荐读 | 整合管理体系有效提升组织一体化管理

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荐读 | 整合管理体系有效提升组织一体化管理
( T2 g+ C- C( o+ C, L9 U: p原创 2018-05-04 李文远 译

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{  整合管理体系有效提升组织一体化管理  }

在ISO 9001：2015转版过程中有效整合组织的管理体系
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当我所在的组织关注于对质量管理体系（ISO 9001）、环境管理体系（ISO 14001）、职业健康安全管理体系（OHSAS 18001）进行整合的同时，其他一些组织也可能正在将其他相关管理体系整合进自己的业务之中，这其中包括能源管理体系（ISO 50001）、食品安全管理体系（ISO 22000）及信息安全管理体系（ISO 27001）。

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一个组织拥有一个整合管理体系（IMS）可以为这一组织带来几方面好处。从长远来讲，整合管理体系可以通过消除多个管理体系并存所带来的重复负担而提高组织的运作效率。国际标准化组织（ISO）于2012年发布了关于管理体系标准的高级结构，使得广大组织有可能在不增加一个成文信息相互交叉参考矩阵的情况下，对管理体系的主要要求和过程进行有机整合。

通过对管理体系进行整合，针对一个组织管理体系的几个相关要求和过程可以从整合中得到相应的好处。任何有意愿建立整合管理体系的组织，都应当考虑采用一种循序渐进的实施方法。根据组织管理体系的成熟程度及需要应对的挑战，组织可以逐步整合其他要求和过程。而同时应当指出的是，强力推行一次性整合所有管理体系要求和过程不是一个好主意，简而言之，这是因为你所在的组织可能还没有做好相应的准备。

组织环境

明确组织环境，涉及确定组织与其目的、战略方向及其实现整合管理体系预期结果的能力相关的外部环境和内部环境。一个组织的战略方向可能涉及新产品引进，例如某些技术可以帮助创新。与此同时，某些技术却具有破坏性，这就要求组织考虑其外部因素，例如引进的新产品与市场上其他产品的兼容、市场的接受程度、安全关切及其对环境和当地社区的影响等因素。

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另一个案例是，一种新的化学原料混合物可能有助于显著改进产品的性能，但是与此同时，如果这种化学原料混合物在后期没有得到妥善处理会对环境产生危害影响，而如果使用者没有经过专业化培训，这种化学原料混合物也会对使用者造成伤害。特别值得关注的是，一个组织可能只关注于改进产品性能，然而却可能忽视了其他管理体系的关注点。

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这就是使所有相关信息都应当得到监视和评审，以及正面和负面因素或条件都应当得到考虑为什么如此重要的原因所在。在一个大型组织中，组织相关的外部环境和内部环境可以通过战略策划过程来确定，而在中小型组织中，组织相关的外部环境和内部环境则可以通过定期整合管理评审会议来确定。

在这种管理评审会议期间，一个组织可以识别新的相关方，并评估这些新的相关方与现有相关方的关联性，以及他们的需求和期望。一个实施整合管理体系的组织具有在一次管理评审会议上就可以研究所有相关方的所有相关问题、需求和期望的优势，而不是通过相互分离的各个独立管理体系反复重复着管理评审会议的相关内容，造成工作效率极其低下。

应对风险和机遇

组织可以通过正式和非正式形式对风险进行评估，以确定风险和机遇。一个组织可以正式召集跨职能团队会议，并邀请其他相关方（例如供应商或顾客）来确定能够影响组织运作的相关因素。

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另外，组织也应当举行定期聚会，从而使组织相关成员聚集在一起共同讨论与他们的业务过程或可交付的产品相关的问题，并确定对于他们满足需求和期望能力产生影响的相关因素。这种会议一般适用于规模较小且以非正式形式举行，例如每周生产评审会议、供应商业绩评审会议以及安全委员会会议等。

采用跨职能方法适用于人员数量较大且参与度较广泛，从而能更大范围地解决单一职能没有覆盖到的问题。在每周例会上所发现的问题常常具有重大意义，而这种会议却提出了一种即时应对问题的观念。

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采用正式的方法，则要求管理承诺，而且要求参加者具有在设计和开发产品和服务之前分享其输入的愿望。而采用非正式方法，则可以通过定期会议来发现和预见到相关问题，其目的就是实现某种利益，确保供应商业绩保持在某种水平上，以及保护员工免于受到任何伤害。

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这些会议所确定的相关措施，用以应对风险和机遇。虽然你可能没有必要将这些会议输出结果称之为“风险和机遇”，而且这些会议输出结果也可能没有那么严重、在多数情况下可能不会发生或不必要为其指定优先顺序，但是这些风险和机遇都应当被视为同等的重要，而且要得到有效的应对。

无论如何安排或深化风险评估，所采取的相关措施都应当与管理体系进行整合，而且其有效性应当得到评价。这些措施的例子包括实施新的控制方法、更新成文信息以及提供更多的培训。

一个实施整合管理体系的组织可以将来自所有管理体系的代表召集起来参加正式评审会议，以及适用的非正式评审会议（例如每周例会），从而用以从所有参与人员的观点和看法中发现相应的风险和机遇。

成文信息

虽然现行管理体系标准已经没有关于质量、环境和职业健康安全管理手册的要求了，但是如果组织认为这种管理手册还具有一定程度的价值的话，那么还可以在其进行ISO 9001：2015及ISO 14001：2015转版时继续保持这种管理手册形式。

