文件控制

天边一片云

关于文件控制之道, 每个公司都有或粗犷, 或精细, 或言简意赅, 或洋洋洒洒的文件管理规定, 而各位也一定是行家里手, 每天流连于会签, 传阅, 批准, 受控章, 文件清单……之间, 更有甚者, 还有些兄弟对受控章的颜色也相当感兴趣, 非红色“原件”而不认……
作为几代前辈总结出来的文件管理的经验公式, 以上的套路被无数次的证明, 是应对标准要求的经典招数, 但是, 文件控制只能这样做吗? 麻烦咱们质量人倒是不怕了, 关键是有些状况用这经验公式搞不定怎么办呢, 尤其是在无纸化办公成为大势所趋的今天, 总不能在光盘上贴个粘胶纸, 再盖上老大的金印吧~~ (曾经真的看到过如此有创意的文件控制, 的确也是不枉这辈子做过质量了^_^……)
1 q6 A; V! X- s5 j2 w) g要做好文控, 先来看看我们研究的主体, 也就是这个主谓短语中的主语----文件; 那么, 什么是文件呢?
文件: 信息及其承载媒体 (注: 媒体可以包括纸质, 电子, 照片, 样品或其组合)
再明白不过了, 我们通常意义中所关注的文件控制, 只不过是冰山一角啦~~ 而ERP/MIS系统啦, 电子邮件中的相关工作指导啦, 不合格样品啦, 色样啦, 作为作业指导的照片等等等等…… 都是4.2.3中间要考量的内容, 必须完全用相同的标准条款要求来进行控制, 只不过控制手段大相径庭~~
问题随之而来, 标准条款中开篇就是: 要有文件化的程序来控制文件, 每家公司都会有文件控制程序, 但是至今没有看到过除了纸质文档之外其他文件的控制方法, 这几乎成为所有公司在做质量管理体系中的硬伤!

对于具体条款,
% l! [* z1 S$ p' T0 l* B1. 文件必须在发布之前得到适当的确认;
就是传说中的“传国玉玺”啦^_^, 盖上至高无上的老大的封印, 就搞定了; 唯一的麻烦是好多电子文档流传的时候是怎么样印上老大的印迹呢?
& n/ c7 V. K7 T8 d/ }& ^0 M# t1 m* Q有见过的比较讲究的方法(绝对不是唯一的方法或最好的方法)是: 绑定若干有审批权限的老大们的IP地址, 系统自动识别从对应IP地址发出来的信息, 作为审核或者是批准的凭证

