荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具

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荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具2016-04-26

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每周二，认证君就开始感觉时间紧张，周计划里的很多工作都等着去处理，但有时越忙越乱，不知各位质量人有没有同感？今天，认证君为各位推荐一篇让你的效率提升10倍的7个人生工具，很多方法，其实也是管理工具。

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1、6W2H法
  u- e6 U) o3 k- p3 u: O6 ~. d; ?8 L

What：工作的内容和达成的目标；
8 V8 t7 x& }; L  N- s6 ^Why：做这项工作的原因；
Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人；
When：在什么时间、什么时间段进行工作；
# Q% B" R1 l: L+ _- ]1 v. FWhere：工作发生的地点 ；
2 `/ @/ z. L$ }" JWhich：哪一种方法或途径；
How：用什么方法进行；
How much：需要多少成本？
' k5 i" m* j' ]# d' u7 j: A. [
【意义】：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

* Y6 o( q6 d0 ?# P& l* r2、SMART原则
- A( u% A8 `% d$ h

Specific 具体的；
Measurable 可测量的；
# R. a. Y; \% Q% d' n" h' C% nAttainable 可达到的；
& m0 m0 G1 |, R1 y$ }  WRelevant 相关的；
' C$ f. X3 M5 D0 qTime based 时间的；
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0 R" W( M! |1 B' {【意义】：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。
& K0 n; z1 w, `/ g2 p
特别注明：

- \7 a$ g, q* W- W  N0 v有的又如此解释此原则：
( o2 ?( e$ o9 i1 p# @5 m) y5 W——S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；
3 x# B2 Q; i0 m3 X: V5 b% a( S$ k( V——M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；
$ M/ ?/ l8 K$ K——A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；
——R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；
0 [. z$ o2 @6 N$ w; R/ w——T代表有时限(time bound)，注重完成绩效指标的特定期限。
0 c- i9 n* u8 ?4 `# r; x

: i* b0 B6 A. R9 |3、SWOT分析法
. C0 m# T. n9 T# f# C$ P

Strengths：优势
# l& g$ h4 r; A8 V. N, rWeaknesses：劣势
$ Q! [! O+ P0 X4 y! U5 ?) KOpportunities：机会
Threats：威胁

" c1 k2 N' K$ ?【意义】：帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

/ \( i/ R( t, @$ G. L, O8 O* |- k8 ?6 d4、PDCA循环规则
( O' N% K$ H$ a% b2 j

Plan：制定目标与计划；
* K1 J2 j- T5 q" R6 h9 |$ }- L' vDo：任务展开，组织实施；
Check：对过程中的关键点和最终结果进行检查；
7 V* R$ |9 x4 R8 b  GAction：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。
# f; M  }8 C$ C" l0 x6 L1 ?1 v+ p
【意义】：每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。

5、时间管理-重要与紧急
5 O5 a( |( u7 g! w, p- R6 ~

A、重要且紧急
紧急状况
: k- C7 u2 K4 |1 p迫切的问题
限期完成的工作
你不做其他人也不能做
3 a# C# @' G' s6 d6 E$ e
B、重要不紧急
3 _% f* f  O7 g, Q; z/ _$ {准备工作
预防措施
价值观的澄清
4 z# j$ ]. q+ y! t% Q: L1 k$ V! J# ?计划
人际关系的建立
真正的再创造
增进自己的能力
" \$ I8 X2 x- E8 o
9 A1 f; w2 R& V  YC、紧急不重要
8 c3 L1 U, `2 x# ~% s' U3 |& v造成干扰的事、电话、
信件、报告
会议
许多迫在眉捷的急事
符合别人期望的事

D、不重要不紧急
- a! \# }9 K! @: \1 ?  Z  k. e忙碌琐碎的事
广告函件
电话
* B( f8 U. K5 _: y9 {; u逃避性活动
等待时间

优先顺序=重要性*紧迫性在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。

对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

6、任务分解法[WBS]
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即Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动

WBS分解的原则：
将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。
! {; O( I! m3 t- n8 u3 G  d5 y* T* V
/ I# X! f; `) Y7 i0 z/ ZWBS分解的方法：
$ m. X/ p9 g" R- {; c' h$ E5 d) X至上而下与至下而上的充分沟通；
一对一个别交流；
0 O4 ]; j6 ~: L& z! i$ @小组讨论。
1 ]7 `6 f8 C! z3 Q( a
WBS分解的标准：
' \, [/ J$ s9 q0 J7 y分解后的活动结构清晰；
逻辑上形成一个大的活动；
集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；
所有活动全部定义清楚。

【意义】：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。
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* q# [  V: C( D1 G2 v

7、二八原则
& ?  a% v4 v, x+ C

巴列特定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。
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1 _/ C5 h+ u1 R) @+ i举例说明：
3 K" k2 f* @3 Z/ J4 c2 s) ?- X80%的销售额是源自20%的顾客；
+ c2 o% o  o* k3 j( v1 m+ q80%的电话是来自20%的朋友；
80%的总产量来自20%的产品；
2 N( f! N0 ~: q4 ?1 r80%的财富集中在20%的人手中；
. l# r/ b# M3 v
这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。

- End -

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