如何做好管理评审

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如何做好管理评审
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作者 赖飞

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在质量管理体系中有开展管理评审的要求，其要解决的问题是确保质量管理体系持续的适宜、充分和有效，且与组织的战略方针保持一致。

虽然在GB/T 19001标准中给出了详细的关于管理评审的输入和输出，以及对其的记录要求，但总结起来，为了达到目的，需要做以下四件事：

第一件是调查
0 D; @, c1 Z0 F; s- o任何不经过调查的策划都是不切实际的，只有经过详细的调查才能做出相对准确的决策。在标准中，关于管理评审输入的要求可以看作是对调查提出的详细要求，无论是对以往管理评审所采取措施情况的调查，还是对内外部因素变化情况的调查，亦或是对其他等方面的调查，都是为了了解质量管理体系的现状，以便于为其后的评估、分析和决策提供依据。第二件是评估
4 W: F% C0 U  P9 Y0 N, k7 K0 k在获得上述调查的数据后，总能得出质量管理体系现状如何的结论。假设当发现以往管理评审未对既往的相关决策采取措施时，得出的结论当然是对质量管理体系的运行状况持怀疑态度。同理，当发现其他类似不好的结果时，也会得出上述结论，且发现的问题越多、越严重，怀疑程度越高。而相反地，当未发现当前质量管理体系有不好的结果或是可接受的结果时，可以确信当前的质量管理体系是持续适宜、充分和有效的。第三件是分析
由于组织的不断发展及内外部因素的持续变化，因此是否能够确保组织的质量管理体系在将来一段时间内也持续的适宜、充分和有效，是应该经过分析的，这种分析也应是基于调查和评估基础上的。例如当预见到组织架构的重大改变时，或当预见到某项与组织运营有关的法规变化时，又或者是经过评估认为组织的某些方面存在不足时，都应分析这些因素的影响以及相互之间的关系，在切合实际的基础上寻找出解决方案。第四件是决策
经过上述的过程，一个组织不可能不存在已发生的或潜在的问题，而且这些问题往往不是孤立存在的，或影响程度不同，或紧急程度不同等等。面对这样一系列问题，必须厘清关系，分出轻重缓急，并据此作出何时处理及如何处理这些问题的决策。由上，管理评审的过程是一个经过调查、评估、分析和决策的过程，其运行的大致过程如下图所示。

管理评审与年终会议在组织中，年终会议或与其类似的有关会议往往也具有和管理评审类似的大致过程。先获取员工的工作汇报以收集和调查组织的内外部情况，再通过会议进行评估和分析后作出总结和下一步的决策。质量管理体系的方针是应符合组织的战略方针的，质量管理体系的日常运行是与组织的日常运行紧密结合的，因此在年终会议或与其类似的有关会议中同时开展管理评审，是既节约成本又具有实际意义的，可以有效避免管理评审过于形式化，从而切实的促进质量管理体系的改进和提高。
/ L; o8 q5 r: s8 w: _管理评审与日常会议进一步地，在当代，社会发展速度加快，影响组织的内外部因素也相应地快速变化，按照习惯性的每年一次的管理评审往往不能及时有效地解决问题和预见上述快速的变化，因此将管理评审融入日常的工作会议中是值得探讨的。首先，将管理评审融入日常会议并不与标准冲突。标准中只规定了管理评审的输入、输出、成文信息，以及应在规定的间隔频次内开展管理评审，至于到底间隔多久、每次是否必须全条款输入并没有进行规定，是相当灵活的。其次，将管理评审融入日常会议是一种高效的管理方法。假设，某个组织在一年内共召开了10次日常工作会议，根据组织需要，在不同会议中分别将管理评审输入要求的部分内容作为输入，但将10次会议输入的信息汇总后其信息是符合管理评审输入要求的，且其输出和成文信息均符合标准要求，那么该组织的管理评审是否符合标准要求呢？笔者认为是符合标准的，且是很好的，因为该组织考虑了快速变化的内外部因素需求且能快速解决问题和调整质量管理体系。再次，将管理评审融入日常会议可以避免形式主义。质量管理体系本身并不产生直接的经济利益或价值，其应与组织实际结合，抛开组织的实际问题，单独的组织和开展管理评审，往往不能引起组织领导及高层的重视，且工作量不小，参会者很有可能因为不重视且图便利而敷衍了事。在实际情况中，有很多案例可以证明，例如管理评审提出的决策中常常会出现诸如“应增加某某岗位”、“应加强某某岗位或部门员工的某某方面培训”等大而不实的东西，至于为何会得出此种结论，为何应采取此种措施，以及措施执行的时限、方法、责任者等往往避而不谈，就更不必说其落实情况如何了。另外，将管理评审融入日常会议可以更好地实现全员参与，使质量管理体系与组织结合的更紧密。在日常工作会议的与会者中，并不一定都是管理层，但一定都是对组织某个具体领域非常清楚的人。如果将管理评审融入有这样人参与的会议中，既可以提高管理评审的质量，又可以提高员工的积极性，也可以使质量管理体系与组织的日常运营紧密结合。最后，虽然将管理评审融入日常会议有诸多好处，但不全面的评价是否会对质量管理体系的运行产生影响还有待验证。由于一次完整的管理评审所需的工作量是比较大的，而日常会议通常较迅捷，因此在日常会议中完成一次完整的管理评审是不可能的，又由于质量管理体系众所周知的是一个有机整体，因此仅用局部的信息进行决策是否会存有隐患值得警惕。总之，怎样将管理评审融入日常会议是一个非常值得探讨的话题。

以上是笔者对管理评审的简陋认识，即管理评审是可以与如年终会议类似的会议结合的，且管理评审是否还可以进一步地与日常会议相结合还需要进一步的探讨和论证。

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小结

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在其他管理体系中，例如环境管理体系、职业健康安全管理体系等，也都有对管理评审的要求，与质量管理体系相比，在具体表述上虽有不同，但其目的和本质是相同的。因此笔者认为上述在质量管理体系中对管理评审的论证对其他体系也是适用的。

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