提升内部审核工作实效性的关注点

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提升内部审核工作实效性的关注点

原创 王敬 中国认证认可 今天
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质量管理体系内部审核是企业质量管理体系关键的评价手段之一。相比外部审核，内部审核在严格遵从外部审核同等要求的条件下，具有一定的灵活性，企业可根据体系运行的实际情况适时组织内审，从而及时发现体系运行中的问题。企业如能发挥和提高内审的作用，能长久地、持续地为企业改进提供机会，弥补外审的不足，实现组织质量管理水平的持续改进和产品质量的不断提高。

然而笔者在参加外审时发现，不少企业的内审工作不受重视、流于形式、走过场，没有达到预期效果，如何开展有效内审已经成为企业和认证机构共同关注的课题。笔者结合审核实践提出自己的认识，以期为企业提升内审工作的实效性提供参考。

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内审员素质是有效内审的基础

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众所周知，素质优良、熟悉标准、具有一定审核经验的内审员队伍是企业的宝贵财富。由于内审员水平的高低、专业能力的强弱，直接制约着内审工作的质量并影响着工作成效的好坏，所以企业应该重视内审员的学习和培训。例如，可以定期在内部召开交流会，邀请有经验的老员工介绍自己的经验，促进各个员工之间互相探讨、互相学习。同时，还可以采取走出去的方式，定期派遣一批内审员到外面去学习培训。或者，还可以请相关审核专家到企业召开讲座，传授先进的工作理念和方式。只有这样加大培训教育力度，才能够帮助每一位内审员不断提升综合素质，能够及时发现问题并解决问题，有效降低内审过程中由于能力不足而出现顾此失彼的现象。

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如果组织内审人员的数量较少且能力参差不齐，可以聘请外部的专业审核专家参加到企业内部的审核过程中，让专家对内部审核员进行指导和帮助。这样不仅能够有效克服在审核过程中出现的困难，还能够提升审核效率。

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切合实际的内审方式、频次是有效内审的前提

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内审方式分为集中式内审和滚动式内审，集中式内审可在一个短时间内将全体系的运行情况进行评价，滚动式内审采用分期、分块或分产品审核方式。前者较集中，一次性审核结束，后者需要较长的时间才能知道全体系的运行情况，但后者由于每次审核的范围小，审核所需的资源少，也可在每次审核时利用与集中式内审同等资源时进行更加深入地专项审核。选择内审方式时，应结合审核资源、审核目的而定，选择最有利的一种方式即可。

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内审的频次由企业自主安排。内审安排一般分为例行性内审和特殊情况下的临时性内审。例行性内审是一种有计划的内审，企业按照年初或上年底或上一次例行性内审结束后制定的计划进行内审。临时性内审具有针对性，往往是针对当前企业内部出现的问题或体系的调整进行的审核，找出问题产生的原因并进行下一步改进，效果较明显。下列情况企业可考虑实施临时性内审：重大质量事故或顾客有关质量抱怨连续发生时；企业的质量方针、质量目标需要变化时；质量管理体系发生变化时；体系依据的标准或组织的机构发生重大变化时；市场需求发生重大变化时。例行性内审一般以企业一年进行一次或两次较为适宜，为了确保体系及时得到改进，也有企业将内审作为一种常规性的体系运行检查活动或有针对性地实施一些专项审核。临时性内审的频次应完全根据企业的实际情况而定。

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高层领导重视是有效内审的动力

任何组织的活动，领导重视不重视，效果会大相径庭。内部审核是一种持续的内部管理行为，高层领导重视，并给予内审大力支持，才能确保内审工作的顺利开展并取得实效。高层领导的质量意识和参与质量审核活动的程度和频率，可以在很大程度上决定企业管理体系实施的水平。高层领导只要重视，很多内审中出现的问题就会更容易解决。

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把握好内审过程“五关”是有效内审的关键

1.把握内审策划关

审核任务明确、策划周密，是成功内审的开始。企业必须在审核组的组成、审核的行程安排、审核日程的确定、审核内容的确定等方面周密策划，全面按要求制定审核活动检查点，避免漏项，同时策划应与企业对质量管理体系的运行要求相一致。

内审组成员应当由经过培训的内审员组成，内审组长需要具有管理整个审核工作、把握审核方向的能力，并被其他内审组员所认同，这样才能顺利开展工作。在内审组成员的组合上，应考虑多种情况的结合，如考虑新老内审员结合以方便沟通，考虑内审员的水平高低组合以便于整体水平的提高，考虑专业不同的内审员结合以利于对各个专业的深入审核，考虑内审员来源以便于了解各部门体系运行情况并进行横向比较，等等。

内审小组事先要明确分工，突出审核重点，同时对受审方以往出现的不符合和潜在的不符合进行内部沟通讨论，编制内审检查表时内容应涵盖验证体系纠正措施的有效性。内审检查表的编写需要多渠道的信息输入：平时顾客的质量投诉、抱怨，组织内部问题的反馈；新供应商资格认证预审时顾客提出的改进建议和审核发现；外审时的审核发现；体系运行中效率低下或职责不明确的事件等。通过仔细的分析思考，编制针对性和操作性强的内审检查表，内审员合理选择取样方式和审核方法，突出取样方法和取样的代表性。

