如何确认环境管理体系的认证范围

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如何确认环境管理体系的认证范围
安华  孙雪梅
我国正处于社会变革阶段，各种形态的组织层出不穷。这些组织形态的出现，大部分出自市场需求或业务经营合理化的需要，如果认证机构简单化地接受或拒绝其申请的环境管理体系(EMS)认证范围均是不慎重的表现。笔者针对如何在保证认证诚信的前提下，既满足各类认证组织的需求，又避免组织把应包含在EMS中的某些运行从环境管理体系中剔除，从而规避认证机构的风险谈一些个人的观点。
一、确认认证范围的重要阶段和主要信息
' D: }/ p1 Y1 {$ {1 v认证范围的界定应贯穿于认证活动的各个阶段，但是合同评审和第一阶段审核应是重要的阶段，这可以从CNAS-CC01《管理体系认证机构要求》的有关规定中看出。
1.合同评审阶段
认证机构批准认证范围的主要依据是审核组提供的审核信息，而审核组在哪个范围内获取审核信息是依据认证机构在申请阶段确定的受审核方申请的认证范围。
CNAS-CC01《管理体系认证机构要求》9.2.2申请评审条款指出：“认证机构应要求申请组织的授权代表提供必要的信息，以便认证机构确定：a)申请认证的范围……”，“在进行审核前，认证机构应对认证申请及补充信息进行评审，以确保：认证要求已有明确说明并形成文件，且已提供给申请组织。”这里所说的认证要求，应包括申请方要求认证的范围。认证机构在进行合同评审时，应根据组织申请的认证范围以及必要的信息对认证范围进行评审，并解决认证机构与申请组织之间任何已知的理解差异。
6 ?/ X* w/ O& T  [认证机构应要求申请认证的组织提供哪些信息，以确定申请认证的范围？CNAS-CC01《管理体系认证机构要求》9.2.1所列的如下信息，与确定认证范围有关：
; W& K; _; |: J. R! o(1)组织的名称、物理场所的地址；
3 r1 O$ T: S9 N- T9 L+ f- V2 x(2)重要的过程和运作；
(3)任何相关的法律义务；
(4)申请组织与申请认证的领域相关的一般信息，包括其活动、人力与技术资源；
(5)适用时，其在一个较大实体中的职能和所处的关系；
  h6 G" H" f+ H  k& K$ b(6)申请组织采用的所有影响符合性的外包过程的信息。
2.第一阶段审核
. N& `% s, g+ H5 h) J6 P# aCNAS-CC01虽然没有明确提到第一阶段审核应进一步确定认证范围，但要求第一阶段审核应“收集关于客户的管理体系范围、过程和场所的必要信息”，收集这些信息的目的之一包括核实现场情况与认证范围的一致性，包括合同评审时未知的一些信息等。
, r7 Y# v& ^- b8 c二、确认环境管理体系认证范围时应考虑的因素
8 N# N$ u9 v, X  _; z1.首先应界定建立环境管理体系的组织
( K, _4 J2 `% ^# W% V# p/ {: h: O确定认证范围时，首先应搞清建立环境管理体系的组织是哪一个，是整个集团公司还是其中的某个运行单元。GB/T24001：2004标准附录A1指出：“组织有权自行灵活决定本标准的实施边界，即是在整个组织，还是仅在特定的运行单位实施本标准，由组织自行决定。组织应当规定其环境管理体系的范围并形成文件，以明确界定实施环境管理体系的组织边界。当组织是一个更大组织在给定场所的一部分，对范围的确定尤为必要。”从这段话可看出，清楚地界定实施EMS的组织是非常重要的，这里所说的边界应是组织的概念，即指整个组织，还是指特定的运行单位。
! E6 j9 x) x/ w+ M当组织是一个更大组织在给定场所的一部分时，应关注该组织是否具备行政管理职能。根据GB/T24001：2004标准“组织”的定义可知，只有具备自身职能和行政管理职能的运行单位才可以称之为组织，不论其是否为法人。一个更大组织的一部分或一个运行单位可视为一个组织，但前提是必须具备行政管理职能。因此，认证机构对组织的了解应关注：
