荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具

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荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具2016-04-26
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每周二，认证君就开始感觉时间紧张，周计划里的很多工作都等着去处理，但有时越忙越乱，不知各位质量人有没有同感？今天，认证君为各位推荐一篇让你的效率提升10倍的7个人生工具，很多方法，其实也是管理工具。

5 S- I1 ~- \4 j+ c
1、6W2H法

What：工作的内容和达成的目标；
Why：做这项工作的原因；
Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人；
3 N9 W4 k# K  p' e) ]2 o0 m" nWhen：在什么时间、什么时间段进行工作；
Where：工作发生的地点 ；
" [6 ~8 r; m0 KWhich：哪一种方法或途径；
4 B0 H5 W6 R9 @4 b% mHow：用什么方法进行；
: T. L) ]- S0 _! B1 g! {$ HHow much：需要多少成本？
% `# a* @& p) v" x; D! s
$ _; y% q7 ~# c, h2 t1 u【意义】：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

2、SMART原则
; i! @' Q# ]* A- U

Specific 具体的；
Measurable 可测量的；
Attainable 可达到的；
$ z0 P  X- T) Z0 NRelevant 相关的；
0 a. p3 N) s8 }& S$ i8 _* a7 q3 yTime based 时间的；

7 D: K& Q( M: i3 p5 s* k1 O9 e【意义】：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。
6 F, ~* `4 u! J
# r% m9 `+ S! V3 j  ]特别注明：
3 N0 t% {% B) s6 D3 H1 @6 \
6 A4 b( l% E2 ~2 G! o8 E: m有的又如此解释此原则：
# E$ g8 d2 [6 _——S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；
# q4 h# V+ N& q——M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；
& [+ [, ?4 y/ D3 I" c. z' W! G——A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；
——R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；
6 d" K8 E/ r9 k+ C( G/ a9 i& l——T代表有时限(time bound)，注重完成绩效指标的特定期限。

+ k; L  p0 ?& h+ w% L3、SWOT分析法
3 d8 i5 }6 \) L: z+ f7 u

Strengths：优势
Weaknesses：劣势
Opportunities：机会
  n/ T8 r# {" f  KThreats：威胁
$ w3 k) H; Z, V1 s
; D& R% V# w1 a  M9 |! R6 O【意义】：帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

4、PDCA循环规则

Plan：制定目标与计划；
: O: v2 R3 p5 w' R" \. _Do：任务展开，组织实施；
2 Z) V/ v5 X& a1 n& w! ?* [Check：对过程中的关键点和最终结果进行检查；
( Q; Q1 r6 `% A# y( {3 N2 VAction：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。
- O& ~9 B% }5 U3 I
3 l+ E& _% {, s( p4 P0 [" x1 a4 G; z" o【意义】：每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。

* P) C) u/ i/ T- S5、时间管理-重要与紧急

A、重要且紧急
4 Z: {5 f3 S% {3 v6 `2 D紧急状况
迫切的问题
限期完成的工作
$ @, h2 r0 V9 J% _/ d6 c你不做其他人也不能做
# b7 G0 }! S, H5 c7 C0 h4 r0 W$ K6 \
: b& t- {, \  `  N6 eB、重要不紧急
8 w' \, B" r+ P! ]" G9 s准备工作
预防措施
9 Y, A4 T# Y8 S8 n1 H价值观的澄清
8 d! D4 `- m9 z1 ~; U- b1 v计划
人际关系的建立
" _9 r$ [( s) S9 c3 ^7 X8 S真正的再创造
增进自己的能力
% j7 C' w7 o# m
) |5 O. b5 o3 ]+ x% c# t2 `3 rC、紧急不重要
造成干扰的事、电话、
  b1 X: r6 V+ v6 _/ w( a& ?5 @' c信件、报告
会议
许多迫在眉捷的急事
符合别人期望的事

D、不重要不紧急
+ ^1 H  y) p* [( ]$ y3 u忙碌琐碎的事
; ~  m( g' s2 e& f2 ]# g( v广告函件
电话
逃避性活动
4 C9 F$ l+ o( m3 m- J; L' ^等待时间
$ p3 \2 P1 `  T8 _' K2 e4 z0 D8 T
优先顺序=重要性*紧迫性在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。

对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

6、任务分解法[WBS]
9 H- E' M0 f7 F# B

即Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动
! }9 o! ~- D7 D- I) R: ~- V( {
. m* G1 Q+ J0 GWBS分解的原则：
将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。
& g& z* [7 J2 t# h
WBS分解的方法：
至上而下与至下而上的充分沟通；
; l9 L! D! U( Y( t5 d1 j7 |% V一对一个别交流；
小组讨论。
, e: T" `" S/ {8 E: ^
WBS分解的标准：
分解后的活动结构清晰；
) m/ v& I/ F# i( M) @8 t; V* m1 ]逻辑上形成一个大的活动；
0 h5 c% `0 B# A3 z1 i0 u! y3 A集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；
+ Y6 t9 _' ^$ Q6 Q% @所有活动全部定义清楚。

. R* r$ Y; C% c+ r* G【意义】：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。
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7、二八原则
7 p7 ^0 t6 e9 T% t

巴列特定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。
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举例说明：
* F5 U7 Z$ N$ c0 S( [0 g80%的销售额是源自20%的顾客；
80%的电话是来自20%的朋友；
80%的总产量来自20%的产品；
, |# C) M: D' ^0 d# P. s3 `80%的财富集中在20%的人手中；

这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。
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