而实施整合管理体系的组织则应当把来自不同管理体系的要求纳入到一个管理手册之中，以防止出现重复性。令人遗憾的是，我曾看到一些组织只是简单地把不同的管理体系内容复制和粘贴到一个文件中，并认为这种做法就是整合。实际上，这种作法只是一种文件内容的合并，而不是整合。

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为了获得最大好处，整合管理体系管理手册切实应当得到整合。大多数组织都是从所有管理体系的通用部分开始进行整合的，而管理文件、测量和试验设备、内部审核、不合格和纠正措施的业务过程就是显然要首先得到整合的方面。

一个组织通常应用其质量管理体系来管理其相关业务过程，例如进货质量检验的过程。一个组织对于进货质量检验的需要是显而易见的，因为相关规范要求进货材料要满足尺寸、冶金和视觉标准。

然而，这一过程也与环境和安全方面相关联。针对进货质量检验，可能在进行检验之前，使用了对环境不安全的化学品，丢弃的包装材料可能会产生环境影响，或者将进货材料从仓库运输并搬运去进行检验时，在路上可能产生安全危害。

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整合管理体系的一个过程包括了来自于所有正在应用的所有管理体系要求，并确保对这一过程的控制是有效而高效率的。这样就可以防止针对同一过程的多种形式成文信息所造成的重复和浪费。

内部审核

在没有实施整合管理体系之前，组织通常分别进行质量管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系内部审核。对于质量管理体系内部审核，要求审核员应当理解业务和生产过程，而对于环境管理体系和职业健康安全管理体系内部审核，则要求审核员具备环境因素及其重大影响、健康安全风险、适用的法律法规要求方面的知识。针对这些要求，很难找到具备所有领域知识和技能的内部审核员。

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实施整合管理体系的组织，以如同文件整合的方式来应对这一挑战。这样，内部审核员采用过程方法来审核所有管理体系的通用部分内容，当在某一个区域需要特殊专业知识时，可以邀请一位专家加入到审核团队。

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内部审核是一种非常重要的自我完善控制方法，至关重要的是切不可在实施整合管理体系中淡化这一内部审核过程。整合内部审核不应当由缺乏任何管理体系技能和知识的审核员来强行推动。

在初始阶段，即使没有实施整合内部审核，也可以针对某一过程同时进行所有管理体系审核来实现内部审核的高效率。这种做法将减少需要质量管理体系、环境管理体系及职业健康安全管理体系的内部审核员在三个不同时间分别“轰炸”业务过程负责人，以分别向业务过程负责人询问相关内部审核问题。

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管理评审

对于所有管理体系进行共有的管理评审，是一个组织为了整合其管理体系首先应当要做的工作之一。这种做法将极大地节省最高管理层人员的时间，并使最高管理层人员可以从这一共有管理评审中获得整合管理体系实施的总体情况。

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随着一个组织整合管理体系的逐步成熟，整合管理体系的相关要求就可以整合输出结果的形式体现。这些整合输出结果将包括对所有管理体系都产生影响的通用事宜，例如资源、审核结果和纠正措施。关于通过管理评审所识别出的相关措施和机遇，也应当在制定相关计划和验证其有效性时，将所有管理体系都考虑进去。

与不合格、纠正措施和持续改进相关过程的成文信息，很容易在管理体系整合过程的初始阶段就可以得到整合。

对于一个整合管理体系，如果在一个管理体系实施中出现不合格，那么针对这一不合格所采取的相应纠正措施就可能适用于所有管理体系的实施。在一个管理体系实施中缺乏控制可能是一个系统问题，而这一问题可能会影响到所有管理体系的实施。

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同样，经过整合的持续改进过程会把所有管理体系要求都应当考虑进去。当对于质量管理体系所采取的改进措施进行评价时，可以试问：“这些改进措施是否对环境和员工安全产生非预期的不良影响？”换言之，一个高质量产品是否以失去环境或安全作为代价？

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应用相关工具，例如应用相关软件来管理这些过程，可以有助于加强软件工具的维护和员工培训的效率。

管理体系整合的挑战与好处

在实施管理体系整合的初始阶段会出现这种情况，这就是负责单一管理体系的经理人员可能会对其下一步所拥有的职责和权限有顾虑，从而产生相关矛盾冲突。这些经理人员可能会不同意对一些过程进行整合或标准化。这些挑战可以通过减缓单一管理体系经理对于其个人职责和权限可能会消失的担忧而得到解决。

每一个管理体系都要求独特的技能，这些技能并不容易由管理其他管理体系的人员进行简单的复制，而对于组织来讲，至关重要的是在其进行策划相关活动（例如内部审核）时，应当认识并适应这一点。

另外一种挑战是具有多个管理体系资格的外部审核员非常少，不可能在一个适合组织的时间段里进行审核。

整合管理体系实施的一个最大好处是，通过消除多余的文件、过程、措施（有时这些措施之间是相互矛盾的）、软件工具、培训和会议，来实现减少由于多个管理体系并存而产生的极大浪费。

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外部认证机构认识到整合管理体系所带来的好处，可以实施审核天数优化的审核方案，来进行整合审核。

对于一个多现场实施整合管理体系的组织来讲，可以显著节约成本，这无疑会有助于获得最高管理层的支持。另外，整合管理体系审核也会减少组织日常活动中经常出现的中断和失效问题，保持重点审核沟通并改进员工的意识。

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综上所述，通过有效实施整合管理体系，组织可以理解所有业务过程负责人的行为如何对所有管理体系所产生的影响，以开放心态并从更大范围来考虑产品和服务的生命周期，使组织从有效实施整合管理体系中获得诸多实际好处。

来源：《中国认证认可》杂志  原载《Quality Progress》  李文远译

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