如何有效开展供应商现场考核工作

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如何有效开展供应商现场考核工作原创 2016-11-09 赵伟立 君誉企业管理咨询有限公司
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如何有效开展供应商现场考核工作

每个企业都处于【供应商—企业—客户】的经营链条中，不仅仅要管理好下游—客户，同样也要管理好上游-供应商，因为供应商提供的服务或产品直接影响着企业提供给客户的服务或产品质量优劣程度，尤其是供应商提供的服务或产品能成为企业提供给客户的服务或产品的一部分。

供应商管理过程中，必然涉及到供应商的现场考核情况，如何确保供应商的现场考核为供应商管理的有效性与适宜性提供充分的保障，如何确保供应商的现场考核为供应商向公司持续提供质量稳定且合格的服务或产品，目前也是众多企业颇为头疼的事情，有条件的企业则自己培养供应商考核队伍，不定期对供应商的现场进行考核，能力不足的企业则采取将供应商的现场考核委外处理，比如委托专业化的咨询公司或认证公司。

供应商现场考核的时机

1-正式开始合作之前

2-正式合作期间的例行性现场考核

3-临时性供应商现场考核

企业自行开展供应商现场考核

◆供应商现场考核前的准备工作

1-成立供应商现场考核小组，任命考核组长（组员的选定取决于供应商向公司提供的服务或产品类型）

2-明确考核小组在供应商现场考核期间的职责和权限

3-确定供应商现场考核的范围和相应的考核依据（准则）

4-供应商现场考核小组内部开展考核依据（准则）的讨论与学习，确保考核组对考核依据（准则）有统一且正确的认识

5-策划编制供应商现场考核计划，提前发与供应商确认

6-策划编制供应商现场考核评分表，明确关键考核要点与一般考核要点

7-确定供应商现场考核评分准则与最终判定准则

8-准备好供应商现场考核的会议签到表与不合格报告表

◆供应商现场考核工作实施

到达供应商现场后，由考核组长负责与供应商对接的人沟通，通知其组织相应的供应商责任担当者参与考核首次会议

1-考核开始会议

●考核组长负责主持召开，考核组全体参与，

●供应商相应责任部门的负责人参与，必要时，供应商的高层领导也要参与

●会议参与人员在“会议签到表”上签署

备注：若供应商提出需要更改考核计划时，由考核组长负责搞清楚具体情况后对原有的计划进行调整并经供应商确认后下发实施

2-考核实施

考核组务必严格按照“考核计划”的要求分头开展供应商现场考核工作

考核实施过程中，考核组成员务必注意以下事项

●严禁在没有得到供应商的允可下，私自到审核范围的现场随意走动或拍照

●必须严格遵守供应商的现场管理要求，尤其是特殊行业比如食品行业，进出现场务必要更衣消毒

●若遇特殊情况，需要变更计划时，务必第一时间内反馈考核组长，严禁私自变更考核计划

●考核证据务必做到客观、公正，严禁弄虚作假和徇私舞弊

●严禁收受供应商的任何好处包括礼品的馈赠

●遇到供应商对考核有异议或疑义的情况，务必与供应商沟通清楚，严禁盛气凌人或出现欺压供应商行为

●规范、详细做好供应商现场考核记录，务必遵守5W2H的原则，严禁出现糊里糊涂或描写存在模棱两可

●务必保持好团队形象，严禁出现个人英雄主义的情况

●尊重考核组长，服从考核组长的工作分配与安排包括临时性调整

3-考核结果内部总结与探讨（考核组内部会议）

供应商现场考核任务完成后，由考核组长负责组织所有的考核组成员总结考核结果，确定在供应商现场考核过程中发现的问题点、需要供应商重视与建议供应商改进之处、供应商比较到位的地方

考核组长负责汇总所有考核组成员的考核结果，确定本次供应商现场考核的结论（优秀、通过、需要整改后验证【书面验证、现场验证】、不通过）

4-考核结束会议

●考核组长负责主持供应商现场考核结束会议，考核组与供应商相应责任人参与并在会议签到表上签署

●考核组长针对本次供应商现场情况进行总结归纳，提出考核组一致的看法与见解

●考核组成员宣布各自开具的供应商现场考核不合格报告

●考核组长针对开具的考核不合格报告向供应商提出整改要求，并说明验证的要求

●考核组长根据本次供应商现场考核情况提醒供应商在今后需要引起重视之处，以防止出现不期望的不合格

●考核组长与供应商相应责任人针对本次现场考核交流、交换意见，询问供应商对本次考核有无异议或疑义

●考核组长宣布供应商现场考核结论

◆供应商现场考核报告

供应商现场考核结束，考核组长负责编制“供应商现场考核报告”，经公司主管领导签核，加盖公司有效印章后递交供应商存档，同时递交采购部门存入供应商档案。

◆供应商后续工作管理

●供应商现场考核不合格整改验证

●考核组长根据情况确定对供应商考核不合格整改情况采用书面验证（必要时需要供应商提供照片）还是现场验证，必要时，对供应商加以辅导

●验证结果登录与“供应商现场考核不合格报告”，连同供应商提交的整改证据一并转交采购部门纳入供应商档案

◆供应商辅导

考核组长对供应商现场考核结束后，必要时，向公司主管领导汇报考核情况，同时提出考核组的看法或管理建议比如—对供应商进行辅导包括培训、咨询或辅导，以逐步提升供应商的管理，达到公司的供应商管理要求，或者建议供应商导入某种管理体系比如ISO9001质量管理体系等，或要求供应商相应责任部门定期到公司与对应的责任部门进行交流沟通

●若公司领导和供应商同意接受公司对其进行辅导，则由公司主管领导指定的部门或人员策划编制相应的供应商管理辅导方案，经公司领导审批，供应商签署后按照方案实施。

企业委外开展供应商现场考核

◆承包方的选择与评估

企业将供应商现场考核工作委托外部公司（比如咨询公司或认证机构）或人员（比如专业的咨询师），最重要的就是选择适宜的机构。

选择外部公司或人员主要从以下几个方面考虑

1-公司的业务范围

2-公司的专业技术力量

3-公司对供应商行业的知识熟悉程度

4-有无从事过验厂工作的经历

5-公司对团队的管理约束力（防止被再次转包）

◆企业与承包方的沟通交流

企业与承包方的沟通交流主要围绕以下几个要点

1-本次对供应商现场考核的背景或为什么要对供应商开展现场考核

2-企业对本次供应商现场考核的要求或期望

3-企业对承包方的工作要求或期望

双方谈妥后，签署相应的合作协议，明确双方在本次供应商现场考核工作中的职责要求，以确保本次供应商现场考核工作的有效性。

供应商现场考核实施：同企业自行开展供应商现场考核流程一样

◆供应商现场考核结束后资料交接

承包方受企业委托，对企业的供应商现场考核结束后，务必第一时间内整理汇总相应的工作文件，装订成册，与企业指定的管理责任部门进行交接工作

企业指定的管理责任部门负责对交接的工作文件进行审查确认

◆企业与承包方针对供应商现场考核情况交换意见

承包方对企业的供应商现场考核结束后，按照当初约定的要求，与企业指定的管理责任部门沟通，详细汇报供应商现场考核情况，以便企业能对供应商的管理做出准确的判断—是否继续合作，若继续合作，则采取什么样的合作方式