/ p1 f: g1 e- v! g& N9 e+ S2. 必要时对文件进行的评审, 更新和重新批准
没有什么不同, 只有一点需要注意, 怎么确定由谁来做重新的评审, 和批准; 传统说法是由之前签字的对应职位以上的人员执行即可, 那么对于电子文档, 比如用上面提到的方法进行控制, 一定记得需要及时更新审批权限的清单;
我们来看看之前那个用IP地址来控制电子文档的公司, 一共20个有审批权限的IP地址, 随机验证下来, 发现2个已经封号了, 另外3个人早已经不在对应部门…… 文件~~失控
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# w% N3 @# ]& m3. 文件的更改和现行版本状态得到识别
通常的做法是文件的版本编号A0~Z9, 然后将每一次更替之间的变化记录在案; 并辅以详细的版本更替的细则…… 满足要求^_^
9 Q; {6 Y7 {, p5 q记得坛子里之前有兄弟问, 版本编号太麻烦, 有没有比较方便的现行版本识别的方法?
其实标准中又没有要求你一定要复杂, 最简单的流水号或者是日期都可以作为识别方式使用, 只不过, 应该配合版本状态的清单使用才能做到相得益彰
; h" ?8 J2 q/ E" E; N" m举个例子, 全世界人都抱着2009年2月3日版本的文件当宝贝, 可没成想2月4号又出新版本了~~ 文件失控^_^
虽然极端了一点, 但是完全有发生的可能性, 老话说: 艺术来源于生活而高于生活嘛!
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. [9 ?0 B0 J; t9 m* y& f4. 使用处能够得到适用文件的相关版本
这里才是文件控制的最终目的, 咱们费那么大的事管理文件, 无非是希望需要使用的同志们不要因为管理不当而用到了错误的文件
3 C1 K1 C5 A  c换句话说, 从审核的实效性的角度出发; 审批啦, 标识啦, 分发回收啦…… 客观证据显示文控的流程做的再完美, 但现场发现失控状况, 都会引起对整个文件控制系统有效性的担忧;
9 c8 ]( U9 Z1 G  A, v5 ^+ Q反之, 虽然文字方面不是特别讲究, 但是现场人员相关控制意识强, 版本更替调理清晰, 并经抽样确认无异常…… 满足要求^_^
可是老问题又一次出来了: 电子文档的文件怎么办?
4 R. B- j# ~" `/ C% ^见过某国内著名空调生产企业, 由于公司电子信息系统比较完善, 所以对工位上的作业指导也是以电子文档形式投递:
# \, \, S* v7 f' Y0 n3 E对独立使用的文件, 直接发放到使用处; 而对于公用文件, 设置接受权限以达到接收方能根据自己不同的职级, 使用到需要的文件……
1 z! h7 U: h# J5 O当接收方收到后系统自动回复确认, 并可以自动统计终端的登陆次数……
8 B* M. ]8 j2 W+ u0 Y& B其实, 就目前IT技术而言, 是比较容易达成并且满足标准要求的方法啦, 值得推广
(BTW, 我们审核的就是讲究一个顺藤摸瓜, 既然给了我终端的登陆数据, 咱么就看看呗; 结果一看不要紧, 无数文件在发放之后均无人问津, 而我都是第一个登陆浏览的人……)
说道这里, 有一点应该注意: 文件控制的审核, 一定不是在文控中心完成的; 你拿着<文件控制清单> “随机”抽取文件, 让敌人去取, 或亲自到文件堆里翻出来的结果多半不会太坏^_^
而应该是在审核采购的时候记下采购控制程序; 审核过程控制的时候记下作业指导书的编号, 版本……等等重要信息, 再回到文控中心来验证控制状况, 这时候, 优劣立显!
# t- O" {0 ]) V! v都已经说过了, 文控中心做的怎么样, 完全不代表现场控制状况的~~
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5. 文件清晰并易于识别
为了满足这个条款, 基本上组织都是用文件编号系统来对应的; 比起那麻烦无比, 还长得很像的编号来说, 我还是觉得, 新华字典的识别和检索方法对我们来说会觉得更亲切和适用一些^_^
对于电子文件, 为了保持清晰和方便识别/检索, 有几点必不可少:
A.        信息系统的病毒预防; 对于电子文档而言, 系统就是承载信息的“纸”, “纸”破了, 文件当然就不清晰啦呀
$ v% E( d5 A0 G6 M4 N9 b7 X+ `5 i0 KB.        系统的备份; 通常每周至少一次, 尤其是那些数据比较复杂, 恢复起来相对困难的; 最好每天备份. 百密也有一疏, 叫做有备无患嘛; 万一“纸”破了, 总得照样子糊起来不是^_^
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6. 确保对于质量管理体系策划和运行所必须的外来文件得到识别和分发控制
6 h9 l6 p1 ?9 O/ i3 M1 s2 P08版更加人性化, 省却了很多跟质量管理不相干的对“红头文件”的控制麻烦~~

7. 对于处于某种目的而留存的作废文件, 为了防止其非预期使用, 应该使用适当的标识
) Q% m1 {4 N) F1 x, ^- @文件已经很麻烦了, 作废都作废了, 干嘛还要留下来; 标准又没有要求留底的^_^

emeipengxu

的确，对于现在的电子文档难控制，审核员也查不到这块。大型企业用访问或接收权限来控制，但要配置专业的IT专员。中小型企业没有这个资源，所以电子文档其实没有按文件控制程序操作。我觉得ISO9001的4。2。3没有与时俱进地增加对电子文档的控制要求，这方面有不足。