9001标准之文件控制审核

坚韧自强

2009年6月《质量管理体系国家注册审核员考试试卷》：
某组织的企管办负责管理组织的所有文件，审核员在企管部发现，文件管理员提供的外来文件清单上有5份作废版本的文件，由于文件管理人员不知道哪些文件应发放到哪些部门和人员，因此，只要其它部门人员来要，文件管理人员就复印一份给他们，也没有相应的发放记录。
3 X& d; U+ |* m' X6 q$ H6 v答案：
- Z5 ?1 S8 D) E+ R2 A( V% o: t不符合事实：企管部对外来文件没有及时识别更新并且也未控制其发放。
不符合19001-2008条款4.2.3。
$ f( }3 h; s  q- X* [
5 W( W" U2 k' b2 Q6 I8 n4 o我的观点：
1、未控制其发放，不符合19001-2008条款4.2.3，有道理。
2、文件清单已有5份作废版本的文件，说明已识别了外来文件。
# O- E' a  C4 R2 F2 w; k2 V3、“文件管理人员不知道哪些文件应发放到哪些部门和人员”，也是一个不符合项：6.2.2b)适用时，提供培训或采取其他措施以获得所需的能力.

请各位发表高见。
8 U: ]4 D8 g0 S$ ?谢谢！
* R' P/ h. w( ?9 W6 f3 w

emeipengxu

文件管理人员不知道哪些文件应发放到哪些部门和人员”，也是一个不符合项：6.2.2b)适用时，提供培训或采取其他措施以获得所需的能力. 这个扯远了，不知道应发放哪些部门和人员，不是文件管理人员的职责，这个由文件制订人员确定，不是发放人员定。这个说明没有明确文件的发放范围

坚韧自强

rml 发表于 2014-5-26 18:17
应该思考一下：
1——什么叫未控制其发放，不符合19001-2008条款4.2.3，有道理。道理在哪里？
2——文件 ...

  n  S( R0 W' [; }! O% W4 s应该思考一下：
- |* n; F: x1 S. X. Y' i7 M' y+ H$ q% _/ F/ |" l1——什么叫未控制其发放，不符合19001-2008条款4.2.3，有道理。道理在哪里4.2.3就是文件的控制？) y" H3 @& Y5 Q. R' I% B8 ^- ^
: g. F# U' {' z1 U* M* n( w! Q2——文件清单已有5份作废版本的文件，说明已识别了外来文件。——请确认“f) 确保组织所确定的策或和运行质量管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发”是指作废外来文件的识别？( ~) l; i5 U3 t+ E# L& N% f; z
3——“文件管理人员不知道哪些文件应发放到哪些部门和人员”，也是一个不符合项：6.2.2b)适用时，提供培训或采取其他措施以获得所需的能力.——请确认只可能是人员能力所致，不会有其他原因？是没有定发放范围所致，但这又属于哪个条款不符合呢？5 X6 ^' g( n/ ~
不理解标准，太主观

wxsunhao

其它的咱不说，不合格事实本身就有问题，“企管部对外来文件没有及时识别更新并且也未控制其发放。”这是事实吗？事实应该是审核证据，而不是审核发现，更不是臆断。

雪域青松

就应该判4.2.3.

坚韧自强

rml 发表于 2014-5-27 10:40
4.2.3没问题。但题目给出的“不符合事实”和黑体字三点却是有问题的。所以“藤椅”在1并只要求思考理由，即 ...

rml老师：
5 ^* k9 }: ~( T5 L1 Z你好！
  w% t$ t5 s( g# b( G, ]# J, [拜读了。
4 _  f4 r7 b2 n5 s  ?! D+ V6 u但关于“分发”与“发放”的区别，我还真不知道，在网上搜了，也没有找到。请指教！
谢谢！

坚韧自强

rml 发表于 2014-5-27 18:38
# e- t' r1 `. k4 i# [' s论坛认为以下内容包含不良信息，发不出。只好截图。

, b0 T, R  V( J& orml老师：
; z+ v& P0 Z/ b首先，非常感谢你的以上说明。
但这些说明，都不是9001族标准中的，因此不能作为“分发”与"发放“的依据。