荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具

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荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具2016-04-26

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" z8 A0 S) d: j0 h4 j4 H' |

每周二，认证君就开始感觉时间紧张，周计划里的很多工作都等着去处理，但有时越忙越乱，不知各位质量人有没有同感？今天，认证君为各位推荐一篇让你的效率提升10倍的7个人生工具，很多方法，其实也是管理工具。

1、6W2H法
2 n+ @1 `5 I6 l3 f: l- b

What：工作的内容和达成的目标；
Why：做这项工作的原因；
Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人；
When：在什么时间、什么时间段进行工作；
+ u# X4 o' T- g! R9 yWhere：工作发生的地点 ；
Which：哪一种方法或途径；
' }; i* z% J+ C* m2 v; pHow：用什么方法进行；
5 t& I5 M9 b( @4 M$ [0 v% g6 AHow much：需要多少成本？

【意义】：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

8 h6 v* ]+ y6 g) y6 ?) d* F2、SMART原则
7 O& ?+ F  q9 x$ g

Specific 具体的；
; u% D* p7 b; H( @1 ?Measurable 可测量的；
Attainable 可达到的；
3 p+ q7 ?& ~) f% J* U4 J% U( JRelevant 相关的；
Time based 时间的；
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( z) i" g( L1 x/ m! {【意义】：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。

0 H' M3 m0 g; G" v% K8 O3 I特别注明：

有的又如此解释此原则：
8 w6 g# V/ y- p  K——S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；
, e% ]; i7 g! O$ V  L  X8 ~——M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；
——A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；
8 Y* h6 N5 f! ?% Y+ D3 ~——R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；
/ P, d; k% y0 Z% U: _, @——T代表有时限(time bound)，注重完成绩效指标的特定期限。

3、SWOT分析法

Strengths：优势
Weaknesses：劣势
Opportunities：机会
Threats：威胁
% s% I" {! _! ^  V
% y# _* ]0 o( P) C6 a【意义】：帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

2 N- Q( G( p5 H# a4、PDCA循环规则
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Plan：制定目标与计划；
. V3 m" D& t, K9 f. Z* {3 dDo：任务展开，组织实施；
Check：对过程中的关键点和最终结果进行检查；
9 X" Z  v; B, T9 `" AAction：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。
) b7 M7 @! E3 P. ]9 C
【意义】：每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。

0 ~  K' T0 E7 ]2 Q& H0 V. D0 v; ~5、时间管理-重要与紧急
  v: G  L9 w% z

A、重要且紧急
紧急状况
迫切的问题
$ }+ Z( v5 L) z9 f% r" J- i, ]限期完成的工作
% O$ ^. n' G6 f6 J1 Y4 M你不做其他人也不能做
$ e' ~0 w+ J0 p! X" i
B、重要不紧急
5 y% V' Q0 b& t; m准备工作
- u5 X9 T, J5 R% T+ a9 A预防措施
价值观的澄清
" Y+ ]2 T  L! ]! a1 e计划
人际关系的建立
+ b/ Y" H' [; ]真正的再创造
' R$ r! B6 h! A- H7 g增进自己的能力
1 h7 v0 Y: L  s, [& M
% D$ ^* I  v0 Y9 F' Z  E4 @C、紧急不重要
造成干扰的事、电话、
5 h6 E5 G" E$ J# S6 d. P4 b信件、报告
会议
0 n* D1 e, f& \' k/ T5 R# m5 {) ~许多迫在眉捷的急事
符合别人期望的事
8 ^& I) a; ?6 x( @) D, D: d
D、不重要不紧急
忙碌琐碎的事
) t- E, [; h+ d广告函件
电话
* B% `+ T& y7 [: c逃避性活动
7 o  h  d! Q# }9 K6 I; p等待时间

" M9 J0 q( i9 D$ w. J  o优先顺序=重要性*紧迫性在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。

2 A: m! c8 r9 i/ p# D  A对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

6、任务分解法[WBS]

即Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动
% O! p4 v% T( @9 C
WBS分解的原则：
& O% k- g  a8 ]将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

9 {" [5 V- v7 n7 o$ cWBS分解的方法：
至上而下与至下而上的充分沟通；
4 R% e& P3 L, b  L9 ]一对一个别交流；
小组讨论。

WBS分解的标准：
分解后的活动结构清晰；
逻辑上形成一个大的活动；
集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；
所有活动全部定义清楚。
3 k% m, {( U  r( ]5 x6 i2 A, P' F
0 I0 Z: }' K, |- d$ g【意义】：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。

7、二八原则

巴列特定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。
* ]% H/ F  H' F: p
# Q" U8 {- ~9 H) n举例说明：
80%的销售额是源自20%的顾客；
80%的电话是来自20%的朋友；
; v$ f$ V: U, @; [+ X9 n0 Y80%的总产量来自20%的产品；
" I7 e, H5 g1 h1 Z/ N( u& j" g1 A& F80%的财富集中在20%的人手中；
% @3 l& `% @3 e) `; C& X4 {
) c0 N+ \% B7 g6 ~7 r+ m这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。
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: B7 M) {0 i( x; |5 b+ \
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