分享 | 中小企业实施ISO9001认证过程中的问题及对策

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2015-08-27                                                 [url=]质量与认证[/url]
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ISO9001认证是企业产品获得“通行绿卡”的最直接最有效的途径。通过认证在打破贸易壁垒，提高产品知名度，降低生产成本，提高经济效益，维护消费者权益，减少重复审核负担等方面的作用越来越为企业界所共知。

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( L& ~6 d9 }. u% B8 u( h　　这些年我国产品质量抽查统计数字表明，中小企业产品质量合格率远低于大型企业。同时，中小企业ISO9001认证的步伐也慢于大型企业，许多意图获得认证或已获得认证的中小企业，其实际质量管理水平也没有明显地提高。这其中归纳起来存在以下一些问题：

6 Z6 G5 G% h& i! c, T1 F6 `中小企业在实施ISO9001认证过程中存在的问题
, \' ~8 ^# ^5 D0 D- g- F& n( e+ n" B1、质量意识相对低下

　　一些长期以来实行计划经济体制的中小企业，其主要任务是“完成指标”、“符合标准”。在领导及员工的思想中树立的是“数量第一”的观念意识，有些甚至只求数量，忽视质量，连起码的符合标准都做不到。对于一些私营企业，质量低下的主要原因在企业主管，由于自身素质限制，他们关心的首要问题是企业的近期效益，对企业的生存与发展缺乏长远规划及战略考虑无视新生企业的挑战和国际竞争的冲击，从某种程度上讲，这样的企业质量管理水平实际上已弱化，发展潜力非常有限。“质量是企业的生命”，质量没做好，这正是中小企业普遍寿命不长的根本原因。

' x# [8 ^7 {- j# n9 I2、对ISO9001认证在认识上的误区

具体体现在3个方面：
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$ x3 C! ^: v/ B. M. c（1）认为ISO9001质量体系只适用于大企业，对中小企业而言却难以操作，贯标在时间、精力与成本上的耗费远大于贯标所得的收益；
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+ w6 F" s+ C& B$ l% i( A（2）将质量认证习惯地看作是新的行政性检查、评比、验收，从而对认证工作也采取习惯性的应付态度；
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（3）重视结果不重视过程，认为认证就是拿到“证书”，在销售竞争、产品出口、公司上市时可以谋取便利，因而匆忙贯标、认证，限期完成。这与ISO9001族国际质量标准的精神实质背道而驰。
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' U# r2 q7 ^  V+ C1 j5 ]3、质量管理基础工作发展滞后
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" r! P5 {$ l2 w: R% F& U2 u* p　　许多中小企业以“包”代“管”，以“股”代“管”，过分强调技术性、行政性和经济手段。质量管理的基础工作包括计量工作标准化工作、质量信息管理、质量教育、质量组织与责任、职工质量管理活动等，体系不健全，发展滞后。特别是一些中小企业人员素质偏低，掌握应用统计技术基础差，在管理工作中口头沟通多于书面沟通，组织运行靠的是经验或记忆，即使有完整的工序也缺乏全面的记录或趋于形式，致使企业的工序常处于现场不受控状态。

4、对质量管理工作的投入严重不足
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　　中小企业，特别是私营企业的经理层，其主要精力都投入在销售、对外联络等事项上，而对于贯标这样的事关质量生命的大事却尽量“放权”，很少亲自过问，甚至对企业的质量方针与质量目标也交由部下决定。更有甚者把贯标“全权”交给咨询公司“一手包办”，用以质量管理的成本投入更加“经济”，从专业咨询公司的付费到内部质量管理相关组织机构的设置，人员及检测仪器的配备都是能省则省。其结果要么是编制的质量体系文件与企业质量管理需要严重不符，要么是建立的质量体系无法在企业中顺利推行，质量管理水平仍就无法提高，企业在国际化的市场竞争中很快会被淘汰。
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5、管理者代表随意任选