2.把握现场审核关

现场审核是对受审核部门现场进行的审核活动，一方面是对受审核部门的质量管理体系标准和相关文件的具体实施现状、质量管理体系运行情况作出客观分析和判断。另一方面是对受审核部门的质量管理体系作出评价，用以证实受审核部门已经实施并保持了一个有效的质量管理体系。

现场审核活动一般包括：召开首次会议；现场审核（收集和验证信息，获得审核证据，形成审核发现）；准备和形成审核结论；审核过程中的沟通；召开末次会议。

内审员在现场审核时，一般根据内审检查表实施审核，当发现不符合时可适当多抽样或偏离检查表进行追踪审核。现场审核应控制好审核时间、审核内容、审核气氛，确保按时、按质、按量完成规定的审核任务，并确保审核有效性。为此内审员应按如下要求进行现场审核：

（1）如实并清楚地记录审核发现，特别对不符合事实或存在问题的事项，描述应力求具体，具有可追溯性；

（2）自己抽样并让取样有代表性，如按产品类别、产品规格、生产时间等实施分层抽样，抽样量的多少可根据产品实际生产量确定并成比例；

（3）提问时不可以暗示或其他方式向受审方提示答案；

（4）查阅文件、资料与到生产现场收集证据的时间，宜各占总审核时间的50%；

（5）集中精力，将所有安排的时间均用在审核中；

（6）按照PDCA方法实施审核，并结合一些先进的管理理念和方法，带动被审核部门理清思路，巩固或吸纳先进的管理理念和方法；

（7）发现不符合，应尽量深入下去，为确定不符合原因打基础。

3.把好问题判定关

内部审核不单纯是挑毛病，更不是单纯地开不合格项，而是通过内审使管理水平得到不断地提升，及时发现体系运行中陈旧的弊端及新出现的阻碍企业发展的滞后项，使体系随时有效地得到完善和持续改进。内审组在充分讨论的基础上判断发现问题的不符合状态，判定不符合项条款应由表及里，即根据现象把握本质，准确判明产生不符合的原因，发现问题的核心因素，准确找到提高和改进质量管理体系的机会之门。

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4.把好问题汇总关

内部审核实施后由内审组长组织进行对审核发现问题汇总，在实施内审汇总时，应使用统计技术，统计分析出各类不符合及其在各项专业管理中的分布、共性问题以及各方面主要存在的问题，确定出企业管理的薄弱环节和改进重点，并筛选出重点或有代表性的不符合作为内审不符合项。内审组长在审核末次会议上应对审核发现（特别是不符合的审核发现）、体系运行评价、结果等进行详细通报，并可针对这些薄弱环节和改进重点提出改进的进度要求及建议的改进措施等。

5.把好纠正措施验证关

内部审核是管理体系质量改进活动的一个重要的、正常的信息来源、依据和推动力，每次内审之后，都应使质量改进行为取得成果，这是衡量内部审核实际效果的基本标志之一。内部审核后续工作包括被审核部门实施对内审中发现的问题提出的纠正措施以及内审员对其实施情况的跟踪审核和验证工作。这两项工作的落实直接关系到内审工作的成效，是完善质量管理体系的重要组成部分，是提高管理工作水平的有效途径，必须把内审过程和内审后的整改放在同等重要的位置，充分发挥内审工作的全部功效，完善质量管理体系。同时，改进时应举一反三，以克服审核中抽样带来的风险，并应注重不符合项纠正措施的长期效应，在验证合格之后继续给予足够的关注，防止已出现的不符合项或问题项重复发生。

制定奖惩制度是有效内审的保障

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企业内部的相关领导一定要加强对内审工作的重视程度，设立专门的监督检查部门，完善相关的奖惩制度。同时，针对内审要做到跟踪问效、持续改进。针对内审员在工作中能够及时发现问题或者是发现问题多的，要给予一定的物质奖励或者是精神奖励。而对于在内审过程中走马观花、敷衍了事的人员，要给予一定的批评和处罚，保障内审工作的质量和效率。

内部审核作为一项质量管理活动，要想加强实效性，就应该立足于质量管理体系相关要求，开展有效的内部审核活动，把工作落到实处。只有扎实开展内部审核，才能了解体系运行的真实状况，了解真正的薄弱之处；只有找到真正的薄弱之处，才能对症下药采取切实有效的措施加以纠正；只有纠正措施得到有效落实，持续改进才算基本完成，才可以寻找新的机会实施新一轮的持续改进。提升内审工作的实效性，能够强化工作程序的规范性，持续改进企业的质量管理水平，满足企业发展进步的要求，推动企业产品质量得到更加良好的改进和提升。

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钢铁侠110

现在很多外审都是敷衍了事，内审的价值很难被老板看到，所以很难被重视

fanbaihang

文章说，“例行性内审一般以企业一年进行一次或两次较为适宜，…”，
这里的“大师”还反对吗？还会责问准则有一年至少一次的规定吗？还鼓励外审时没见到企业适时的内审活动，让审核员在记录上写一句 “（上次审核后）未发生” 就完啦？

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借用一句：理想是丰满的，现实是骨感的

fanbaihang

内审是“自检”，外审是“专检”。