论QES7.5条款的审核————

闫明9000认证

审核依据首先是文件的概念，文件=信息+载体
打个比方，空气是信息，装在瓶子里，瓶子就是载体。。。那么装有空气的瓶子就构成了文件。。。
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9 N5 W2 q% r* Z' ]/ E文件重要吗？很重要，还记得刚出社会上的第一堂管理课，老总拿三个简单的问题，略加描述一下，我们10个值班经理相互咬耳朵，结果由于大家关注点不同，表达逻辑也不通，传到最后第十个人说出来时候，已经完全不知所云了。。。
& [) y$ B5 v# @- X9 P中国人讲究辩证思维，西方讲究质疑精神。。。
那么反过来，文件真的那么重要吗？不一定！标准给了我们三个注解，文件的多少和详略程度取决于：企业规模、过程、人员
一个二人公司，随便几句话就能说明白的事儿，俩人坐下来写沟通记录？再编审批？演小品呢？
你叫一个人去研究火车，当然文件要很复杂，你叫一个下属倒杯水给你，弄很多文件？你拍电影呢？
你让一个老焊接师傅去焊东西，一句话就可以了，你让新来的学徒工自己去，没有详细的文件要求？你闹着玩儿呢？。。。
我曾经跟我一个同事说，『你们知道为什么企业不尊重你吗？人家放个P你还要人家提供点记录给你！』

还有一个逻辑，就是文件是支持性资源，属于第七章，要融入各个过程
所以审核时候，不要问企业要文件！你审核过程时候，有些过程能看到，比如焊工怎么作业的，有些过程看不到要求企业出示证据，那么文件就自然而然的浮出水面了。。。比如企业拿出一个图纸，那么你再按图纸要求审核，如果企业没有要求你也可以提点建议，当然如果企业不是执行图纸标准的行业或企业，你不能强制。。。

! _' ~" x& O% H" S8 u* P然后就是文件的载体不限，形式不限。。。
& v. r/ @: \/ d( {* S0 S3 U比如你审核环境安全沟通，也可以多方面查找符合性证据，从签订合同之前，到最终危废处置。。。别上来就和企业要告相关方一封信，那些都是老审核员和企业关系处好了，给企业支的招，让企业随便写几个字就应付一个条款。。。当然现在的认证大环境就这样，有时候我也写那个。。。
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然后，你还得有点文件应用常识，还是那句话没标准不能判不符合，你只是指导性的。比如记录有三不，真实的记录一般不审批的，发生了就发生了，你批不批都发生了。。。再比如可控标识，往往一个日期就可控了，文件内容差不多，一个是16年发布的，一个是2020年发布的，用哪个还不清楚吗？非要写可控两个字吗？过家家呢？
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还有就是记录和文件并不可靠。。。我很久以前审核过一个小企业，我要啥他都有，要质监局出的证据，他们跑一趟很快拿回来。。。要企业的生产记录，他们加班加点，一天做了三个月的。。。文件并不是可靠的符合性证据！！。。。

# W; T+ k, N% x* _& f: b2 _* o最后，如果一个企业很多地方没有文件，怎么审核这个条款？。。。首先法规、国标要求的必须要有，比如饭店采购牛肉，记录必须留存，如果去屠宰场采购甚至检验检疫手续必须留存。。。其他文件没有怎么办?还是那句话，审核控制，控制好了就行，比如沟通企业生产任务下达的问题，企业说口头传单，没问题，你传达了什么传给了谁，我抽样核对一下。。。正确的传下去了，就是受控的，没传下去就是失控了。。。总之，一个企业，就是一张纸质文件都没有，也要会审，新条款严格来说什么都可以不适用，不像老跳款仅限第七章（现第八章）！！只是表述更灵活，轻易不要不适用，表述越灵活能纳入体系的越多，很难找到不适用的。。。。

闫明9000认证

本来想好好写的，可是我还堆了一大堆卷子呢。。。就这样吧，里边有些表达不准确的，知道是那个意思就行了。。。

fanbaihang

的确，企业的记录是否做，是否保留，这要看有否法规的规定，有否企业过程的需要。千万不可凭审核员的意志来决定，标准许多要求都是有“适用时”的前提，审核应有符合实际的灵活性。

钢铁侠110

体系服务于公司的业务流程。文件信息应是业务的有力支撑，不要让繁缛的文件和记录束缚了业务运转。

牛角尖

+ E: ]9 R* i' l

钢铁侠110 发表于 2020-6-6 10:37
( u* I; p& @( M2 h! C体系服务于公司的业务流程。文件信息应是业务的有力支撑，不要让繁缛的文件和记录束缚了业务运转。

大家可思考下，除了具体标准条款要求的记录外，如7.2、8.2.3、8.3等。8.1 e）在必要的范围和程度上，确定并保持、保留成文信息，以：
1）确信过程已经按策划进行；
7 N. o; `9 G6 B3 j. X$ l3 e2）证实产品和服务符合要求。  
审核时也要关注，这些要保留的记录还不是指的前面说的那些条款明确要求的记录。

jsbao

说得很好。

fanbaihang

说了“在必要的范围和程度上，确定并保持、保留成文信息…”，所以记录只要能证明1)、2)两方面即可了。

fanbaihang

标准条款要求保留的记录数量并不多的，
法律法规要求保留的记录可能有一些，
7 k5 U7 m; y) C/ E. E* j还有就是企业自己规定要求保留的记录，
$ R# S9 F0 S% N6 L4 w5 [- a! g" N最后一种是顾客和相关方要求保留的记录。
一共四大类。

牛角尖

fanbaihang 发表于 2020-6-7 09:34
9 A0 d0 ~8 F) G8 m( `; {标准条款要求保留的记录数量并不多的，
法律法规要求保留的记录可能有一些，
还有就是企业自己规定要求保 ...

记录还是很重要的，好多年前我做咨询的时候，会为设计记录表单付出很多精力，也觉得很有意思。我做咨询的顺序是先定表格、三级文件，后写手册程序。那时存储数据主要靠U盘。200元左右的U盘只有64M ，舍不得用。一家企业咨询资料留存的除了手册程序，三级文件外就是这些自己设计的记录表格。如果是多标，识别的危险源及环境因素等也是十分有趣的事情，这些记录也会保存下来， 后来的情况发生了变化。 u盘存储量越来越大。使用笔记本后，几乎不用优盘了，无论是审核还是咨询其资料都可完整的保留下来。企业无纸化办公风行起来后。很多记录都保存在电脑里。纸质版记录越来越少。为适用这些变化，标准的要求也有了变化。 在审核软件开发企业时。我就不要求把 需求说明书、设计文档等打印出来。直接看电子文档。审制造业企业看图就在电脑上看CAD 图，当然这要避嫌，不要带走了人家的技术文档。

岳治国

我是菜鸟一枚，多向各位学习。

小苍兰

真的 一些大企业还好 除了业务方面的真实记录 合同等  还有些自己程序上的东西 一些中小企业 几人十几人那种 真的全靠咨询老师做的材料 没材料几乎没啥可审的 比如之前审过一个贸易公司  说是贸易 其实就是销售中介 从别人那买 自己转手卖 那种 办公室里啥也没有 连货都看不到 直接从工厂拉到客户那边 自己都没仓库的...审的超级累 你知道是假的 但没有办法

huangyaoshi

钢铁侠110 发表于 2020-6-6 10:37
$ L% E; A# G' \) D体系服务于公司的业务流程。文件信息应是业务的有力支撑，不要让繁缛的文件和记录束缚了业务运转。

同意