荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具

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荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具2016-04-26
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每周二，认证君就开始感觉时间紧张，周计划里的很多工作都等着去处理，但有时越忙越乱，不知各位质量人有没有同感？今天，认证君为各位推荐一篇让你的效率提升10倍的7个人生工具，很多方法，其实也是管理工具。

# {* `% P% o3 _; b8 [3 y1、6W2H法

What：工作的内容和达成的目标；
+ j1 V. A3 n/ W" [8 h' AWhy：做这项工作的原因；
Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人；
When：在什么时间、什么时间段进行工作；
5 T6 I+ K" \1 n3 S6 g4 OWhere：工作发生的地点 ；
Which：哪一种方法或途径；
4 f+ {  Z* k; e7 V+ C3 m* O7 d! U& AHow：用什么方法进行；
! ^+ I) l0 C  o3 V5 bHow much：需要多少成本？
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8 o9 ?8 q0 w- r" x* k5 M* C$ `* _【意义】：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

2、SMART原则

Specific 具体的；
/ g: B8 h2 o" Y6 K3 d, f# T* WMeasurable 可测量的；
Attainable 可达到的；
Relevant 相关的；
Time based 时间的；
: l$ N. i  \6 J7 e% M
7 ^. _4 g- _- i" x+ m4 a【意义】：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。
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特别注明：
+ g; s$ B5 G$ f8 r+ d2 U  a. R
5 G1 e! a- H/ `2 C1 d. s有的又如此解释此原则：
——S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；
8 e$ H* T+ `+ o# m$ I——M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；
——A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；
. F6 g$ v, B; y' v' h2 a, h* o——R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；
0 L7 Z9 u# a+ @——T代表有时限(time bound)，注重完成绩效指标的特定期限。
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3、SWOT分析法

Strengths：优势
Weaknesses：劣势
8 E6 v6 j! w9 OOpportunities：机会
Threats：威胁
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$ x/ L) ~6 @, a; ~【意义】：帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

4、PDCA循环规则

Plan：制定目标与计划；
( N$ Y- T+ {: H4 Y# \* d: l7 JDo：任务展开，组织实施；
# i$ `9 ~' ^2 k  l; ~' }" SCheck：对过程中的关键点和最终结果进行检查；
Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。
& l, h8 X$ r; B) I
/ M' `; o6 K& |+ A- t/ H; H【意义】：每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。

* c3 L. ?% [% k. r8 l! r5、时间管理-重要与紧急

A、重要且紧急
紧急状况
5 M; v" @+ D" D& S迫切的问题
9 e* K5 `- R. k; Z- b0 G/ ?限期完成的工作
你不做其他人也不能做
+ {! q8 {$ e3 g* ]
, f4 x; S* i1 \! |& NB、重要不紧急
准备工作
0 v& ~' x) K7 j% s4 s0 `" V预防措施
价值观的澄清
计划
2 j* S+ Q- w6 N3 u$ v人际关系的建立
  U; B9 |0 O7 }+ n% }1 G9 k8 }真正的再创造
' _0 L/ [0 C) \+ a7 h0 x增进自己的能力

8 e- m$ k+ D- n7 @C、紧急不重要
造成干扰的事、电话、
; y# e; X  K+ S信件、报告
会议
许多迫在眉捷的急事
: F* ?  R3 ~: r9 |符合别人期望的事
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D、不重要不紧急
' s  }% y/ V! B6 H* s' w  y3 L) c' r忙碌琐碎的事
广告函件
电话
逃避性活动
等待时间

; e- S- t' l- N# ~7 d& Y优先顺序=重要性*紧迫性在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。

对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

) p2 M" d9 E. s$ W; H6、任务分解法[WBS]
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即Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动

WBS分解的原则：
+ y% |% w( m7 p1 q  @0 }0 }7 |: O' v+ M将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

WBS分解的方法：
至上而下与至下而上的充分沟通；
8 E8 C/ Y9 l9 }5 y4 B1 D3 J一对一个别交流；
/ C1 D$ `, {% O4 ]0 ]9 ]0 ^小组讨论。

7 }3 v7 Y) c  ?& N9 R3 h4 iWBS分解的标准：
+ a1 ~. E: z& S# ]+ l分解后的活动结构清晰；
逻辑上形成一个大的活动；
集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；
所有活动全部定义清楚。
$ X, s& K$ |2 d, t
: g( e, h* g( x( y! z; f【意义】：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。

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7、二八原则

巴列特定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。

2 B) ]  w- }" j, ?- @) j5 i举例说明：
. v8 a: e5 V% Y  K/ {4 u/ G80%的销售额是源自20%的顾客；
% ~3 o' w# ^: \4 u80%的电话是来自20%的朋友；
80%的总产量来自20%的产品；
80%的财富集中在20%的人手中；
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这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。

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