马上注册,结交更多好友,享用更多功能,让你轻松玩转社区。
您需要 登录 才可以下载或查看,没有账号?免费注册用户名
×
工厂跨部门沟通的十项基本原则 T9 p5 A/ o- o$ {3 K& O, z0 n
8 Y8 l' c% n+ Z& ^
驻厂咨询 朗欧咨询 2023-08-04
' |2 W8 R; D( f$ m& o5 p+ k, b& N
0 b P% a4 S: n+ l, I9 J
. `% v/ Y; ^; B3 n! ?+ |- U沟通 导读:管理过程中,不少部门领导肯定遇到过类似的情况:
2 G. X/ e, f* x- a j1、你认为十万火急的事,到了其他部门主管口中,竟然成了“芝麻绿豆大的事”;
/ _& V/ S% P z2、原本应该合作解决的问题,到了跨部门会议上,又沦为“各弹各的调”,找不到共识。
4 U e+ K/ A2 r. {企业管理中,跨部门沟通不良的问题比比皆是。 + D; {. h/ ~ T; |) U' [
每个人在工作中都不是形单影只的个体,都需要得到理解和支持,一项工作如果需要多部门配合往往会产生很多问题。
6 b3 s- P/ ]8 O% t那么,在不同部门有不同立场的情况下: + S' F: T- B; ^$ ~
a . 怎样才能把话说清楚?
* f' @, q7 }6 s( T8 q+ E6 Bb . 把成果做出来? 4 N) O: H1 ^( |/ M9 @! e- V8 {
c . 有没有好的方式能够有效解决问题,达到快速执行呢?
' x% C7 C7 c0 K% M8 a3 t! E1 . 沃尔玛公司总裁萨姆·沃尔顿说:“ 沟通是管理的浓缩 ” 。 , r* m- k( j$ x" [
2 . 通用电器公司总裁杰克·韦尔奇说:“ 管理就是沟通、沟通再沟通 ” 。 2 o- f/ O5 e+ h9 K6 h" a
3 . 日本(经营之神)松下幸之助也曾言:“ 企业管理过去是沟通, 现在是沟通, 未来还是沟通 ” 。
2 p& `+ m8 J% R+ N其实,只要掌握以下跨部门沟通的10条基本原则,进行无障碍的跨部门沟通与协作,并非难事。
9 \! ]! I- _9 c3 c6 |沟通前先做好准备 在你跟同事讨论事情之前,先把一些基本问题想清楚。不要毫无准备就去,否则很可能得不到你想要的东西。 C' F5 A/ Y# V" O8 _( d$ T
. X- Y7 @ j% q* V2 y下面的几个问题应该事先想清楚: & r. E5 U9 i5 e7 @8 r" W( [
1 . 你希望对方帮你做什么事? 0 A' R8 _3 k; L5 y9 E' g/ g4 h# z
2 . 你认为他会要求你做什么?9 G# {1 B+ |6 u; b+ \7 v
+ R% [) c) z) b( Z9 @
3 . 如果对方不同意你提出来的做法,有没有其它选择方案?+ ?5 H' S' b; v3 \7 w
. R: Z% G6 s/ r
4 . 如果双方没共识,你会有什么后果?
3 r, X& }7 F7 k: B' q/ F; p / w4 S' n6 ]6 p2 ]0 i6 {
5 . 对方又会有什么后果? ' }* m! O6 S9 m
了解其他部门的语言 跨部门沟通不良,很多时候都是“语言不通”所引起。 ' [! X# x7 B( e7 ~6 I7 p3 K
举例来说,营销部人员平常讲的是“相同语言”,他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。
4 X# j' [% [" k0 B4 @! O) Q$ E同样地,财务、生产、人资等部门,也有自己的语言与观点。 : u7 J8 M$ o! B/ K, ]
因此,想要沟通顺畅,前提就是“听懂对方的语言”。
% o0 S/ U2 z _ w- _7 n+ o/ U' J学会换位思考,试着站在对方的立场考虑: 7 f, e' w" ?2 d
a . “这么做,对业务部的业绩有帮助吗?” 1 ^& S# k1 c6 } ?
b . “如果我是他,会接受这种做法吗?”