(1)申请组织是否具有对环境控制和改善，并实现其环境方针和目标的管理权限，即是否有权调配适当的财力资源和人力资源。如果没有此管理权限，则不具备组织的功能，不能单独建立EHS并批准其认证。
(2)了解组织环境因素和环境影响的管理职责，不能将本属于该组织承担的管理职责随意删除。否则，应进一步界定组织的名称和范围，如组织缩小后，应考虑缩小后的组织与被剔除单元的活动、产品、地域范围的环境因素和环境影响控制的可分性。如果不可分，该部分不能单独建立EHS并批准其认证。
, K1 ^; w# L+ @; O+ \2.确认申请认证的活动
认证范围对活动的描述是一种概括性的描述，不同的组织其主要活动是不同的，如政府部门的主要活动是行政管理，设计单位的主要活动是XX设计，建筑单位的主要活动是XX施工，运输公司的主要活动是XX运输。有的组织既有生产活动，又有设计、销售或服务等，因此对于组织建立EHS的活动要确认。活动的确认，同样应考虑环境因素和环境影响控制的可分性。
对于环境管理体系建立和审核而言，申请评审后确认的与认证活动有关的所有活动（更具体的活动）均应纳入环境管理体系范围，如与生产活动有关的管理活动、辅助活动（动力供应、污水处理、材料的储存、废物管理）、办公活动等。
6 R- |8 H. d2 V( Y0 S; K3.地域和场所的确认
2 `8 v9 @: [, R  R+ N. T地域、场所的确定应建立在以下原则的基础上：活动确认后，与该活动有关的组织的所有地域和场所均应纳入审核范围，认证机构以审核证据为依据批准认证的范围。不论这些地域和场所是固定场所还是流动场所，不论其在院内还是在院外都应包括在环境管理体系范围内。对于具有多场所的组织，环境管理体系应包括所有的场所（审核时，可以对相似多场所进行抽样审核）。
4考虑组织的环境许可范围
对于存在环境许可活动而未得到有关行政部门审批的组织，不能批准其认证，不存在认证范围如何表达的问题。组织不能为逃避某一相关法律法规的义务而有意删除某一活动或某一区域，而应通过建立环境管理体系改进环境行为，取得相关的许可。
如果组织为此而縮小认证范围，审核组应特别关注：
组织名称是否相应縮小；被縮小的组织是否具有行政管理职能；环境因素与环境影响的控制，是否能与被删除单元的环境因素与环境影响分得开。
三、案例分析
下面给出了4个案例分析，仅供参考。
案例1：
背景资料：XX金属加工公司有两个分厂，相距X公里，产品相同，由于其二分厂为电镀厂，电镀废水不能达标排放，该公司只想在一分厂建立环境管理体系。问：该公司是否可以只在一分厂建立环境管理体系，而将电镀厂作为外包方？认证的范围是否可以申请为：XX公司XX(产品)的生产及相关管理活动。
& I0 w, Z9 s# U* T( f* I3 r分析：该案例拟申请的认证范围是该公司，而电镀厂的活动是认证组织产品生产过程的一个重要组成部分，即使地域不同、环境因素和环境影响可以分得开也不能将电镀厂剔除，该组织对电镀厂环境因素和环境影响的管理责任不能免除，组织应通过建立环境管理体系改进其环境行为。如果将认证的范围改为：XX公司一分厂XX（产品）的生产，可以将电镀厂作为外包方，但前提是一分厂需具备行政管理职能。
案例2：
背景资料：XX公司有两个分厂，相距X公里，并有独立的行政管理职能，一分厂产品为A、二分厂产品为B。由于一分厂为老厂，污染设施已不能满足要求，该公司只在二分厂建立了环境管理体系，但以公司的名义申请环境管理体系认证，合同评审确认的认证范围和批准的认证范围均为“XX公司B产品的生产及相关管理活动”，是否存在问题？
