商检查表》中对现场参观的内容可以进行如下描述：
3 S6 ~+ N" W) }1 |- V
1. 大门（人、物）出入登记管理：姓名、联络方式、车号；2. 监视探头布局：关键区域（露天存放成品/原料、大门、成品库门、原料库门）；3. 厂区道路、草坪；4. 污水站、垃圾站、配电站、锅炉房、维修车间；5. 虫害控制：鼠站完好、诱饵缺失；6. 原料库：虫害管理、标识、灯、门、窗、温湿度、电线（无私拉）、遮光、禁用区；7. 冷库：温度记录方式（手工、自动）；8. 成品库：尽可能选择一周左右生产的已放行产品，记录产品名称、规格、班次、批号、产品代号，物料管理用电子化（ERP）还是手工；9. 生产线（最好走参观走廊）：更衣室/更衣柜、卫生间、洗手设施。* r! @: D) d6 Y' ~# u
5审核小组的分工如果审核小组由三人及以上组成，可以分为A、B、C三组。
q2 y9 W1 ^9 U
, ]! {. t9 v/ ^; o* k" D* u
A9 X3 X1 x4 V6 u
A组的审核地点在办公室，主要负责产品追溯，以检查记录和文件为主，如：1. 入库报告：产量、批号；2. 生产报告：产量、批号；3. 本批号成品检验报告：理化、微生物，化验人员名字、化验人员资质、产品标准、检测方法/规范、取样计划、留样记录；4. 过程检验记录：CCP、重量记录、指标（质量）、异常报告、卫生记录、设备清洗记录、环境监控记录、生产用水（冰）检验记录；5. 员工记录：抽取当班10-15%人员的健康证，并检查当班执行清洁、CCP操作人员的培训记录；6. 本批号成品所使用原料检验报告：原料种类、放行报告、各个原料检验记录、化验人员名字、化验人员资质、原料标准、检测方法/规范、取样记录；7. 设备维修、保养记录。注：A组只关注于追溯产品相关的所有信息，即已经发生过的管理活动。' Y( i! U) E* T$ z+ l, h
A组的审核路径为：1）在成品库中选择已放行的产品，对外包装箱进行照相，记录批号和数量。2）将成品带回办公室让供应商提供与此批号产品相关的所有信息。（见上）。
; {8 I5 { W7 ]. E5 Y+ V3 JB3 ?& g/ l" y8 R+ s3 h9 t$ H+ g
B组负责文件审核，文件主要包括程序文件、作业指导书和报告，如：1. HACCP计划：小组、产品描述、预期用途、流程图、流程图确认、危害分析、CCP/OPRP控制措施；2. PRP目录；3. 投诉管理；4. 内审；5. 管理评审；6. 培训管理；7. 设备维修、保养（包括安保设施）；8. 不合格品控制；9. 纠正预防措施；10.设备仪器校验（包括生产线、实验室）；11.源头（供应商）管理；12.虫害管理（合同、检查记录、分析报告）；13.社会责任；14.产品防护；15.应急管理（停电、火灾对产品的影响）；16.召回演练。C, U! j; X+ @" o
C组主要负责生产现场操作行为，包括生产车间、库房和实验室，如：1. 现场卫生；2. 周（月）GMP/5S检查记录；3. 现场操作文件（SOP）管理；4. 记录管理（CCP、OPRP、清洁、重量、质量、虫害、维修、异物）；5. 标识管理：化学品、半成品、原料、成品；6. 人员培训（关键岗位+一般岗位）；7. 设施、设备卫生设计；8. 交叉污染防护、润滑油等级；9. 原料/成品仓库卫生；10.物品标识；11.FIFO（先入先出）；12.化学品库；13.实验室：安全装置（喷淋、洗眼器）、通风橱、化学品台账、强酸（碱）存放、试剂标识（名称、日期）、检测仪器内部校验计划、检测方法管理、检测结果管理（签字+日期）、检测记录管理、检测人员资质、微生物实验室（培养基+消毒+空白试验+培养箱温度校验）。
2 k) o. P: f) u6 G6 N6审核过程中的配合