, I4 b+ ~0 K; h$ `# l
, D) m% W# s& P3 a! T# M3 X4 J6 ~, nc . “这个方法真的有用吗?”: w Z7 P9 `9 Y! G
* _, O/ s) K9 Q# d4 l跨部门的换位思考法能将误解或沟通频率不搭的机率降到最低。
$ Z. F+ @* c7 G7 }! ~/ ]- R) ?开诚布公是最好的对策 你面对的是必须长期共事的同事。 : c! O' ~' p- H
因此,凡事以诚实为上策,最忌欺骗、隐瞒事实,破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任感,会加重彼此的防御心,沟通时就会有所保留,甚至隐藏一些重要信息。 i: V6 r% \ C. F* q
相反的,互信会让双方在沟通时打开心防,他们会明白说出自己的需求与考虑,并且提高合作意愿,共同解决问题。
6 }+ K0 ?- ~9 D; y5 X: A诚信沟通有三个要素:
- c d& m6 `4 Q! v5 |( Ya . 错的不要解释; ; n1 x# Y0 | W S8 `! M
b . 务必不要争执,不打断对方说话; ; z5 c& r. |# D5 S f$ B
c . 微笑再微笑。 0 j$ R. W+ }( |/ o; D" S
频繁的互动有助于建立彼此的熟识度,让你更容易设身处地想问题。 1 T; v' n$ F* e' P% R( r
因此,时不时地跟其他部门的同事吃吃饭、聊聊天,有好无坏。 ( n7 n4 N/ z& J) Z
不要害怕冲突 在跨部门会议上,每个主管为了维护自己部门的利益,难免会出现一些摩擦。
* g+ o- ^% r; Q1 l& W有些主管,尤其是新手主管,为了怕把气氛弄僵,往往会变得沉默寡言,以维持表面的和谐。
$ A" p, C2 o9 C. G7 g0 {/ n* P艾林哈特在《有效沟通》一书中点出: . i0 U0 @* r3 R
“如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突,决策质量就会低落。”艾林哈特提醒,千万别把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈。
1 }8 q9 Q& y- u/ n% I0 _5 v有时候,太过和谐反而凸显不了你对议题的重视,而且问题也不会获得真正的解决。
3 J8 t4 T1 |# V2 u因此,艾林哈特建议经理人,态度要柔软,但立场要坚定,“别太快或太轻易就顺从认命。”
1 t# N! [8 L. g: {4 C! @( {" @7 }记住,你是部门主管,虽然你要和其他部门保持良好关系,但是,捍卫部门及部属的权益,更是你责无旁贷的使命。
?7 {7 N! ^5 H! l3 K+ Q1 i$ o呈现事实,专注中心议题 让沟通聚焦的最好方式,就是呈现具体事实,引导人们迅速将注意力放在中心议题上,减少不当的臆测。
4 H7 j( j: s/ ~9 L' [, S( B美国达顿商学院企管教授布尔乔亚三世在《哈佛商业评论》中为文指出: : f# S8 g; k6 ]! K3 h6 Y
事实(例如目前销量、市占率、研发经费、竞争对手的行为等)可以将沟通过程中“人”的因素降到最低。
) }) y* r" r/ W; M4 W在缺乏事实的情况下,个人动机可能会遭到猜疑。但“事实就是事实”,它不是出自人的幻想或自私的欲望。 ) g* J/ A6 t p/ M+ ?% b' Z
因此,提出事实“可以创造一种强调议题,而非人身攻击的氛围。” ! f4 P, w( ^& v$ }, o- B' `
多提选项,保持弹性 当你进行跨部门协商时,不要执着在单一做法上,而是开发多元选项。例如一次提出3~5个方案,让其它经理人有更大的选择空间。
" N3 f+ \! S8 N& t$ Z6 J# ]多元选项能让选择不再“非黑即白”。
+ |' p% w: K: k6 Q: w经理人有较大的弹性调整自己的支持度,也可以轻易变换立场,不觉得有失颜面,因此能够降低沟通时的人际冲突。 7 F3 y- w1 l$ B, g4 M
创造共同目标一起合作 可讳言,各部门间一定同时存在合作与竞争关系。
2 z5 y; A: j& P6 X/ ~部门间若想进行建设性的沟通,一定要强调彼此的合作关系,竞争意味愈淡愈好。合作的关键在于拥有共同目标。 ! X8 _7 b' ]) I; E+ l
因此,尽量去创造一个横跨各部门的共同目标,然后一起努力,就算有争执也没关系。 " d/ j! U4 j0 R- W
在跨部门沟通中,达成一致的目标需要弄清楚四个问题: : B5 G9 a" w2 t0 c% g0 u, S
1 . 双方的共同目标是什么? 5 s9 ?9 R0 y6 O
2 . 有什么阻碍双方合作?& d. @8 P8 k$ q/ I
4 Y% p3 \, M3 n& q' A
3 . 创造共同目标的资源是什么?
