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远程管理体系审核的优劣分析及策划实施
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- z% Z7 h5 ~2 O' _1 _原创 张福伟 中国认证认可 今天
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远程管理体系审核是指管理体系审核人员借助现代化的可视化技术和通讯技术对受审核方在异地实施的一种远程管理体系的审核方法。随着信息技术和可视化技术的日益发展和完善，这种远程管理体系审核也正在认证行业得到不断的推广和应用。& Z' d6 v4 ?& z% B$ R) u3 {
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1 y7 D R' F3 S% y从专业上来讲，远程管理体系审核特别适用于审核场所受到限制的情况，这样，审核人员可利用技术手段和方法对受到限制的审核场所实施审核，比如在当下新冠肺炎疫情之下，为了有效防控新冠肺炎病毒的传播，认证机构就可以实施相应的远程管理体系审核。8 }$ ~0 z# N5 G# k7 g
$ u y2 r1 A" P远程管理体系审核具有诸多优势如下：5 c8 _2 p4 G% w) `7 D
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1. 减轻审核人员旅途奔波，例如对于一些处于偏远地区的审核现场，采用远程管理体系审核，可以使审核人员减少不必要的路途劳累和交通风险，提高审核效率。1 I8 s3 P' C i$ b7 E4 [$ r8 S! u
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2. 降低审核差旅成本，减少审核人员在审核过程中的旅途时间，从而使审核活动更加经济而环保。: K' A3 j4 F: g$ ~- m
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3. 促进审核人员不断获取新知识，推动对新技术和新工具的探索和应用。
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; ~ P% r a3 L4 ?' d5 X当然，任何事情都有其两面性，远程管理体系审核与常规现场审核相比较，也可能存在如下弊端：
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1. 增大了审核时间的把控难度。远程管理体系审核通常需要依靠网络传输、共享信息平台等技术手段来获取受审核方的相关信息和数据，这样，信息和数据传递过程的时效性势必会影响到审核时间效果，甚至还会因为信息和数据传递中断而导致审核过程的延迟，甚至中断。( H, ~5 L, x2 w) i; j5 \
- J5 U' A4 C1 \( A2. 影响审核信息和数据获取的客观性。审核人员在现场审核时，会自主选择抽样内容，确保审核的客观性。而在实施远程审核时，审核过程则需要借助受审核方的配合，这可能会存在被受审核方引导审核的情况，从而导致审核抽样的信息和数据不够客观。
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( j9 U: ~: M: o4 B. G+ ]3. 削弱了审核信息和数据的获取，可能会影响审核判断结果的准确性。在现场审核时，审核人员可以通过观察、感知、沟通、求证等多种方式获取相关审核信息和数据来对管理体系的符合性、适宜性和有效性进行判断。而在实施远程审核时，则有时会限制了审核人员的观察、感知，增加了与现场受审核人员沟通和求证的难度，导致对审核结果的判断比现场审核会有所衰减。
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* t. v+ v5 N, _; y% a! J如果能够有效改善和规避远程管理体系审核存在的潜在不足，而在特定条件下所实施的远程审核模式或者现场审核与远程审核相结合的模式，将会越来越受到认证行业的认同和应用，而且也一定会受到广大认证顾客的欢迎，特别是在当下新冠肺炎疫情情况下，实施有效的远程管理体系审核，将在确保疫情防控以及推动管理体系认证审核工作的持续良性运行中发挥重大而深远的作用。" @* p* g8 L! l
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如何有效发挥远程管理体系审核的优势并降低其负面影响，是当前认证行业及审核人员所面临的一个重要问题。本人根据多年以来从事管理体系审核的实践经验，结合远程管理体系审核的特点，从管理体系审核策划和实施两方面对远程管理体系审核进行了一些探索性思考和分析，现将相关思考和分析结果归纳总结如下，期望与认证行业同行分享：
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+ \7 g7 }* d8 K6 d审核项目的筛选
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$ H) t- q8 x4 J8 c# {7 f! a; j认证机构的技术人员应基于受审核方的认证范围、管理体系成熟度、业务活动及风险、基础设施（包括远程审核设备条件）、信息安全保证及人员能力等条件对审核项目进行筛选，初步确定是否对某一受审核方实施远程审核，或远程审核与现场审核相结合的审核。
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当然，无论采取何种远程审核方式，均需要获得受审核方的支持和配合，并获得认可机构和监管机构的批准。, y4 o. B# c2 d3 f6 Q/ j7 _! w
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* ^" g0 t7 S( f2 h审核组的选择) w4 {2 a) [% e% a
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远程审核组人员在满足审核技术条件的前提下宜少不宜多，以方便受审核方的远程应对，以及审核组人员之间的内部沟通。
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* k/ d/ ^9 u: _" U审核准备
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与现场审核相比较，远程审核的审核准备是一个更加关键的环节。
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审核组长需要提前与受审核方负责人员进行必要的沟通，确认远程审核设施和相应条件的满足程度，包括必要时得到审核小组中专业审核员和受审核方IT技术人员以及设备管理人员的配合和支持；
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审核计划得到受审核方的确认，宜进一步明确远程审核部门或场所接受审核的人员、沟通的设施设备、现场要求和审核资料的获取路径等；1 Y# T C9 W$ _) u# R$ D7 X, O
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针对远程审核过程的突发情况，要有所考虑和策划，必要时要有应对预案。
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审核实施要点% k: e7 H" e9 ^! x) G8 g: r- w& F8 Y. d2 t
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与现场审核相比较，需要对以下方面内容给予相应的关注：
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0 l D6 G- F. Z$ a审核首末次会议要进一步明确远程审核的要求，包括对受审核方信息和数据的保密要求；
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严格把控受审核部门和场所的审核时间；
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4 b* K2 V2 p' h: U审核过程要强调信息安全，避免审核信息和数据对外泄露；5 D3 c' B9 p) ?4 E
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确保审核抽样的客观性和公正性，避免被受审核方引导来进行审核抽样；3 ^- Z$ G% G1 W2 `# y! v5 {% v
2 d% c* f5 v7 F. |/ }" j. Z积极应对突发情况，比如如果出现信息和数据采集中断情况，那么应积极采取应对措施；
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! v; \# z6 X. y' x' P* S" G对于每个审核部门或场所的审核结束后，宜适当安排与受审核部门人员进行小结，以确认相关审核信息；5 v8 ^" I, L$ N& e
( ]+ @! z9 V" ^5 J0 [ a2 h& C9 G& P妥善处理受审核方提供的管理体系运行证据材料，保留好审核记录；5 h! N6 z7 z$ N5 n4 t
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采用远程审核和现场审核相结合的审核模式时，还要充分考虑这两个审核阶段之间的审核接口，确保相关审核信息的可追溯性及审核的连续性。
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综上所述，远程管理体系审核不仅具有重要的现实意义，而且作为一种伴随着数字化技术快速发展而产生的审核技术方法，一定会得到认证行业的普遍认同和应用。本人相信，随着远程管理体系审核得到认证行业越来越广泛的推广和应用，并经过广大专业化审核人员的进一步持续不断的实践和认识，再实践和再认识，这一创新型远程审核方法必将会在认证审核过程中发挥着越来越重要的作用，从而促进认证行业健康而可持续地向前发展。
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