文件与记录控制审核检查表问题请教

jing1126

各位老师：
      您好！我要做4.2.3文件控制与4.2.4记录控制审核，下面是我做的审核检查表，请各位老师看看，这样审是否合适。
     请老师赐教，谢谢。

) j  f* [6 j% V2 Y7 E4 Q$ X

质量体系审核：部门检查表

                                                

受审核部门			编制日期				陪同人
质量体系标准					审核员
审核的条款		4.2.3文件控制
NO	审核项目			审核记录
	1、  询问受审核单位文件管理人员本单位都有哪些文件？如何获取？如何管理、分工？如何传达到相应岗位？文件管理有哪些记录？是否有相应的文件管理制度？该制度是否与程序文件规定相符？ 2、  查看文件管理的相关记录。（文件归档清单、有效文件清单、文件回收清单、文件销毁记录、文件借阅记录） 3、  随机抽查5份文件，确定是否按要求执行。（是否符合程序文件及其他要求） 4、  抽查车间的目标、指标文件，是否合理，职责是否明确？ 5、  抽查最近执行文件的发放回收情况，并跟踪确认。 6、  查看作废文件的保存情况。 7、  查文件更改记录。 8、到文件使用场所查看是否得到文件的有效版本；是否存在应有而无的情况；是否将作废文件从使用现场撤走；是否存在多版本的状况。

质量体系审核：部门检查表

                                                

受审核部门			编制日期				陪同人
质量体系标准					审核员
审核的条款		4.2.4记录控制
NO	审核项目			审核记录
	1、            询问受审核单位记录管理人员本单位都有哪些记录？要求提供记录目录、归档清单、销毁审批表、更改审批表、借阅登记表。如何管理与保存这些记录？ 2、  随机抽查10份记录，确定是否按要求执行，记录更改是否符合要求，保持整洁、清楚、填写规范。（是否符合程序文件及其他要求）？ 3、  抽查车间的记录，查看记录是否及时准确、是否填写规范？

jcf123

看似很想详细，其实乱，文件有程序文件就行，没有要求制度。而把外来文件和文件发放前的审批没有描述。

wxsunhao

这个审核表没有包括标准的全部。文件控制和记录控制都要求有程序的，首先要审核是不是有程序，程序的规定是不是合适。

jing1126

rml 发表于 2014-2-24 18:12
# ]0 ?9 Q& x! ~7 H( n想想自己是为了证实哪些要求被满足的情况而采用这些检查方式的，再想还有哪些要求没有被安排到。无用的和遗 ...

谢谢rml老师。

阿芳

ISO标准条款４.2.3的审核思路和方法
思路:
) b) v3 X% |. {, ~2 a（１）组织是否制定了文件控制程序？   r3 O8 L" D5 \# Z3 d; Q; d4 z# z
（２）文件是否包括和质量体系有关的所有文件（包括外来文件和向供方提供的文件等）？是否对使用的文件适时评审？
, K3 p2 }. ]. Y5 f（３）文件发布前是否得到授权人的批准？
（４）识别文件现行修改状态的方法什么？是否满足要求？
& ]- b6 b: ^1 Q  D! V( O& ~（５）文件修改后是否重新批准？ - l5 @/ O  k1 u  ]+ X3 A, L$ S2 q: A
（６）使用处是否都使用适应文件的有效版本？是否从发放或使用场及时收回作废的文件？
0 k( Z) C+ J3 q8 h; b（７）外来文件是否得到识别？发放如何控制？ # v! ~# h/ F: I& F/ N/ X
（８）是否对保留的作废文件进行标识和管理，以防止误用？
8 j, a5 S3 ]. k) b" W/ w0 _检查方法：
3 k9 [0 @0 n! g  X( U( F: }& V（1）在行政部查阅文件控制程序。确认：
; V% P' l$ S3 C5 N5 ~5 A5 @●程序内容是否完整，是否操作性。
● 程序文件是否是有效版。
; T. g) C2 U$ a" \- u, c2 o●外来文件(如标准)是否包括在控制之列。
(2)选择5~10份现行有效版本文件，检查其是否者经审批，审批权限与程序文件有无冲突。, j$ }( O* ]3 B! x
(3)询问行政部文件管理员文件管理状况，确认：
8 ^0 j" n5 ^; |! [4 C* h●“文件归档编目清单”文件台帐是否认真填写。' D3 N$ {& F6 A% A. o9 l" @( k
●文件发放是否进行编号和作详细记录。# p3 o; ?9 R+ P5 R
●是否是识别文件修订状态的控制清单
●技术文件、图纸历次修订是否明显地标出。2 P1 W4 E9 `3 |
●文件是否存在未被授权的修改。
7 b/ q2 I- O% T# V●外来文件是否得到控制。
●文件是否得到了定期评审。 2 b- n3 C* _# I1 @' U* \# P0 s
8 I: j; m* z6 X: Z0 M$ F. Y( I (4)到有关发放和使用场所查看：
% U0 S5 j' K% @* A, m●是否得到文件的有效版本，是否存在应有而无的情况, s* O% K& h! Z% }
5 M- R% B. q2 L4 X( ?  u ● 是否将作废文件从使用现场撤走，是否存在多版并存的状况。$ J# `, H  D8 T( ~# s
(5)在行政部文控中心查保留的作废文件。确认：
7 r0 T3 }8 U5 c% w. Q1 u! E●是否进行了隔离和专门标识。
(6)查文件更改记录。确认：
/ g4 Q( |% b9 X1 k( m●文件更改是否得到了审批。2 n8 o& B* {: ~5 b1 u" ~. Z
% H. V, \7 i# h6 m4 y ●修订记录是否完整。
我觉得这个比你的要完整多了，也更符合标准了。

jing1126

rml 发表于 2014-2-25 01:20
“制度”倒是可以考虑的——尽管由“制度与程序对比”可以排除程序被命名为制度的情况，但不排除程序由某 ...

! E  t( }/ K# A: `惭愧惭愧，得好好想想怎么做了。谢谢指正。

jing1126

jcf123 发表于 2014-2-24 23:32
( q9 p: M- \3 V+ T4 V8 R4 N看似很想详细，其实乱，文件有程序文件就行，没有要求制度。而把外来文件和文件发放前的审批没有描述。

- A" k1 A. q2 }* T2 b. F谢谢 谢谢各位

jing1126

wxsunhao 发表于 2014-2-25 07:28
. L7 R# _$ O) x, W, P6 D8 o这个审核表没有包括标准的全部。文件控制和记录控制都要求有程序的，首先要审核是不是有程序，程序的规定是 ...

3 ^3 ~1 N. \+ w4 m+ Q3 V- p谢谢老师教诲。

jing1126

阿芳 发表于 2014-2-25 11:45
+ t2 y, P3 Y, z- t9 ^% i- NISO标准条款４.2.3的审核思路和方法
思路:
# h  U$ C" m) J7 T% L; c" ]（１）组织是否制定了文件控制程序？   r3 O8 L" D5 \# Z3 d;  ...

4 }- N  y* Y; p: O) k: K是比我的完整，谢谢。

jing1126

rml 发表于 2014-2-26 08:56
4.2.3共有三个“应”的要求。前两个都是宏观的“应控制”的范围界定。怎么控制在后续内容中，特殊记录在4.2 ...

7 u! z8 ]0 P6 K# i理解了一些，谢谢老师。

HGS

程序的规定是不是合适......