荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具

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荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具2016-04-26

1 u9 Q" b% P  q7 a* J
4 Q1 k; Z2 E+ u# [: o
6 `8 b# |) q& u7 ~% _% P3 o/ l

每周二，认证君就开始感觉时间紧张，周计划里的很多工作都等着去处理，但有时越忙越乱，不知各位质量人有没有同感？今天，认证君为各位推荐一篇让你的效率提升10倍的7个人生工具，很多方法，其实也是管理工具。

1、6W2H法

What：工作的内容和达成的目标；
. G- S- Q& A( p& S( kWhy：做这项工作的原因；
  G) {3 b0 ]; q9 RWho：参加这项工作的具体人员，以及负责人；
When：在什么时间、什么时间段进行工作；
Where：工作发生的地点 ；
Which：哪一种方法或途径；
How：用什么方法进行；
- d* k. R% y5 uHow much：需要多少成本？
0 S% D2 u" o$ x- U3 ]
( w9 j( m7 D* i& j+ U- k" m8 e【意义】：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

2、SMART原则
7 W* C+ v1 t0 I+ G8 B9 S( `

Specific 具体的；
8 @  ^% H% H: L# M+ ~Measurable 可测量的；
1 Y7 G; J7 S" Q2 p) j& i4 T0 IAttainable 可达到的；
; b4 d2 t4 K/ v5 p( G# A. w8 n+ n. u0 |Relevant 相关的；
3 d7 r& @! J! \: LTime based 时间的；

【意义】：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。

& J/ j% ?3 q, G/ j# ~/ c  k特别注明：

  ?1 Q  P9 e2 F/ y0 _  ?有的又如此解释此原则：
7 P3 k! \$ z4 L5 u% u3 C" w% m$ r1 |5 O——S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；
7 C- b  @' q0 F; M# `. w+ h——M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；
6 Z5 b  N3 x8 ^+ y( O" w! B5 `6 b, Y——A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；
——R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；
2 W" ?9 m5 C5 i7 z" C——T代表有时限(time bound)，注重完成绩效指标的特定期限。

" p- m- Q5 D1 g  t0 [3、SWOT分析法
4 E( M1 d+ O9 f

Strengths：优势
) N% c3 ~: n9 W. pWeaknesses：劣势
# }' t: {7 c3 AOpportunities：机会
3 [# _% g. Q0 ^: Y0 M, \: Q. tThreats：威胁
1 i1 D5 ~  I7 Z2 s4 D
【意义】：帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

7 U; e% z- \3 l. S2 w+ `4、PDCA循环规则

Plan：制定目标与计划；
Do：任务展开，组织实施；
! r! M4 [6 g: u3 WCheck：对过程中的关键点和最终结果进行检查；
Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。
3 ]+ D' I: K$ P1 l5 }
【意义】：每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。

0 I* S9 m% S4 ?) ]3 Q- B, m5、时间管理-重要与紧急
  N( H% m2 ~- J0 ]! Y7 ?1 c

A、重要且紧急
紧急状况
迫切的问题
限期完成的工作
' L" e9 T' q+ m' B! J你不做其他人也不能做

1 x( B/ h) K0 u) r& \% X+ |B、重要不紧急
准备工作
+ |! R  C0 A* K+ ?' L, M预防措施
价值观的澄清
计划
0 i4 p7 r5 f# `9 a4 [6 d- l2 F人际关系的建立
真正的再创造
$ M- B: s' ]: u& b0 Q3 h3 }增进自己的能力

C、紧急不重要
造成干扰的事、电话、
信件、报告
会议
6 \, h' X' N9 K* b1 E( k! Q3 q2 i5 w许多迫在眉捷的急事
7 R7 _$ {2 \' G$ o. \- _1 A符合别人期望的事

1 E" j. n( ~" bD、不重要不紧急
忙碌琐碎的事
广告函件
电话
逃避性活动
等待时间

+ x* o1 ?/ Y* c优先顺序=重要性*紧迫性在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。

' ?, O/ C  k6 V- L) B4 r8 w) a对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

. S1 H: Q% n7 b6、任务分解法[WBS]
% c) O. y% b! {- K* ?

即Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动

- m3 X1 Y! ^& r: k- VWBS分解的原则：
4 p- p- f2 y' \7 D" M0 v将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。
9 u" }' C9 |4 p; @4 U
8 ]* \6 a$ b! y$ s" D1 XWBS分解的方法：
) e9 J# ?" l# H* u至上而下与至下而上的充分沟通；
一对一个别交流；
* m0 T# s  ^0 d小组讨论。

WBS分解的标准：
, N: z& ^9 S" a分解后的活动结构清晰；
' O9 T9 J! R- H逻辑上形成一个大的活动；
' n9 G( }# Y# ^5 Z! A+ d集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；
9 z0 X' h- ~% T( v% g3 v. i所有活动全部定义清楚。
; ?/ C4 g, Q, x8 v& t+ N
【意义】：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。

7、二八原则

巴列特定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。

举例说明：
80%的销售额是源自20%的顾客；
- P* k. [7 h+ M80%的电话是来自20%的朋友；
& i8 ~1 j7 \  S! t80%的总产量来自20%的产品；
- S+ L$ C1 X4 p; ~" E80%的财富集中在20%的人手中；
3 K5 G: ?/ r4 c9 A2 c& R
; o" @8 Y1 K9 @9 j* \* l# E% a这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。
; ?7 z0 h. ~; Q- _

; i; ^$ R+ X+ O+ w

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