如何制定岗位的职能职责？

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原创 张应春 朗欧咨询 2023-09-13
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职责

导读：粗放式管理下的企业，时常因为职务重叠而发生部门间、岗位间相互“扯皮”的现象。很多人抱怨“不是我的事，要我去解决；不应该我承担的责任，要我去承担……”

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问题太多，又难以分清责任。于是，管理者首先想到了要制定一套完善的岗位职能职责，但最后发现责任依然无法厘清，反而导致推诿扯皮的现象更加严重。

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问题出在哪？如何正确地确立岗位的职能职责为组织创造价值呢？有5个步骤，缺一不可，本文带你探究一二。

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制定职能职责的目的是什么？

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曾经在朗欧咨询辅导的项目企业上，老师刚进驻不久，就有企业方的老板、高管都提到了同样一个需求，“建立、完善各岗位的职能职责”。还有很多没有朗欧老师进驻的企业，同样会面临这个问题。那么针对这个问题，我进行了一点点思考，分享给大家。

首先我们得思考“制定岗位职能职责的目的是什么？我们真实的需求又是什么呢？”我通过对多家企业进行深度地走访调研，我发现我们企业制定岗位职能职责的初衷是奔着企业的问题去的。

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什么问题？无外乎管理问题太多和责任不清。所以，我们就试图通过岗位职能职责的建立倒逼责任划分和问题的解决。

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事实证明，即便我们完善了岗位的职能职责，并不能很快地让问题减少，让责任分清，反而会导致“推诿扯皮”的现象更加严重。为什么会这样呢？因为职能职责的建立反而成为了大家“推诿扯皮”的依据。

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问题多、责任不清，怎么办？很多管理者把希望首先寄托在岗位的职能职责上。每一个人都觉得，很多事情不应该我做的，要我去做；很多责任不应该我担的，要让我去担。所以，我们都建议把岗位的职能职责制定出来。其实 ，背后有着“管理的懒汉思想”，我们本着少干活、少担责任，甚至推卸责任的发心去制定岗位的职能职责。这就是为什么我们制定的岗位职能职责既解决不了问题，也分不清责任的根本原因。

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岗位的职能职责本身是一个非常好的管理工具和管理方式。我们究竟应该怎么样确立企业的岗位职能职责呢？有如下5个步骤：

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确立岗位职能职责的5个步骤

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1、组织结构的设计
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制定岗位职能职责前首先要明确企业管理的组织架构。而且在设立组织架构的时候，要遵循“三权分置”原则。

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“三权分置”，是指具体事务的决策权、监督权、执行权要分属不同部门或岗位，不能集于一身。

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比如，在生产管理活动中，PMC部行使生产任务的决策权；生产部执行具体的生产任务，行使的是执行权；财务部、仓储部、业务部等行使的是监督权。

各个部门岗位设置的时候还要遵循“因责任归属而设定”的原则。不要因人设岗，也不要因岗设位，更不要因权设职，岗位的设定要始终围绕着“责任”二字进行。

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通常说，管理要遵循等边分配的原则，即权力、利益、责任相当，一个管理得好的企业一定是做到了权力、利益、责任等边分配。所以，你要想做好管理岗位的设置，也要依据责任来进行设定。

2、部门职能的确定

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职能部门化是根据业务活动的相似性来设立管理部门的过程。当我们的组织架构图设计出来以后，我们的PMC部、品质部、人力资源部、生产部、技术部、研发部、销售部等各个部门的职能是什么？这个时候要把它明确下来。

3、流程制度的建设

当我们把组织结构、部门职能都确定好以后，要进行流程制度的建设。流程制度的建设就是运作规则的明确。包括横向部门各个岗位之间的流程如何相互链接？相关的制度规定有哪些？流程制度的设计过程，是不断优化的，也是我们确立岗位职能职责必须要走的一个过程。

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4、岗位职能职责的确定

我们一定要把前面三步都做好以后才来确定我们岗位的职能职责。所以我们朗欧老师进驻企业以后，基本上要到项目推进的第七、八个月的时候，才开始推行岗位的职能职责。因为职能职责是梳理出来的，不是坐在办公室制定出来的。它需要通过组织结构设计、部门职能的确定、流程制度的建设等过程，需要时间。

5、不断地优化调整

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当岗位的职能职责制定好了后并不代表能够一劳永逸。我们还要不断地调整和优化，而且调整和优化一定是从第1步、第2步、第3步、第4步，每一步当中去进行，只有这样才能够让我们的职能职责起到它应有的作用。

图：岗位职能职责说明书范本

结语

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请记住，岗位的职能职责是梳理出来的，而不是制定出来的。制定岗位的职能职责，最终的目的是提高组织效率，而不是成为推卸责任的依据。要想提高组织效率，我们就要从组织结构的设计，部门职能的确定，流程制度的建设抓起，然后再来梳理出各岗位的职能职责，最后不断地优化，不断地精进，才能够让我们的管理处在一个良性的状态。

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