　　中小企业在指定管理者代表时具有很大的随意性。要么委派于能腾出时间与精力去应付文件编制和现场审核，但却与企业生产经营没有直接关联的人员；要么派无质量管理经验与专业知识，无力潜心钻研ISO9001族质量标准的人员。这都会造成管理者代表无法制定合理而明确的质量方针或目标，无力自行领导编制企业质量文件，只能凭空想象或盲目抄袭，最终不能适应企业的需要。另一种情况是对管理代表没有进行岗位相适应的明确授权、长期任命，或该代表在员工中不具威信，从而使得贯标过程变得举步为艰。贯标结束，此类领导人员质量管理的任命就结束了，企业很难进行质量体系的自我改进，质量管理水平一路下滑。
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( W  l+ h& d3 I% q" B! [( ]6、在咨询机构、认证机构选取及认识问题上存在误区
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% X; {, D' M7 x（1）由于企业主管只重结果，仅求拿证，只要咨询公司承诺拿证，则贯标耗时长短、咨询价格成为首先考虑因素，咨询公司提供的服务内在质量如何却很少考虑。

# Y" P6 c& _& x/ \+ I3 T4 {9 Y（2）要求咨询公司全权包办。要求咨询公司根据所掌握的企业情况代写文件，代作内审，甚至认证机构来审核，也要求咨询公司装作员工来应付询问，结果贯标与实施各行其道。

（3）认证机构选择任意。企业不注重考察认证机构的背景，图便宜图省事，有很大的随意性。而目前认证机构也的确存在管理不严，分支机构众多等问题，派生出的认证公司鱼龙混杂，随意颁证卖证。
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中小企业在实施ISO9001认证过程中须采取的对策
/ k+ S0 w1 v+ \* ~" e　　提高中小企业质量管理水平，使ISO9001质量体系认证工作获取良好的成效，应采取以下几方面的对策：
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1、树立“质量第一”的自觉观念
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　　通过广泛的培训与教育，使经理层与全体员工都明确在今后国际化的市场竞争中，质量不同的产品，质优者胜，有质量才有市场，有市场才有效益，因而ISO9001质量体系认证并不是谁强加给本企业、本部门的苦差，不是“人家要我干”，而是“自己需要干”。还应使经理层与全体员工都意识到ISO9001质量体系涉及企业所有员工，必须全员参与，它是建立于“上下一体”的经营基础上，注重“质量现场、成本、效益”这一求实意识。
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2、提高对ISO9001对质量认证的认识
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　　首先应认识到ISO9001标准没有硬性规定企业怎么写，如何干，而是要求以20个要素为框架编制合乎企业实际的质量体系。换言之，ISO9001系统的内在属性事实上是灵活的、柔韧的，它适用于任何行业任何规模的企业，对中小企业同样适用；其次，质量认证是企业为提高自身管理水平和竞争能力而主动谋求取得的客观科学评价，并非行政性检查；而ISO9001提出的通过强调文件化的质量体系，预防为主的思想，自我改进，过程质量的控制，进而实现全员、全部门、全过程综合的质量管理，才是企业提高质量管理水平的必由之路。
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3、制定合乎企业需要的质量体系，以合理的投入获取最大的效益

　　企业应给予贯标工作精力、时间和成本上合理而充分的投入。企业的管理层熟知企业整体运行的状况，应亲自参与贯标工作明确制定企业的质量方针与目标，同时在领导编制质量体系文件的过程中要控制其繁简的程度，不要因过度详尽而妨碍操作与记录，其准则应该是“写你所干的，干你所写的，记你干过的”；从另一角度来说，不必把原有的规章制度、工艺流程等文件废除，另起炉灶，而是按照企业的实际，比照选定的体系要素，对现有的一些程序化的规章、制度、操作规则进行删除、增补。这样既节省了投入，又可以得到切实符合中小企业运作需要的质量体系，同时中小企业运作需要的质量体系，中小企业灵活机动的优势也可得以保存，以最小的投入获取了最大的效益。
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4、慎重选择管理者代表

