体系表单如何进行电子化管理？

lys_0402

请问有没有公司对表单的管理只是电子化的？不发放纸张档给相应部门。
如果这样的话那如何进行表单的评审承认？如何确保相关部门使用的电子版本是最新版。

simda2008

没遇到过这种情况，表单是用来记录信息的，不可能记录信息也是用电子版的吧，至于评审表单也可以在管理评审时进行吧，对文件的适宜性进行评审，毕竟表单也是属于文件

ylh1118

应该是通过设置权限进行填写和进行审批吧。

wxsunhao

我审核过一家企业，他们的所有文件及大部分记录都是在局域网上的，打印下来的材料自动在页脚产生一条注释：“本文件的受控版本在网上，打印下来的均为非受控版本”

dxy51

用的是表单管控系统而已，所有最新版本的表单都在系统里可查到，每个岗位查看权限有设置，对应使用部门可以凭权限下载使用的。

表单变更也在系统里申请，在通过预设流程给对应的人员去评审，一般是文控先评审，调整格式，根据需要选择关键岗位，关键岗位必须都同意才能到最后的批准岗位去批准，批准后才能生效。非关键岗位只是知会他们的意思，也可提建议。生效后文控统一管控，再通过系统（或者邮件）提醒用户，那个表单有更新或撤销、新增。

xuzhuhan2009

我们公司起步不晚，可惜表单弄的也是不伦不类的，很多东西不是我们下属工厂说了算，还要申请集团总部，可是集团的又不一定适合各下属工厂，简直只能用一个“乱”字来形容。自我到我们工厂一年多来，看到表单和三级文件就头痛。
各位，请问有很好的办法来管理如此杂乱的记录和文件吗？
非常感谢！

自我格式化

把体系和公司现有的信息系统（如ERP等）同其进行流程梳理再造，这样就可以把表单设计到系统里面，完全可以实行信息化无纸办公，连签名地方也是也自动生成。但是都是要设置权限，有权限人员进行确认就可以生产表单，不需要打印，自动生产的表单的一个记录文档库保存，实现信息化管理。

做这样的信息化系统要和企业的实际生产经营模式、产品决定的，不是所有企业都能实现。

自我格式化

在信息系统上编写作业文件，其实也是体系上的作业流程一样也是转化一样形式。目的是指导操作人员能清晰自己何时何地做什么怎么做做的结果如何记录下来，只要体现到这几个要素就够了。

lys_0402

dxy51 发表于 2012-1-8 12:57
1 _# f8 A1 I% q  e用的是表单管控系统而已，所有最新版本的表单都在系统里可查到，每个岗位查看权限有设置，对应使用部门可以 ...

我们公司规模较小，很多管理都是比较原始，没有那么多的系统。现实情况还达不到系统权限的管理。
有没有更简单而又与ISO要求没有抵触的管理方法呢？

lys_0402

simda2008 发表于 2012-1-7 13:22
$ z3 R- {6 C# }7 I+ Q没遇到过这种情况，表单是用来记录信息的，不可能记录信息也是用电子版的吧，至于评审表单也可以在管理评审 ...

我指的只是表单样式。写了内容的记录不包含在内。

lys_0402

dxy51 发表于 2012-1-8 12:57
* U* q1 N/ f! R- K用的是表单管控系统而已，所有最新版本的表单都在系统里可查到，每个岗位查看权限有设置，对应使用部门可以 ...

) o5 S& `) R; [公司还达不到这样的系统。痛苦啊！

lys_0402

有一个方法，请大家帮我参考看看是否可行？
2 t4 e% i# t9 p8 h" y通过审核承认后的表单，文控不直接发行纸质的表单给相关部门，而是将该表单转成PDF档，存放在公共的大家都可以看得到的位置，通过此种方式来确保表单的最新版本的管控。
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dxy51

lys_0402 发表于 2012-1-11 13:46
" r- a, m/ I" h3 k3 z; j1 X有一个方法，请大家帮我参考看看是否可行？
通过审核承认后的表单，文控不直接发行纸质的表单给相关部门， ...

方法很多呀，有的打印复印全部由文控室负责，当然可以监控到表单是否为最新版本