分享 | 如何编制部门职能？一位资深质量人是这样总结的

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2016-06-28 韩波

当一个组织出现问题的时候，很多部门/人员经常会说“职责不清”；很多领导层也经常会要求人力资源部门梳理各部门职能、各岗位职责和权限。那我们应该如何去编制各部门职能呢？在此通过一个实例来谈一下本人对编制部门职能的一些想法，供同行和认证组织参考。

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部门职能描述时不宜用标准中的过程来简单描述，比如写设备管理方面的职能，很多组织就会写到：负责公司设备管理；写采购方面的职能，很多组织就会写到：负责公司采购管理；写人力资源管理，很多组织就会写：负责公司人力资源管理......这种描述方式就属于框架性的描述，不具体，可操作性不强，没法指导实际操作。

我们可以先梳理过程，找出该过程的小过程、更小的过程，然后针对最后的小过程来逐个描述，即可写出比较完善的部门职能，比如“采购管理”这个过程的大过程——小过程——小小过程的识别图例如表1：

从表1我们可以看到采购管理包括了很多小小小过程，那这些小小小过程是否都是该组织采购部门的事情呢？显然不是，比如供方的调查和评价过程往往需要质量部门、财务部门、需用部门的参与，采购需求往往是使用部门或者设计部门提出，验收标准通常是技术或质检部门起草......

所以我们不能笼统的就说采购部负责采购管理，我们应根据最后确定的该部门负责的小小小过程来描述，比如我们可以写：1）负责制定供方评价标准，确定供方选择方式；2）组织对A、B类供方的调查和评价；3）建立供方档案、合格供方名录；4）组织对供方做好业绩评价；5）根据需求编制采购计划；6）起草、签订采购合同/协议；7）协助质检部门做好验收和不合格材料的处理......等。

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写到这个程度已经具有一定的可操作性了，但是什么时间去做？要形成什么？仍然未明确列出，因此我们可以把表1进行进一步的细化，形成表2：

（备注：所列部门、记录为模拟）

有了表2，我们就可以较全面、准确的来写采购部“采购管理”方面的职能了，例如：

1）负责制定供方评价标准，确定供方选择方式，形成《供方选择标准》、《供方调查评价管理办法》、《招标管理办法》，并每年12月份修订一次；

2）负责组织质检部、财务部、技术部对A、B类材料供方调查和评价，形成《供方调查报告》、《样品试用报告》、《供方评价表》；

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3）负责建立供方档案、合格供方名录，形成《合格供方名录》，保存供方资质，并每年6月、12月份更新一次，确保目录、资质有效；

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4）组织质检部对供方做好业绩评价，根据业绩评价结果更新合格名录，形成《供方业绩评价表》，每年12月份实施；

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5）根据生产部每月25日提出的《采购需求表》和库存，每月28日编制下月的《采购计划》；

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6）根据采购计划起草采购合同/协议，从合格供方名录中选择供方签订合同/协议，并组织质检、技术、财务做好评审，并保管采购合同/协议；

7）协助质检部门做好材料进场验收，参与不合格材料的处置评审，做好与供方的联系、不合格品的处置实施，保存《不合格材料处置记录》。

……

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写到上面这个程度基本可以明确采购部在采购管理方面应该做的工作，当然，每一个组织的机构设置不同、流程不同、分工不同，对应所形成的文件、记录可能有所不同，但我们只要按照先梳理每一个大过程包括的小过程，然后确定每一个小过程由哪个部门负责，应该形成什么文件/记录的思路来写职责、权限，应该可以写出一个相对全面、准确、可操作的部门职能。

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上述仅是个人的一点想法，不妥之处敬请提出。

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