纠结的文件和记录

牛角尖

文件定义是“信息及其承载体”2008版有个4.2.3条款是文件控制的，同时强调记录也是文件之一，按4.2.4条款 控制，2个条款中的要求是不同的。前者要求控制有关批准、评审、更改等方面。后者有保留、检索等要求。以前有个保存期的要求。2000版“以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置”，2008版改为“以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置所需的控制。”  改动不大，据说在这短话里“保存期”的词性与其他的“标识、储存”等不同，改为保留，含义不妨理解得大点，不仅仅包含保存期，还可包含保存部门等。 这样就有需要分清什么是记录，什么是文件（除记录之外的文件）的必要。在实际运行中，有个文件清单、有个记录清单。审核时可以作为4.2.1的证据。收进文件清单的文件有质量手册、程序文件、岗位职责说明书、仓库管理制度、设备操作规程等，一些工艺文件不太方便列在里面，可放在技术生产线，另行控制。收入记录清单的有设备维修记录、采购申请单，设备维修计划、生产计划单、内审计划、内审报告，内审签到表，管理评审会议记录。设计开发计划书、设计开发输入清单，试验记录、首件记录、巡检记录、零部件检验记录等。收入文件清单的，按文件控制程序要求控制、收入记录清单的按记录控制程序控制。

     这种管理模式看起来挺有道理，使用也方便。但理论上是有问题的。上述文件清单文件按文件控制程序基本没问题 。但记录清单的那些表格。问题就大了。譬如：采购计划，有编号，有日期及流水号，有制定和有审批栏。你说是记录，他有保存期，有归口保存部门。到保存期可以销毁。但你说它是文件也应该有理由的。首先，他需要批准、不批准怎么行？采购计划是请款的依据之一，买错了谁负责？还有生产计划，不批准怎么行，做错了怎么办。还有些我们经常看到产品质量检验报告。设计开发评审报告，内审报告，管评报告都是有批准的。看来这些表单好像是文件，但这些表单一般都是一次性适用的，执行完成了，除了追溯，就失去了主要作用。

  还有些像生产流程单之类的，上面就有规定的工艺参数。还有工艺执行情况，这种表单即具有文件的特点也有记录的特点。

  Q2015版好像解决了这个问题。其一、无论是记录还是文件现在都称为成文信息。统一提出要求。9000标准8.3.6文件包含了三类：

   1、管理体系，包括相关过程。

   2、为组织运行产生的信息（一组文件）

   3、结果实现的证据。

   三类成文信息包含了前面所说的文件和记录。

企业在运行时，不必纠结什么是文件，什么是记录。需要批准的，就要求批准，制定一个表格，设置一个批准栏。需要规定保存期的，我就规定一个保存期，到期的那些没用的表单集中销毁。一句话“文件控制，不是目的，它是一个增值的过程”。

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牛角尖

rml 发表于 2017-4-30 18:23
# w% L/ B0 w; m/ Z. D3 u5 D“信息及其载体”是“广义文件”。这个定义是从结构（信息+载体）角度给出的。
从中去除记录，是从功用角 ...

有时设计得好的表格就是一个程序文件，如：卫生点检表，表格按行走顺序列出应该点检的地点，大门口-西边道路、西边道路、东边道路，大厅、前台、办公室、车间、卫生间等。每检查一处，正常打勾勾。不合格打叉叉。填写问题反馈栏，记载整改情况等。一张表填完了，一个完整的程序也走完。 一段时间曾经沉迷于设计管理表格，培训讲课时也公然提出“少（少而精）写文章，多（多用脑筋）画表格”的口号。想一想挺有意思的。这些表格设计、印制时，要作为文件控制。印好了一捆捆的够用2年的。填好的作为记录控制。此时那些没填写的表格，实际上不怎么控制，反正印刷品也难以擅自改动。撕一张打草稿，擦东西，这些现象总是有的。但随着电子版表格的引用，那些表格实际上是个空白的表格模板。填写时容易被恶意改动，如擅自删掉点检卫生间的内容等。这个要予以控制。

kingrobin

牛角尖 发表于 2017-5-1 21:16
有时设计得好的表格就是一个程序文件，如：卫生点检表，表格按行走顺序列出应该点检的地点，大门口-西边 ...

需要注意几个逻辑错误。
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采购计划的批准，或任何单一份记录上的批准，不应把其和文件的批准混为一谈。即便在旧版，空白的记录模板也是看做文件在管理，形成文件的程序的载体也可以是一份记录。  记录是一种特殊类型的文件，并不是在于其格式、形式、内容有何特殊之处，记录的特殊在于其承载的是特定的状态信息，当然，我们也可以认为其承载了数据。

少些文章，多画表格这样的口号还是少提，靠打钩打叉的表格来证明做过或没做过什么事情的表格一定是会被淘汰的。记录到底起到什么作用？  我认为无外乎几点：
3 V& B: ^. R8 ~& [1、提供可追溯信息，如果需要追溯的话
2、承载数据，为分析决策提供基础
+ {( l# a7 A+ ^4 s& g3、法律法规或其他要求所必须保留

如果既没有追溯性需求，也从不会拿来分析决策，只要不违法，不违反客户要求，这样的记录统统都可以下岗。

牛角尖

kingrobin 发表于 2017-5-1 23:56
+ p# z' P  n# w! }需要注意几个逻辑错误。

6 R- I! y4 _3 M+ p! N2 v& y采购计划的批准，或任何单一份记录上的批准，不应把其和文件的批准混为一谈。 ...

; ^6 z5 N& W, i9 q' E$ y看帖还是要认真点。列举的这个卫生点检表都可被你淘汰？ 打勾勾怎么不好？表格的作用还有个督促实施的作用，小区的楼道里有一张清扫点检表。保洁员定时打扫完楼道后，自检是否清洁，而后在表上打个勾勾。这个表格没有你说的追溯作用，也不会拿去去分析决策。业主反馈有问题。查考勤就知道是谁的责任。如果不打勾勾。保洁员可能都不会按时间到现场去。
  E9 r! x/ d& a. q, P   纠正一下，上列的卫生点检表除了 正常打勾勾。不合格打叉叉。还有填写问题反馈栏，记载整改情况等内容。这些都是文中表述了的。
1 P, M7 B; u- _% \8 r) q    另外我提到的 “少（少而精）写文章，多（多用脑筋）画表格” 那括号你怎么就把它删掉了呢？
    另外采购计划不是记录，不符合记录的定义。