; Y" h3 R7 S% i' W9 t. t! f) H
, |5 \+ j, f2 ]7 F! e# @' L4 . 合作的价值是什么? # w7 ]/ B5 S! j1 _4 o d$ y+ Z& R
尊重沟通对象的权力 每个经理人都是各自管辖范围内最有权力的决策者,而他们也期待别人尊重他的这种权力。因此,当你在进行横向沟通时,一定要挑对对象。
[' ^+ |" s( T/ K! o举例来说,你们最新的网络营销计划下周就要上路了,但是信息部门的网站建置还未完成。
1 ^0 I) a. X7 P这时,不要心急地马上跑去找负责的工程师,你应该去找他的主管,进行协调,找出解决之道。 ! R. X0 m4 |, n8 a& t/ C: l
总之,跨部门沟通时一定要注意彼此位阶的对等关系,以免造成不必要的误会。
( u( d# C4 b7 R5 w9 D善用幽默 幽默可以做为沟通时的缓冲剂,也可视为一种防御机制。
$ O8 k- q, f2 S! S0 `: L2 [当你必须呈现可能会触犯到他人的事实,或是要沟通棘手讯息时,以轻松或幽默的方式来传达,比较能保留对方的面子,也有助于正面的沟通。
0 ^: B$ W, s/ {7 l$ x幽默使用法则的四条禁忌:
1 b2 p" H4 ]7 J) B6 V1 . 不谈论对方家庭;
: J2 ]. O" n# u& K5 z0 f2 . 不以人身攻击; 9 m; s' ?% z$ n& V4 ^% V, p% v/ U
3 . 不涉及组织敏感话题;
8 _ ~8 L3 w* c$ u) O+ K1 P4 . 幽默有度,点到即止。 ! I- r3 O1 v; |" d1 o+ e# ]
确保沟通信息无误 当你针对某件项目或议题,进行完跨部门沟通后,务必要回到自己部门,向部属清楚传达最新进度与讯息。 3 r9 Z* b# y# F; _9 L+ ]( t4 \
很多时候,跨部门会议中所决定的事项,必须交由各部门的一线人员去执行。因此,一定要确保所有信息传达无误,才不会让好不容易达成的共识大打折扣。
9 e$ X$ n) l8 j1 Z$ U+ [为了确保沟通信息无误,管理者可以利用以下几个方法:
0 l8 i( x+ E, l; r+ P f9 W1 . 向对方重复沟通中的主要内容; % B# }4 V8 w+ X9 W2 x
2 . 利用澄清的方式提出不明白的内容;5 H) d8 [8 d6 Y
" V' y3 u. G! @
3 . 谈论重点议题时尽量不要打断对方讲话。
0 E1 }! |6 G6 D7 Q+ [9 E* @/ n) d/ }( w( _
|