体系文件放在局域网上，是否也要进行控制？

好好想想

我们公司的体系文件都是放在局域网上供公司内部人员查阅的，我们只有阅读的权限。纸质版仅体系部门和制造部会有。最近公司内审，体系文件作为审核准则的一部分，所以我就到局域网的体系文件夹里去看这些文件，在审核中发现一些问题。小组评审审核发现的时候，体系部门的人员说我在局域网上看的文件不对，他们是有更新的。然后指责我要看文件怎么没有去找他们要我说你们把文件放在局域网上共享，不就是给我们看的吗？如果你文件更新了，为什么局域网上的版本不更新呢？所以我想问的是：公司的文件与记录管理程序里明示了本公司的文件管控两种方式，一种是局域网共享，一种是作业现场存放纸质版本。是不是说明局域网的文件（这里特指公司的管理手册、各管理程序等体系文件）也应该得到管理？
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wangqun543

先看看公司的体系文件管理规定是怎么要求的，对局域网存放文件的管理规定是什么？拿我们公司举个例子,我们的《质量管理体系文件管理基准》要求，对公司一二级文件进行无纸化管理，所有一二级文件全部上传局域网共享平台，三级文件因为要考虑到现场作业人员的使用便捷性（现场作业人员需要看作业手顺、作业标准等,他们是没有电脑的），实施纸质版管理。所以你说的这个问题如果发生在我们单位，那么一定是个不符合项。

幼儿园

局域网上体系文件也应该标志版本/修改状况，并及时更新。

安乐

你可以给体系主管部门开具不符合通知单了，不管是局域网中文件和体系部门文件不一致，还是在适用处不能获取有效版本的文件，亦或是对电子版文档没有管理控制及可能没有制定控制措施等，都可以开具。

Thomas111

文件控制程序如果明确了两种方式获取的文件是同步的，是需要进行管理的

sunyan_19850423

必须得到控制啊，7.5.3成为信息控制中，7.5.3.2 c），对成文信息更改的控制是必要的。现实情境下，程序文件对手册的存储媒介进行了控制，可以在内网上浏览及使用，也应该对网上的更新进行相应的描述及控制，并保留记录

lshj1943

提问题的那位网友：你知道什么叫对文件的控制吗？首先要搞清楚“文件控制”是怎么回事。你们制定了一些规矩，编写成相应的一些文件，不论它放在哪里，能够放那就不管啦，任人篡改，也不更新，既无文件名称，也无版本号，放任自流。可能吗！？

fengyu

这个要看你们文件管理程序怎么定义的，如果只说了对纸质文件进行管理，而对局域网上文件只是参考或其他，那么只能按纸质的来，

niuge

这是妥妥的文件管理的不符合项，在需要的场合不能得到文件的有效版本，
1 x/ \- ]+ V; [5 u& Q这就好比发给你的文件是3.0版，文件更新为4.0版本以后，没有及时收回旧版本文件；
如果是一般的文件可能不会造成严重后果，如果是重要的文件不及时同步更新可能会带来不合格；
如果一些不是很关键的文件更新后，一般可以规定一个过渡期，先让大家熟悉；
  z# p! y* B7 e到实施日期后旧文件一律废止，按照新文件执行，同时要收回旧文件，更新为新文件；

好好想想

安乐 发表于 2021-11-10 00:37
: R0 ^5 p! }8 P( i你可以给体系主管部门开具不符合通知单了，不管是局域网中文件和体系部门文件不一致，还是在适用处不能获取 ...

! o$ _+ Y9 N1 O- W4 j- `8 ?! i我是给他们部门开了这项不符合，但是给那个体系部门负责人一顿训斥，因为这次内审他让我们只要审核制造过程就可以了，其他过程节约时间不省了。但是我在审核制造部的文件的时候发现了局域网上的文件管理失控的问题，我就写上了，但是开审核发现评审会的时候，他反问我：谁让你查这个的？你要看文件就去找体系员要，自己去局域网看什么？你看的是对的版本吗？当时给我气的够呛，我们的文件与记录控制程序里说明了目前公司的这两种文件管控方式，而且也确实没有纸质文件发放到我部门，所以我只能去局域网上看的，结果查出问题来了又说我看的文件不对……这人还是个注册审核员呢