分享 | 什么是实用的体系？一针见血

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2018-05-03 中国认证认可
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体系到底有没有用？ 这个问题停留在好多人的心里， 有高层， 有员工， 甚至有质量部。曾经，在一个资深质量经理口中听到“我觉得体系就没用”， 这句话对一个体系人来说，无疑是悲哀的。

体系到底有没有用？ 这个问题我想停留在好多人的心里， 有高层， 有员工， 甚至有质量部。

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其实，如果只是为了拿到认证证书，按标准要求建立一个与实际运行不一致的体系，从开始就注定了这个体系的两张皮的属性，这样的体系肯定是无用的。一个“买”来的体系，谁会去在意它、呵护他？没用是必然的。

那么，今天就来谈谈体系的实用性。

任何一个体系， 都起码来自于2个要求。

01

法规、标准要求

在法治社会开门做生意， 守法是一个底线， 虽然总有人铤而走险， 但这种非常规的路线不在今天的讨论范围内。

02

企业自身的要求

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如果世界500强等优秀企业， 如果是以追求改进为战略的企业， 如果是人员流动特别大的企业， 那么文件就应该越写越饱满， 来满足日益进步的需求。 如果企业只想拿个证书， 对公司的管理水平和产品质量没有什么大的想法， 那么文件就应该写的很底线，仅满足上面一条的要求即可。

那么问题来了，如果构建一个好的体系?

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答案是两个字——“实用”。

一个不实用的体系要求， 或许由于短时间高层的高压，大家迫于无奈边骂边做， 但是一旦管理松散了，就一定会有人开始不做， 最终也许会变成没人在用。 发现这类问题之后， 我们除了追求公司的执行力之外， 还要深究是否这个要求本身提的有问题，或者说提的方式有问题。

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01

同理性

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每次体系要推动一项新的要求时， 最好把这个充分的理由以及可能带来的好处和相关部门沟通清晰， 只有让大家感觉都坐在一艘船上了， 他们才会从心里接受， 从而回去和部门的人宣导要做这件事。

02

灵活性

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这个要求是对体系从业人员提出的， 很多体系人员做的太死， 看到一个新要求， 心里就想“这个简单， 我来写个新文件， 做个新表单， 让他们填去。” 如果体系真的这么做， 那么就太失人心了。 这个灵活最大的前提是体系人要对标准很熟，敢于在现有的文件里加要求， 尽量以不要增加太多工作量为前提。让他们在做原有方法的时候，顺带做一下这个新要求， 这样大家的可接受程度就会相对高很多。 而且能明白你的出发点是真心为他们着想的。

03

电子化

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在信息化的今天， 电子系统的大规模使用是一种趋势， 也是公司控制水平上档次的一种标杆。 当然， 这个需要考虑公司的资金和规模。

04

标准化

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在解决问题后， 把纠正措施乃至预防措施尽可能多的成文， 用白纸黑字来起到约束的作用， 避免了换一个老板之后对前任答应的事情完全不认账的事件发生。

05

服务性

不管体系建立的目标是什么， 任何体系都是为人和产品服务的， 所以这就要求体系具备很强的能服务他人的功能， 所以我们做体系的，不光要去看这个要求是否是合理的， 而且也要看我们这个要求提出是否不方便大家去操作和理解，能否换一种更合适的方式。 这个时候， 体系部就要成为一个客服的角色，了解大家的需求， 来提高体系的有效性和效率。

体系人每天的工作， 在我看来就是一个不断“找漏洞， 补漏洞”的过程。 这个找和补两个动作缺一不可。要有勇于接受别人意见的胸怀， 广开言路， 博采众长。 没有完美的体系， 但是我们可以做到今天比昨天好， 体系改进的程度的多少就是体系人真正的KPI，至少有朝一日， 让公司的其他部门感觉体系部不是可有可无时， 那么你已经迈入了成功的第一步。   
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优秀的体系人不是每天坐在办公室， 把新的标准和文件要求发给公司内部， 而是要跳出文本，要真正深入到每个过程， 加入团队一起改进， 甘做公司的“万金油”， 来协调不同部门的中间地带发生的问题。 所以， 一个好的体系人从人本身的素质来说， 今后可以胜任很多工作， 因为她有大局观且细心， 善于沟通且悟性高， 热爱阅读且文本能力强， 所以体系人， 不用妄自菲薄你的工作， 这些基本功你都打好了，只要好好学， 好好做， 你一定会成为很优秀的人才。

来源：网络