　　管理者代表是整个质量保证体系建立过程中最关键的人物，ISO9001质量标准赋予其“确保按照本标准要求建立、实施和保持质量体系的重任”，管理者代表的选择是否恰当，直接关系到整个认证工作进展的顺利与否。对其基本的要求有几点：在该企业工作时间较长，熟悉企业实际状况；担任企业重要岗位领导职务，质量部门经理级以上人选最佳；具有工商管理方面的专业知识；在企业和员工中有威信，具领导风范，讲究管理艺术；具有很强的学习能力，对质量管理的精髓能够融会贯通。一般来说，选出的管理者代表还须在专业咨询机构帮助指导下进行工作，这样才能使贯标在最大程度上具有实效，而对于中小企业而言，最高领导层亲自担任该职务是使贯标工作顺利实施切实可行的选择。
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# r- z  Z' @- }/ J5、有效实施认证过程
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1 R+ @0 J1 x/ w) _  d9 o　　ISO9001质量体系是以有效地贯彻经营者、管理者的质量方针，实现所制定的质量目标为宗旨的一整套科学的管理模式，因而中小企业要想使之有效实施应特别注意以下几个方面的问题：

# G. L* B% p% D' s. \- X$ F（1）强调形成文件化的质量体系。质量体系文件是质量体系的具体体现，它描述了质量体系的组织结构、管理职能、资源配置和产品形成的全过程。通过对各类质量活动及实施方法、控制方法的规定，使质量活动包括人员的行为，规范化、标准化，做到有章可循、有法可依，变人治为法治，使质量体系的运行处于有效的控制状态。

（2）强调统计技术的运用。中小企业应选择适合的统计方法认真地加以使用，并验证使用的效果。在一定程度上，能否很好地运用统计技术去揭示质量形成的规律以及正确理解顾客的要求和期望，又是一种衡量企业体系运行效果的良好尺度。

/ X) o' t9 `7 V! R* Q6 g（3）注重质量记录。ISO9001标准明确指出：“没有记录就无法承认你干了这件事，就相当于此事不曾发生。”完整的质量记录是企业正确、有效地对产品或服务质量进行了控制的最客观最可信的证据。

6、重视全员培训及后期管理

　　ISO9001的所有标准程序文件、质量计划等都要靠人去执行。因此加强培训提高人员的素质，适应管理、执行、验证等工作的需要是保证质量体系持续正常运行，实现质量方针和目标的首要因素。文件化质量体系的建立需要一批了解企业实际，懂业务又懂标准的企业各级领导和骨干；管理、执行和验证工作的实施需要一批熟悉标准和程序文件，能结合本职工作认真实践的工作人员；所有的质量活动和质量方针目标的实现需要正确认识贯标的目的和意义。因此，贯标应始于教育，行于教育，不断总结，反复培训，持续提高。在此基础上，企业按期作内部质量体系审核及高层管理者管理评审，认证机构按照程序对获得认证的企业进行监督检查，才能确保企业在认证后质量管理水平不断改进、不断提高的目标得以实现。
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7、慎重选择咨询与认证机构
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  e- r5 @1 x/ \) N* n　　一般而言，企业的贯标认证过程需要有专业咨询公司的参与，以便理清头绪、加快进度、少走弯路。在选择咨询公司时，要考察咨询公司规模的大小，是否有来自不同专业领域的咨询人员，其专业知识与实际管理背景是否广泛，对中小企业进行咨询的经验是否丰富，能否策划进行完整的培训，能否提供实地观摩的机会等问题。在贯标过程中，企业与咨询公司应以事项达成为主，咨询公司为辅。在认证机构的选取上，最重要的一点就是考察机构背景，严谨的认证机构会严格遵守ISO导则的要求规范运作，不以商业目的和非正当的手段承揽业务，能够提供增值的审核，所颁证书公信力高，得到互认的范围也更广。

信息来源 | 中认网
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