荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具

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荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具2016-04-26

每周二，认证君就开始感觉时间紧张，周计划里的很多工作都等着去处理，但有时越忙越乱，不知各位质量人有没有同感？今天，认证君为各位推荐一篇让你的效率提升10倍的7个人生工具，很多方法，其实也是管理工具。

3 [0 D, Q8 C0 A0 ?( D- e
1、6W2H法

What：工作的内容和达成的目标；
Why：做这项工作的原因；
# K# l7 P( z/ t4 }) I, E( S2 r; e: `Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人；
When：在什么时间、什么时间段进行工作；
0 _7 j9 k; Q# g$ @9 t. y! xWhere：工作发生的地点 ；
Which：哪一种方法或途径；
How：用什么方法进行；
, y+ ]9 V# e, g" D5 w- X  e, GHow much：需要多少成本？

! u/ q$ k9 ]  X* \7 m5 {【意义】：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

# H* z1 {" L% P  {" a5 h2、SMART原则
  o) o9 i5 Y" W4 `/ d

Specific 具体的；
+ _  N" }/ H! B% A* V( l1 rMeasurable 可测量的；
0 d3 R+ q9 e/ G2 F( n- _. tAttainable 可达到的；
Relevant 相关的；
Time based 时间的；

【意义】：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。
7 o( |3 D2 {  A  t! V' L8 K7 V
$ g  Q) Y8 y8 F1 ^* e' E特别注明：

有的又如此解释此原则：
: }2 j& b1 G" L6 o2 p/ G——S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；
——M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；
6 s$ q  c/ A$ J0 Z8 _0 O+ N——A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；
) ?5 [# T5 D/ {5 W1 k( t8 R: I- v——R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；
2 u# c9 y5 n; U1 a* ?' r——T代表有时限(time bound)，注重完成绩效指标的特定期限。

- h. M  @, }# [2 r6 X3、SWOT分析法
  J2 T7 }! e2 a" g5 v; P5 ~- G

Strengths：优势
! E, T/ b" j$ ?' D9 ~, bWeaknesses：劣势
6 J. o8 R5 L6 YOpportunities：机会
% S6 b5 J  n2 @( ?! ?Threats：威胁

0 W4 B% z4 X8 d" @$ n【意义】：帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

/ U4 _$ n( |5 F, s$ M" M/ J4、PDCA循环规则
% f& E% o3 s( b  K6 q5 D. Q5 A5 ]* X

Plan：制定目标与计划；
Do：任务展开，组织实施；
Check：对过程中的关键点和最终结果进行检查；
1 ?  Z! k# m& s+ ~Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。
4 O2 a- m3 i- S* O( N: [
! H$ ?3 J) [8 Y/ L' h5 i- H【意义】：每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。

8 q% Z; n3 T+ }( @. ?$ N  ]8 F5、时间管理-重要与紧急
0 i) @% i4 x+ v+ D* s5 K; E3 `/ X

A、重要且紧急
6 S2 U9 W$ i3 A6 `' W6 I+ ~- f& R紧急状况
迫切的问题
限期完成的工作
你不做其他人也不能做
4 A8 c8 B( t5 \6 d0 s
B、重要不紧急
准备工作
预防措施
价值观的澄清
计划
" I9 f8 `! x" @# W2 N8 `人际关系的建立
真正的再创造
增进自己的能力

C、紧急不重要
造成干扰的事、电话、
8 d9 n" M  o. v/ V" H信件、报告
* ]3 ~# T5 E* g, L5 \9 h会议
! E& B# g: S" T$ T- A% F许多迫在眉捷的急事
# r6 O1 V$ a3 a) h* j* y) _8 s8 F符合别人期望的事

# h, W' g# T3 yD、不重要不紧急
忙碌琐碎的事
广告函件
电话
逃避性活动
等待时间
1 W+ x% x+ y% x3 F& N) C, [5 ]
优先顺序=重要性*紧迫性在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。

对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

+ a8 j( T5 U! l+ p0 P$ [7 b6、任务分解法[WBS]
# |- }) M/ |: Z4 w' o2 s" c1 v# ~  P/ [

即Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动

. u- J" f& z& iWBS分解的原则：
将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。
7 I- z# f  f; e$ a
+ R( f' s: B* ?8 }. N& uWBS分解的方法：
至上而下与至下而上的充分沟通；
7 L9 u' s# H! x6 _+ e+ d1 @4 o! Q一对一个别交流；
小组讨论。
+ Y3 `$ U/ p" @- R! J0 t3 b" y
WBS分解的标准：
分解后的活动结构清晰；
逻辑上形成一个大的活动；
7 z' f& F6 D8 ^& }集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；
所有活动全部定义清楚。

【意义】：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。

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7、二八原则
* p2 ~$ {/ Q, V; k# w3 O3 O

巴列特定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。
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举例说明：
80%的销售额是源自20%的顾客；
80%的电话是来自20%的朋友；
! Y4 n6 [- I% |, M80%的总产量来自20%的产品；
80%的财富集中在20%的人手中；

) U* f# _* Q/ q这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。
8 h6 Q- w  T, M5 v$ m5 Q

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