分享 | 内部审核常见的7个问题，你的公司有吗？

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分享 | 内部审核常见的7个问题，你的公司有吗？
原创 2018-01-04 张晶 王绘臣

本文通过对装备承制单位资格审查，分析指出了组织在内部审核中出现的问题和不足，同时提出了进一步加强组织内部审核的一些对策和建议。

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内部审核是组织对其质量管理体系进行自我评价的重要手段。旧版国军标GJB 9001B-2009标准中8.2.2条和新版GJB 9001C-2017标准中9.2条均对内部审核作出了要求，且基本没有变化。可见，内部审核的重要性不言而喻。为此，笔者结合几年来对组织（公司）进行的装备承制单位资格审查经验，就部分或个别组织内部审核中存在的问题和不足，提出一些对策和建议，进一步提升组织内部审核的工作质量，确保组织开展内部审核的实效。

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一、存在的问题和不足

在实施装备承制单位资格审查中发现，组织（公司）的内部审核时主要存有以下7种问题和不足。

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一是，内部审核策划存在缺失。有些内部审核策划没有覆盖全过程及部门，特别是遗漏产品质量形成的重要过程和关键职能部门；有些未按策划的时间间隔进行内部审核，如超周期的审核、遗漏的审核；组织发生标准换版、内部机构重组、厂址搬迁等变更影响因素时也未策划实施内部审核；内部审核方案不适宜、重点不突出，不按《程序文件》要求的实施安排，计划审核组长不明确、不确定。

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二是，内部审核过程客观公正性存在不足。有些内部审核存有内审员审核自己工作的情况，如技术部的内审员审核了技术部；有些内审员与受审核对象存在直接责任和管理关系的，如质量检验部从事质量管理的内审员审核检验工作过程。

三是，内审员能力得不到证实。有些内审员内审资格证书已过期但还在实施内部审核；有些实施内部审核的内审员提供不出自己具有相应审核能力的证据；一些新上岗、转岗内审员的资格查不到培训和能力认可。

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四是，内部审核存在形式大于内容现象。内审方案、方法、过程等几年来无变化，对比三年来的内部审核检查记录内容千篇一律，除个别人员调整、时间要素变化外其他内容大都年年相同；结合组织实情实施内部审核的不多，考虑体系运行特点、成熟度或复杂度、过程变更等实施内部审核的少。注重形式的多，关注内容的少。

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五是，内部审核发现事实描述不得当。有些内部审核发现问题事实描述不清楚，如：“查×××产品，漏两项检验内容”的描述，没有写出漏掉的两项内容是什么。有些内部审核发现问题事实描述事实缺乏可追溯性。比如：“查×××产品的检验记录，未按检验规程的规定进行检验”的描述，看后也不知道查的是什么时间的、哪个批号或编号的检验记录，是按哪个检验规程检验等。

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六是，内部审核不符合项判定标准不准确。如：某公司2016年内审02号不符合项报告的不符合事实描述为：“查D04产品采购明细表，无采购批准人签字。”提出纠正措施为：“补填领导审核批准手续。”未遵循“就近不就远”的原则，对内审不符合项未采取纠正措施或预防措施不当，不准确的判定不符合GJB 9001B-2009 8.5.2，而应判定为不符合GJB 9001B-2009 8.2.2条款。

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七是，内部审核纠正措施落实不到位。有些对内审发现的问题及开具的不符合项报告没有及时采取纠正和纠正措施；有些内审问题虽然采取了纠正措施并得到验证，但还会重复出现和发生；举一反三不足，措施落实不到位，内审效果不明显。

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二、对策和建议

加强内部审核工作，确保组织的内部审核进一步取得实效，应做好以下五点工作。
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责任意识要加强。组织应做到“两强化”：一方面是强化思想认识。思想是行动的先导。只有认识上的提高，才能解决“思想抛锚、被动工作”的意识觉悟问题。组织要积极引导所属员工特别是参加内部审核工作的人员在思想上树立正确的认识，充分认清开展实施内部审核的重要性，克服“年年搞都是老一套”“缴公粮”“交公差”的认识偏差，防止思想上的被动、认识上的弱化、行为上的不足。另一方面是强化工作责任。组织要注意强化内审员审核工作的责任感、责任心，培育内审员的责任意识、担当意识，树牢内审员工作高标准、高质量意识，确保在实施内部审核工作中做到用心、专心、细心。这才能防止审核工作中出现低级失误或错误，防止审核工作“囫囵吞枣”，防止审核工作“蜻蜓点水”，防止审核工作“隔靴搔痒”。

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学习培训要跟上。工欲善其事，必先利其器。内审员素质的高低，体现出审核工作的强弱，影响着内部审核工作的好坏。因此，组织应注重持续不断提升内审员的素质，加强学习教育培训，切实让内审员掌握“能力”这把钥匙。一要灵活地学习培训形式，二要舍得投入，三要选好人员。

规定动作要执行。经过几轮的质量管理体系换版建设，各组织或公司、企业都已制定了较完备的质量管理规章，质量体系文件建立的也比较完善和适宜，规定的《内部审核程序文件》《内部审核实施作业指导》等要求也很完善，但就是在规定动作要求的落实上不够好、有不足。个别内审员在内部审核时不找依据、不看规定、不明要求，导致出现了低级错误和一些不该有的失误。因此，要严按规定动作执行，避免把规章、《程序文件》等“束之高阁”，杜绝和防止出现识别规定得很好、执行落实不得力的“两张皮”现象。

惯性思维要打破。要进一步增强组织内部审核的实效，就要打破老国有企业、老军工单位在内部审核中出现的“师父带徒弟、徒弟带徒弟”的“照猫画虎”“照葫芦画瓢”的不良惯性思维定式。要在继承和发展的基础上，不断地结合组织实情，识别策划实施适宜、有效的内部审核。在工作多、任务重的情况下，形式上可采用集中式、滚动式或集中加滚动式的内审方式；在组织内审员人数少、能力不足的情况下，可聘请组织外的审核专家、邀请有资质的驻厂军代表等参加组织的内部审核等。这既克服了矛盾，又能保证实效。

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奖惩分明要落实。组织的领导一定要加强对内部审核工作的监督检查。不要只满足于布置了、安排了、实施就“万事大吉”；要注重跟踪问效、实施闭环、持续改进，这才是内审之要。在内部审核中要奖惩分明，要坚持“问责”，对在内部审核中坚持原则、工作认真、发现问题较多或较大的内审员要实施一定的物质或精神奖励；对在内部审核中应付了事、走马观花、不敢“较真斗硬”的内审员要及时给予批评和处罚。

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Kaoxiang

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