荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具

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荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具2016-04-26
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每周二，认证君就开始感觉时间紧张，周计划里的很多工作都等着去处理，但有时越忙越乱，不知各位质量人有没有同感？今天，认证君为各位推荐一篇让你的效率提升10倍的7个人生工具，很多方法，其实也是管理工具。

& v$ L4 v- N, @5 D9 k  \- q1、6W2H法
! }1 p- w% n0 ]% w) ]

What：工作的内容和达成的目标；
Why：做这项工作的原因；
Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人；
When：在什么时间、什么时间段进行工作；
Where：工作发生的地点 ；
3 f# p  Q+ S, R4 o# [Which：哪一种方法或途径；
2 ~9 X5 E8 `" u, ?- aHow：用什么方法进行；
How much：需要多少成本？

' [  y( j4 J# h7 K  w【意义】：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

2、SMART原则
$ c2 h' e# a5 L* l

Specific 具体的；
Measurable 可测量的；
( a% W. A" L$ g" V1 zAttainable 可达到的；
9 [  {0 }) g) C9 Z; N0 g2 DRelevant 相关的；
# k; l7 r* `9 }4 c7 U* ?Time based 时间的；
: t& y: g" U1 n7 K5 m7 }6 m( _$ a
& a) E9 j- ?8 z【意义】：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。
7 u4 f: S. z6 U/ K
' f7 l0 k( J( [$ c5 h( o特别注明：
# T! h6 {/ P4 z- o
有的又如此解释此原则：
" m( N% r$ [, ?——S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；
4 z) h+ ?% g9 g( r& p2 r——M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；
——A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；
; j# H7 v( n: T  L# K——R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；
——T代表有时限(time bound)，注重完成绩效指标的特定期限。

: S& i0 |; t3 O3、SWOT分析法
: G; J! q! V5 f4 ~# D) h

Strengths：优势
% S: S9 \. d1 vWeaknesses：劣势
Opportunities：机会
" \# k* q, f$ o" a( N' hThreats：威胁

) J9 o# X5 S5 t1 J+ J5 w【意义】：帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

' ^& w* B2 H. Q0 u+ u# O5 Y, Y# q2 V4、PDCA循环规则
- a6 T# F9 O+ K! g  O

Plan：制定目标与计划；
, t9 g: q/ U, e& D7 ADo：任务展开，组织实施；
! {' J" p! [0 O8 s* J, d- j" T( KCheck：对过程中的关键点和最终结果进行检查；
! I5 P3 P3 l( |# ZAction：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。
9 C* V' Z" h& v. {' L" A: J. v: E2 L
2 P: ?( L3 w  ^+ s# T【意义】：每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。

9 q: @* a0 G+ ]$ u* _7 ]& A0 v5、时间管理-重要与紧急
3 ^: |% M/ o5 S( m1 i; p( r" Z

A、重要且紧急
2 M: p' W2 ^8 P- R6 z+ B1 ^紧急状况
/ b" d- J( i8 B1 u/ U( V9 D迫切的问题
- ?7 G3 ^. \9 b5 {5 Y2 n5 c限期完成的工作
你不做其他人也不能做
6 W/ o4 Y+ h8 b8 B
0 ?' U: ^/ q# V# X! x) dB、重要不紧急
& w( L) E, \& p$ @. Y1 b准备工作
预防措施
; v+ O- o. y+ y价值观的澄清
( N% E- C- c/ k2 n% w. Z) m计划
人际关系的建立
! h4 d  e0 a8 d4 N6 [9 }! s3 W真正的再创造
增进自己的能力
3 D& h- }  M- D1 E7 Y. H+ I% I
$ C" Y( H/ ^( w1 vC、紧急不重要
造成干扰的事、电话、
* \& j$ z* ?' h9 H$ j信件、报告
! {1 a' t1 h$ H" t! p会议
! f- `, e' C0 \# f6 a6 `$ F许多迫在眉捷的急事
8 |* ~% k: r7 [1 }8 Q符合别人期望的事
& H1 g: s  u: y$ \
D、不重要不紧急
忙碌琐碎的事
* R# C6 a8 n9 t* `2 g广告函件
电话
+ b. I  Q* `5 i" O6 m逃避性活动
等待时间
/ _% ]' n1 o) G" c& w1 Y
1 m* V$ ]4 u4 d8 p# X优先顺序=重要性*紧迫性在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。

7 d* x6 a, h6 A对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

! y# A, a6 O$ L! d0 N1 b6、任务分解法[WBS]
9 o+ T1 k) U# k* Y0 l- g& [4 b

即Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动

9 d# W. H+ j5 A7 n8 T  w% FWBS分解的原则：
将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

WBS分解的方法：
6 G; `, D- T! D/ p: F' q至上而下与至下而上的充分沟通；
6 N" q) D. R$ f6 ]一对一个别交流；
小组讨论。

WBS分解的标准：
分解后的活动结构清晰；
& d. e4 r7 ?0 L  _0 h逻辑上形成一个大的活动；
集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；
/ l. N, s, d& ^9 x3 _# X所有活动全部定义清楚。

. l( z& q+ D( t【意义】：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。

7、二八原则
: I, q4 D, k+ j( k) `5 A

巴列特定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。
" c/ k5 B- i/ }. @
举例说明：
+ h! A! ^8 \+ O) H80%的销售额是源自20%的顾客；
  N; |/ ]/ s" w  j- A( a9 O: c80%的电话是来自20%的朋友；
80%的总产量来自20%的产品；
, ]  ?; N1 I. Z% S+ q1 I, ~" H! v' W80%的财富集中在20%的人手中；
# n- T4 ^# y  ~
这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。
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