征文选登 | 潘宗锰：内审外包，我看行！

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2017-07-04 中国认证认可

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北京电台质量管理工作组  潘宗锰

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把内审工作“外包”出去？

初看到这样一个话题，是否会让大家感到诧异？当很多通过ISO9001质量管理体系认证的企业，对于内审已感觉疲倦的时候，如何将这一工作真正落到实处；如何借助可以借助的力量，以一种崭新的方式获取最大效益？这，或许是一个可以探讨的话题。

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[个案介绍]

2016年8月18日至23日，在方圆标志认证集团有限公司的协调下，北京电台质量管理工作组协助首都博物馆贯标办，圆满完成了首博2016年度内审工作，这是一次崭新而又有益的尝试。北京电台、首都博物馆同为北京市委宣传部所属文化事业单位，二者在工作性质上有许多相同之处；分别于2003年、2011年，通过了ISO9001质量管理体系认证，均为方圆标志认证集团的客户。

2016年上半年，首都博物馆成功举办了“海昏侯考古展”、“妇好墓特展”两个极具社会影响力的大型展览，占用了大量人力、物力。为此，首博方面设想引入外部力量，共同来完成质量管理体系的内审工作，并借助外力有效地推进质量管理体系的建设，经方圆标志集团介绍，联系到北京电台质量管理工作组。北京电台2003年11月通过ISO9001质量管理体系认证，是全国首家整体通过认证的省市级新闻媒体，经过十余年的努力，目前北京电台拥有200余位内审员，其中骨干力量将近50人。双方经过协商和大量的沟通之后，确定首都博物馆2016年度质量管理体系内审工作，于8月18日至23日进行，北京电台质量管理工作组选派了7名内审员骨干，组建了四个审核小组，对首都博物馆管理层及所属14个部门实施了现场内部审核工作，同时，审核组还邀请了两名专职审核员对现场审核进行了监督。8月23日末次会的举行，标志着这次具有创新意义的内审工作顺利结束。

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此次内审工作的依据是：ISO9001:2008版标准、首都博物馆A/0版《质量手册》，以及其现有《程序文件》、规章制度、部门职责、作业指导书和半年工作总结。通过审核，审核组未开具“不合格”和“观察项”，但根据一些潜在的问题提出改进建议项35个，涉及到从记录表格、基础资源提供到供应商的选择等

管理工作的各个层面。首都博物馆方面表示：北京电台审核组对首博质量管理体系的审核是全面的，审核中提出的改进建议项是中肯的，对于首博改进管理工作具有建设性的意义。同时，与往年相比，这种全新的“以他山之石攻玉”的引入式内部审核，是一种大胆有益的尝试。北京电台审核组的积极态度、审核方式的多样性，对首博今后的质量管理体系建设工作，具有指导作用。

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[操作的可行性]

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或许上述只是一个尚不够成熟的案例，但在性质相近的企业（组织）间，开展内审工作“外包”是可行的，而且对质量管理体系建设有着良好的促进作用。ISO9001质量管理体系认证属于非强制认证范围，很多企业在取得证书后，是否持续保持，是一个巨大的变量。以广电行业为例，目前保持认证的组织包括：北京人民广播电台、浙江交通之声、北京广播电视台本部、北广传媒移动电视公司、北京广播电视影视新闻出版局技术监测中心等；通过认证，而又放弃的包括：中央电视台新闻评论部、黑龙江电视台、上海文广娱乐资讯频道、三峡电视台、湖南广播电台（文件完成后，放弃了取证）以及完成咨询未最终取证的湖南人民广播电台等。如何让企业真正认识到质量管理体系对提升管理工作水平的认知、如何避免实际工作中的“两张皮”现象，在现实工作中，形式的多样性，特别是引入外力，是一种值得尝试的有效手段。

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内审不同于外审，过于定式的内审工作会出现这样一些问题：

1.审核员都出自组织内部，部门间、人员间相对比较了解，审核员对于工作中存在的问题，碍于情面能不说就不说，导致了问题的积压，得不到解决；

2.内审形式比较固定、呆板，造成员工对内审工作的漠视，进而形成内审工作“走过场”，长此以往就失去了内审工作的本意；

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3.内审工作程序得不到贯彻，组织工作从一开始便陷入一种混沌状态：计划残缺、审核组人员搭配不合理、内审员素质参差不齐、审核程序混乱等等，导致内审工作很难取得有效结果。

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在这样的情况之下，引入外力，特别是引入一个比较成熟的团队，对内审工作起到一个指导、示范的作用，同时，注重加强自身内审员队伍建设，在某种程度上来讲是很有必要的。

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[操作的程序]

内审不同于外审，请别人来做内审，与自我审核、外审更有很大差别。其工作程序大致包括这样几项内容：

内审方案的确定：两个企业不相隶属，或许只是在工作性质上有相近之处，如果想顺利的完成这样一项“外包”工作，两个企业的质量管理部门必须通过沟通、反复研究，寻找契合点，形成适合的《内审工作方案》，还应有必要的方案设计说明；

内审员的准备：内审员对标准的驾驭能力，是无法与专职审核员相比的。因而“内审”工作的外包服务方，必须精准的选择参与工作的内审员，一是熟悉标准，二是语言表达能力强，三是思辨能力强，四是目光敏锐，或许还有五、六或者更多；

前期材料的准备：受审核企业要向外包方提供《质量管理手册》、《程序文件》、《岗位职责》、《规章制度汇编》、相关部门《作业指导书》以及《工作总结》等；

审核方式的确定：审核小组自我讨论、与受审核部门之间的先行沟通，彼此就审核方式达成共识；

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对风险的预估：作为外人去审核别人，对方可能在心理上、实际行动中会有抵触情绪，导致审核工作无法顺利进行，对于此类情况，审核小组需有事前评估和应对的办法；

审核意见的提出：形成审核意见往往是一个敏感的话题，既要提出问题，同时还要照顾对方的情绪，这是技巧性问题，需要长期摸索；

内审报告的形成：审核结束后，外包服务方需向受审核企业提供完备的内审资料，特别是内审工作报告，这在很大程度上与外审相类似。

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[认证公司的作用]

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要实现内审工作“外包”，认证公司担负这很重要的协调、服务职能。从实际情况看，主要包括这样几项工作：

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定期开展客户联谊活动：必要联谊可以使客户间增进了解。现实中，认证公司的客户往往是孤立的个体，除了与认证公司联系外，难得与平行企业有交流的机会。

认证公司对客户进行细分：一是将工作性质相近的企业归类，有侧重的为他们提供交流、沟通的机会；二是善于掌握客户体系建设的现状，认真了解他们改

进体系建设的需求；三是为客户做好内审工作，提出合理化建议；四是鼓励客户在内审工作中勇于尝试新的方法和样态；五是对内审外包服务提供便利，例如派出审核员进行监督、指导等。

yangsj418@126.c

内审如果外包了，还能够叫“内审”吗？   佩服！

yangsj418@126.c

建议你们把“管理评审”也外包得了。

搏股通金

关键是领导重视，肯出钱外包，证明领导有意识。