) v, H" L5 c6 o1 ^! p/ X分析：二分厂建立环境管理体系，以公司的名义申请环境管理体系认证是可以的，但认证范围中组织的名称过大，大于建立环境管理体系的组织。上述建立环境管理体系的组织是二分厂，而不是公司，公司只是申请方。正确的认证范围应为“XX公司二分厂B产品的生产及相关管理活动”。
此案例中，如果不将认证范围界定到二分厂，会使人误认为整个公司建立了EHS并符合要求。另外，受审核方在对外宣传时也容易声称其整个公司通过了GB/T24001标准认证，使认证的利益相关方对认证机构的公正性和能力产生质疑。
' m9 r( B3 _# O( U* j) k案例3：
背景资料：XX公司有两个厂区，北厂区生产A产品，南厂区生产B产品，相当于两个生产车间，有关行政管理活动均由公司统一管理，企业环境管理体系包括了两个厂区。
审核时，审核组发现北厂区的污水属高浓度有机污染，但污水仅为简单的沉淀处理，没有符合要求的处理设施，但受审核方希望能尽快取证，因此审核组与受审核方商定将北厂区从拟认证的范围中删除，如何确认认证范围？
分析：该案例中两个厂区产品不同、地域不同、环境因素和环境影响是分得开的，但由于南厂区没有独立的行政管理职能，与B产品有关的生产管理活动必须包括在环境管理体系范围和审核范围中。我们认为，认证范围的描述应包括XX公司B产品的生产管理活动和南厂区B产品的生产活动，并分别给出公司和南厂区的地址。
9 q& X' ]. ]7 |5 `6 k* ~案例4：
0 ?* ^( Q. g! Z背景资料：某公司有A、B、C三种产品，分别由三个分厂生产（相当于三个车间），但在一个院内，其中C种产品属淘汰的产品。审核后，审核组将C产品从认证范围中剔除，确定的认证范围为“XX公司A、B产品的生产及相关管理活动”。
% Q8 Q" c" b7 O% S7 i  C+ d分析：此案例虽然产品不同，相应的运行单元也不同，但环境因素和环境影响的控制分不开，而且认证的组织是公司，所以不能将C产品从认证范围中剔除。
2 \& f; W, u5 Q, h- A6 H审核组应对淘汰的产品开具不符合，认证机构应在受审核方提交有效整改的证据，并经验证有效后方可批准该公司的认证范围，否则该公司不能通过认证。
四、几点看法
0 d0 y- R4 z2 l6 ~' {+ G认证机构批准的认证范围是对受审核方的EHS是否符合认证要求的担保范围。若组织的某一部分被排除在环境管理体系之外，组织应当对此作出解释，认证机构应判断其删除的合理性：
! ^$ C: I' K$ c( n9 k* q6 ^1 }9 n1．关注组织的管理权限，尤其当组织是一个更大组织而给定场所的一部分时；
: x, t4 H5 ?, J2 v( t3 M* f* b: Z) {2．组织名称是否大于环境管理体系的建立范围或审核范围；
3．关注组织环境许可的活动，有无得到审批。当认证组织存在违规现象时，审核组应开具不符合，并获得有效的整改证据。在认证过程中，认证机构不应允许组织为规避由于某个场所/活动存在不符合，而从认证范围中删除存在问题的场所。如删除存在问题的场所，审核组应特别关注认证组织名称的表达，认证范围縮小后的组织是否有行政管理职能，环境因素和环境影响的控制是否与其他部分可分。对于删除的建议，只有在认证机构就这些问题搞清后并提前与组织就删除达成一致意见时，才能进行。(原载《中国认证认可》2008.12)

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sunfly

很好很强，谢谢分享

menglian

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kittysfn

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YOHOO

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