/ W( i2 P+ f3 h. \9 G/ I; d& N在审核过程中，需要三组进行信息传递，如：1A组需要将部分信息传递给B组（体系文件）- 可追溯信息的完整性与召回报告（证据对比）- 成品、原料检验方法管理- 检验人员资质管理- 产品、原料技术规范管理- 记录管理（CCP、清洁、产品检验、原料检验）- 环境监控计划- 纠正预防措施- 设备维修、保养计划2C组需要将部分信息传递给B组（现场评估）- 本批号成品所有原料是否有拒用？- 原料仓库的FIFO（先进先出）- 台账与批号是否符合情况？- 标识管理（批号、数量、入库日期）- 状态管理（待检、放行、拒用、销毁）5 p" W% a. a7 ^' |: H. I
6审核原则
9 E( f5 ~6 O0 K' m8 f! ^这样的审核安排基于以下几个原则：
1. 所有管理活动已经发生；2. 所有管理活动需要符合规范要求；3. 所有管理活动的信息不得缺失；4. 通过已经实现的产品，连接起人、机、料、法、环的所有管理信息。/ W/ S- |! d8 p( j$ z3 u h3 M
7审核流程和重点1 I" t4 f0 C. ]- H% @) L* r$ g/ l: v1 ^9 g
质量管理体系（包括食品安全管理体系）所管理的活动，可以通过一个已经生产出来的产品进行追溯（如下图）。
5 g5 D* O- L0 ?( k在仓库中刚刚生产1周左右的产品，可能还没有到消费者手中，或者即使到了消费者手中，还没有发生（或没有得到）投诉报告。
8 F( j/ R; Z( r( X4 [因此对投诉管理的验证，需要用更早批次的产品进行。1A组审核员的审核流程与重点A组审核员在现场参观时，已经用相机拍摄了追溯产品的“品名、规格、生产批号”等信息（在包装箱外侧就有这些信息）。
" |5 I( \: h; r W+ D+ j7 j* L K回到办公室，向供应商提出要求，提供与这个产品相关的信息（见《供应商管理（7）供应商现场审核（中）》。
$ a3 X- a- T h; G0 }& Y8 S; v& y
建议A组审核员将与这个批次产品相关的所有信息按照生产流程顺序，让客户放置在桌子上。
; P8 ~7 Q. z6 Z8 B
; z( ^5 Q5 |: N# O
6 \( `8 q& x' |2B组审核员的审核流程与重点A组审核员在对信息的完整性进行确认时，B组审核员要求客户提供与产品记录或报告相关的管理依据。逻辑是：找产品 -> 找记录 -> 找依据 -> 找疏漏 -> 找问题 -> 找风险
! K j$ p7 S) T) U- x" e' _, k
相对来讲对B组审核员能力的要求要高一些，他（她）还要对几个非常重要的报告进行确认和验证：
" ^! q5 K _* _7 l1管理评审报告如果在ISO9001（2000版）中，选出哪个条款最重要的话，那我就选“管理评审”。1 C* K$ }. O6 i' s2 M4 b
! V+ f1 \) L6 {5 N1 n; a7 G1 K! n
先看一看参加管理评审的都是哪些人？最高管理者、各个部门的一把手。+ u# B6 A5 v6 D, n# Z' W+ x
再看一看都讨论哪些问题？方针、目标、未来方向。
( n4 K! U; f2 j0 J最后想一想管理评审输出是什么？分责任、分任务、分钱。
+ a7 p3 q# o; |5 M4 i% [凡是与分钱相关的事，就是企业最大的事。有人可能说不对，分责任、分任务、定目标应该是最大的事。但这些事的前提是，巧妇难为无米之炊，没钱干个屁事。, p8 T& B6 O% H8 X8 o) E
所以当我看管理评审报告时，我先看看总经理是否出席，然后看各位部门总监都说了些什么问题，最后就是行动计划是否有预算。4 c% p* P. ~* I' p2 j( |, K
有些企业看我打的分非常低，有些不服气，我告诉他（她）：凡是将管理评审作为认证活动而非经营活动的企业，它所运行的管理体系本身就会给经营带来巨大风险。; J$ S) a( a- T. w% {! n
就如同一个国家的人大会议，成为一出闹剧时，这个国家一定处于极大的风险之中。& H. o& F1 M# z$ c; h. v% Y8 g$ Z8 @
