如何准确地回复客户的交期

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如何准确地回复客户的交期

原创 张应春 朗欧企管 2022-07-13
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交期

导读：“我这个订单下个月8号能不能交货？”得到的回复是“六七天吧”、“半个月吧”、“10天左右”。很多时候，业务员并不能快速、准确地回复客户。

在很多工厂，我们可以看到一个现象，不需要出货的产品，做了很多堆在仓库，客户急需要的产品却又做不出来。所以，订单交期回复，不是业务一个人的事情，涉及到多部门协同，有采购、生产、PMC、仓库等等。那么，如何准确地回复客户的交期？本文从管理的角度为你分享6个步骤。

1、客户需求及资料的确认

很多企业没有将“接单”当成工厂生产管理的重要节点进行管控，导致订单资料不全、客户要求不明确、产品包装资料不完整、交期不明确等问题经常发生，无形中造成客户流失。

业务部门在接单的时候，我们要学会对客户进行管理，这是我经常强调的一个观点。很多时候我们业务员觉得客户是上帝，我们就得很好地服务好客户。但其实，客户有的时候也是需要管理的，因为客户在不断地被服务的过程当中，也会养成一些随意性。我们的管理就是要管客户的随意性。

订单是连接客户与企业的纽带，我们在接单的时候，就要跟客户明确产品功能、交期需求、质量要求，包括产品的包装方式。

2、产能负荷分析

产能分析主要是针对产品的种类、产品的制程、所使用的机器设备、产品的总标准工时、每个制程的标准时间、材料的准备时间，以及产品的生产线及所需要仓库面积进行分析。产能负荷分析一般包括人力负荷分析与机器负荷分析、物资负荷分析三个方面。

产能负荷分析是我们工厂要做的一个常规的动作，通过产能分析了解每个工序的人力、物力、设备的产能负荷情况。接了某个订单以后，我的每一道工序、我的人力、物力、设备能不能够满足？大概多长时间能够交货？

3、订单的总量分析

订单都是有明确的数量和交货期的要求，当订单超过了工厂的供应能力，就会出现交付不同步的情况，也就是不能准时交货。所以，我们要对订单的总量进行分析。以前接了多少单？我们现在又加了这么一个10万PCS的单，每一天能够交多少个产品给到客户？

特别是当行业整体需求旺盛，所有客户都会加大订单量，订单就如洪水一样汇入了工厂。这个时候的订单总量分析尤为重要，我们要根据订单的大小、交期等因素编排客户订单需求缓急顺序。把订单总量分析出来以后，我们才知道我们的排产情况怎么样。

4、交期分解

当我们把客户的需求明确了，产能负荷也分析了，订单总量也进行排布了，这个时候我们需要进行交期分解，把所接的订单要非常细致地分解到各个车间的上线时间和完成时间，甚至要分解到各个工序的上线时间和完成时间。当然在这个分解的时间节点，我们要留一点宽放的时间。

5、运输方式的明确

运输方式和距离的远近都会影响交期。我们要跟客户明确运输方式，是客户自提还是走海运、空运，还是送到客户工厂？客户自提的话，客户的交货时间就是我们入库的时间；如果我们做的是国外的订单，我们可能要送到码头，提柜时间才是交货时间，或者离港的时间才是交货时间，这些都要跟客户明确。

6、《订单评审表》会签

通过前面5个动作，我们已经有了一个相对准确的客户交期，我们还需要制定《订单评审表》，并让各个部门的责任人签字确认。签字确认以后，把这个《订单评审表》交给业务部门，由业务部门准确地回复客户的交期。

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其实准确地回复客户的交期是一个不断地跟客户建立信任的过程。我们经常会在企业里面看到一个现象，客户的真实交货期可能是10号，但客户担心工厂出现异常交不了货，便将交货期提前1周，客户告诉业务员3号就要交货；业务部门给PMC部门下达任务的时候，业务员也生怕生产部做不出来，说3号不行，于是业务员告诉PMC部，这个订单30号就要交货，这样交货期又被提前了3天；PMC部在排生产计划的时候又变成了25号就要交货。

在企业里面，当你跟客户之间，业务部门跟生产部门、PMC部门之间，如果失去了信任以后，后面再想来去建立信任，就会变得越来越难。

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结语

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做到这6个点，快速、准确回复客户交期：客户需求及资料的确认、产能负荷分析、订单的总量分析、交期分解、运输方式的明确、《订单评审表》会签。

每一次都准确地回复客户交期以后，我们的订单需求，我们的交期需求就会变得非常的真实，工厂内部的运作也会变得越来越良性和高效。

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