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如何简洁有效的开会?高效会议的3个思维、4大支柱、10个要点
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驻厂咨询 朗欧咨询 2023-08-23 1 A. a9 i4 V5 h/ ]$ k V3 ^. a9 l
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[color=var(--weui-FG-HALF)]开会 导读:只要你在一个组织内,就离不开会议。会议的目的有四个:
; A! `0 ]& ^, h) M①内部沟通。
% b9 U7 }! W9 i' b$ Z②统一思想。 + }2 a. _ v, w" U
③解决问题。
8 {) ?/ ?$ W3 I④分配任务。 / ~+ x7 }% ^* R+ N5 _" {
很多企业/管理者不会组织会议,领导心血来潮的召集,大家稀里糊涂的参加,会上不着边际的讨论,最后一头雾水的结束。这样的会议纯属浪费时间!
K9 M1 l) f% Z0 ^网上看过一个万达公司会议的小视频,非常令人震撼。上百人的会议,几分钟内全部就位,会议结束后几分钟内又迅速离场。会议前,连摆放矿泉水的位置都用绳子定位校准,一条直线,整齐划一。董事长王健林时间观念跟强,说一个小时就一个小时,时到即止,绝无拖延。
. Q3 S, c/ A3 a$ I+ y3 G那么,如何组织会议,才能做到简洁高效呢? + y" v% U% f/ A
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高效会议的三大核心词 Efficient meetings 1、时间。会议是有时间成本的。要抓住四个方面的时间。 - w: s. C$ a) T! G# f7 Y
①召开时间
6 S7 Z- |0 h% T, Y+ e②严格守时
9 B' B9 c4 B3 o/ n/ b5 ~# ?8 B5 i③发言时间
5 B8 u: z3 z M9 K4 s4 R④会议时长。 8 L1 M( S* ]5 U9 _1 l" V- Y% h/ o5 o
2、准备。军事上,不打无准备之仗,否则必然失败。管理上,不开无准备之会,否则必然无效。
8 V' H) F5 W* W8 p9 E7 @/ M3、结果。会议的目的是解决问题,所以不能议而不决,所以,必须有决议、有追踪、有结果、有考核。 ) j. |' Z4 J: l, r
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高效会议的“三个零”思维 Three zeros 1、只开会+无决议=0。核心是“议要要决”,会上明确谁来干、什么时间完成。
8 z! V J$ g8 t) V7 {# D5 {- h2、有决议+不执行=0。核心是“决而要行”,责任单位要制定实施计划并落实。 & Q( E. {7 g( @! _9 P( k
3、有执行+无跟踪=0。核心是“行而要果”,按时间节点跟踪,并验证和反馈结果。 7 x% g# Q, l, a( a$ u
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高效会议的四个支柱 Four pillars 1、制度。必要时,可以制定会议管理的制度,明确公司会议的类型、频次、纪律和要求。这是基本保障。 " q8 ~+ w& f' H
2、规则。会议是为了议事,所以要有议事的规则。比如限时、围绕主题、争议解决等等。这是效率保障。
! C0 P) P7 T( N6 p3 Q3、闭环。会议决议事项必须按照PDCA循环要求形成闭环。这是结果保障。
; q7 t7 {& a- P/ U, g9 p% h0 v4、培训。为了提高会议效率,需对员工进行“会议训练”,比如,如何开会、主持、汇报、记录、跟踪等。这是技能保障。 ! J& M2 p/ G7 r" D2 j: u! F
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高效会议的10大要点 10 key points 1、提前会议通知。会议一定要提前通知,方式可以是电话、文字、短信、邮件等方式。会议通知要明确时间、地点、人员、主持人、议题、议程、注意事项等要求。 1 z0 L* ~: F0 l9 h; l G
2、确定会议议题。会议就是为了解决问题,所以一定要明确会议的议题。大家都不知道开什么会,到了会议室再开始思考,这样的会议绝对没有效果。 & c. g: s4 W) h3 B0 n; [# v
3、明确会议议程。议程,就是会议的流程。谁来汇报、谁来发言、谁来总结都要明确下来。职责明确、流程清楚,大家就不是“听会”,而是“议会”,会议效率会大大提升。 ! I1 ?% L z8 j# P7 e
4、准备会议资料。会议之前,一定要将与会议议题有关的背景资料准备好,并发放到有关与会人员。一般与会议通知一起下发。这样,会议才能有的放矢、保证效果。 5 U& @# J' X9 I1 x% _
5、准备情况确认。为保证会议效率,会议组织人员要提前对会议室装备、与会人员进行确认,确保人员按时出席、设备运转正常。如有异常,及时向领导汇报。 + E# V7 k2 n7 t( w! u
6、申明会议纪律。我在国企的时候,有一次生产副总主持会议,一个车间主任迟到,副总马上让他出去罚站十分钟。会议纪律非常重要,这是高效会议的最基本要求。
1 w3 j7 H& \$ T# |. w& `7、掌握会议节奏。会议为什么开不好?主要是主持人掌握不好会议节奏,让会议偏离了主题。要在明确会议时长,限定发言时间,提醒围绕主题,解决观点冲突等方面下文章。 4 J1 |* i: e7 p$ _ D: N
8、形成会议决议。会议的“癌症”就是议而不决。这是会议主持人需要特别注意的。应根据讨论的结果,最后拍板形成会议决议。明确问题解决的责任、时间和方法。
' T' |8 n5 L3 S, R! f: y9、整理会议纪要。会议一定要形成会议纪要,并最晚于会议结束后第二天,经领导审核无误后下发相关参会人员。会议纪要是会议决议事项跟踪检查的依据。
* E% S( b1 K/ [- u' u8 t( \: y$ Y6 u1 J10、决议事项跟踪。为确保会议决定事项落到实处,领导应指定专人(比如秘书)进行跟踪、检查和验证。周期性的会议(如周例会),应通报跟踪结果。
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