因此，几页纸的管理评审报告，已经代表了这家企业的质量、食品安全管理体系的策划、运行、检查、改进的水平了。- H/ j+ w* L1 R
老马建议看管理评审报告不要只看当年的，一定要看过去三年的报告。做纵向比较，看这家供应商管理体系的发展历程和转折。" w1 {& a: f+ b
2内审报告内审报告是管理评审报告的部分输入。
+ a( [8 F- w) x% Z) w9 g但目前许多企业内审流于形式，审核员仍然处在“手中有剑，心中无剑”的水平。为管理层提供的报告，只是纠缠于某一个操作行为，而非对系统进行风险评估，这显然是管理层不感兴趣的问题。
- M, A9 |; f& n6 R- H1 W7 X7 l如何改变这样的局面？可以在组织设计中进行策划，让各个部门的总监成为内审员。每次审核的时候，由总监担任各个审核组的组长。" [- j+ ]3 a( L; N3 S
在审核中试图抛开检查表，到一个业务部门可以从这几个问题问起。3 `0 V1 o+ T$ [3 G
🔷 为什么需要这个部门？🔷 为什么需要这个岗位？🔷 这个部门的主要业务流程是什么？🔷 这个部门或岗位的主要责任是什么？🔷 影响到你部门工作效率的原因是什么？🔷 你与其他部门发生的主要冲突是什么？🔷 你如何解决冲突并开始有实施计划？
- }: r" ^) |& d& V; {4 o `. S当你将这些问题告诉总经理时，我猜想他会乐疯了。因为这是他的痛点，是他天天睡不着觉的问题，如果你帮他想到了发现问题和解决问题的方法，你还愁他不给你提职、涨工资吗？
- M8 q" }5 T9 |4 [3其他重要的管理程序🔷 HACCP计划🔷 PRP目录🔷 虫害管理程序🔷 放行管理程序🔷 不合格管理程序🔷 纠正预防管理程序🔷 投诉管理程序🔷 追溯管理程序🔷 召回管理程序🔷 危机管理程序🔷 实验室管理程序🔷 员工培训管理程序
- `5 _ I, H' vB组审核员在看以上（不仅仅限于以上）管理程序时，需要提醒C组的审核员，协助在现场提供证据。
8 B6 g5 |- T& b! l% y3C组审核员的审核流程与重点在现场执行审核的C组审核员，主要是观察现场的操作行为。
5 c# A2 q* V3 R- r! c' J ]
因为无论你文件写的好坏，最重要的是现场表现如何。现场执行审核的人，只要记住五个字，就基本上不会抓瞎。# Q/ e u1 ]$ _! d( u# n
🔷 人：是否经过充分的培训才执行生产任务, R. y+ `' f$ l; p& V) \
🔷 机：设备维修保养能否达到保证生产的目的🔷 料：原料（产品）的管理状态) w# x' K& X8 b& [- n
🔷 法：方法是否能够保证一线人员理解管理要求，并得到有效执行; e) U% [2 J6 }7 H
🔷 环：设施和周围环境是否适于食品生产对卫生的要求
1 J: m" y) z* q$ g Z三组审核员需要在末次会议之前，进行讨论。
: W3 \1 }3 C4 ~% ]5 s2 }, r针对操作性问题，找流程本身的问题。如果解决了责任和方法，但仍然解决不了问题的重复发生，那可能就是制度问题了。而制度问题往往与机制设计相关，到这个层次基本上就能够判断企业的系统风险管理水平了。
6 p9 A O9 o' q l0 a& @* v可以用《马氏问题分析层次图》，清晰表达了由表及里的分析问题的方法论。+ i* L/ U9 p- V- B8 t
三组讨论后，就需要向被审核方报告审核发现和审核报告了。
1 x1 _9 D- w' k1 X, m( V3 D2 M t% r& k" R* l/ ^+ S8 D5 j
- End -
9 | Q7 ]: Y% n/ ?
, t7 S) E' J. A0 r8 Y
IP卡
狗仔卡
发表于 5-25 19:51:02
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
显身卡
