分享｜《调整、合作、巩固——协调审核、同行评审、评估和类似监审活动的优越性》

wxsunhao

分享｜《调整、合作、巩固——协调审核、同行评审、评估和类似监审活动的优越性》
2017-04-26
+ b& n8 ~  x+ b  ]$ o

• 在许多组织中，多个部门实施各种评审和审核活动而没有充分的协调与协作；
• 组织内部隐藏着一些改进监审活动的整合与协调途径；
• 这种协调有助于更好地分享知识与技能，最终高效地配置出有能力的监审团队。
  
  , A0 V! x: h2 T; p/ D) I+ a) p

对于大多数组织来说，在第一次接触1987版ISO 9001标准时可能并不会意识到，今后还要接受由此繁衍而来的一个或多个有着类似要求的标准特定行业解释、标准和指南。

于是，世界各地的组织对适合其市场位置管理体系的研究、开发、文件化、人员配置和实施上进行了可观的投入并持续进行着投入。这些体系的有效性一般要通过独立审核来加以验证。

例如， 生产复杂工程设备的组织可能会选择超出正常管理体系的要求，指定具有丰富经验、项目以外学科专家组成的团队，对其同行的工作进行抽样以进一步确保设计技术的充分并推行一致运用部门技术规范。

管理层可以指定一些老虎团队（由特殊领域的专家基于某一特定任务而组建成立）处理一些特别困难、敏感或涉及广泛的问题。在多阶段项目中引入门限评审，可以证实其已满足组织能够继续进行的先决条件。

你可能会想， 我所说的那些监审活动， 与结构化质量管理体系（QMS）审核相比，二者在本质上是相同的——由一或多个有资格的人员将现有的产品或过程与规定的条款或期望进行比较，证实其可接受性或提出某些措施。这些监审活动消耗了大量的时间、资源、费用。

质量部门尤其能起到一种战略性作用，即通过全面合并冗余的实践和程序，使相互关联的监督程序和过程成为一种系统、周期性的分析，在节约资源的前提下得到最有效的结果。

在日程安排、策划、配置资源、执行评审、报告结果和后续活动中有效整合监审活动、消除冗余，能够提高每个相关管理体系的效率，减少对相关的项目、员工和相关方的影响。

由质量部门组织对以往未经识别的监审活动进行的更包容的趋势分析和管理评审，也可以创造出能使相关管理体系极速提升、持续改进的环境。

监审团队除了质量部门，还有其他几个部门也可能被指定或承担执行监审活动的职责。例如：

• 风险管理体系的正式评审一般由风险管理专业人员进行；

• 安全通常是由单独的部门行使报告职责；

• 分支机构或执行管理人员一般实施正式门限评审和定期项目评审；

• 对电子、管道系统、文职和其他与设计有关的过程和产品的同行评审是工程部门的职责；

• 通常是指派从事环境事务的员工从事环境管理体系（EMS）的职责。

  
  

有时来自组织不同部门，具有多种技能和经验的人员，执行诸如风险评审、技术同行评审和门限评审等基本与质量审核相同的监审活动。

像质量管理体系、环境管理体系及健康和安全管理体系的审核员，定期执行监审活动的人员应体现出其在审核规程和基本审核技术方面的能力，取得事先规定准则的资格，此外还要保持公平和客观。而一些中小企业中的人员，被临时性指派向监审团队提供为实现某种特定目标所需的技术专业知识，就不需要具有同等资格。

团队领导
8 t, P3 X2 i  A1 I+ ?3 h  Z  d

任何监审团队至少应有一名成员具备高级审核员同等资格并被指定为团队的领导。根据所策划监审的范围、复杂性和时间表，监审团队也可以只有一名成员。而以下情况则需要有几名团队成员：

• 策划监审活动的范围比较广泛；

• 可承担相应责任的人员有限；

• 总体日程安排太紧张。

  
  

团队领导是与所有相关方进行沟通的关键，特别是首次会议、末次会议，以及对最新审核发现不合规和潜在不符合及任何改进机会需要讨论时所召开的中间会议。除了那些实际执行和参与监审活动的之外，相关方还可包括责任部门的领导、公司管理层、客户代表和观察员。

作为团队领导，必须保证按时完成监审目标并保证团队在以下时刻的有效性：

• 收集相关数据；

• 分析记录；

• 会见责任人；

• 形成对相关要求不符合的清晰描述；

• 明确表述改进的机会。

  
  , `  B7 D6 [  D$ J+ z  x

同时，团队领导还代表整个监审团队与管理层交流。

尤其处在中小企业特定领域中，团队领导应当在执行监审过程中密切监督那些不知如何保持客观以及不能确定纠正措施时应包括哪些条件的成员。

例如，监审团队成员可能只是简单地指出“……规范要求运行压力为1500psi（磅/平方英寸）”而忽略了对规定压力是否令人满意的说明。在任何情况下，团队领导必须确保在监审活动期间收集的信息准确地记录了观察条件。

团队领导还必须确保评审数据的准确性，能有助于报告结果并支持团队的审核结论。而且，由于监审记录可能会调用于解决争议，因此它们必须无懈可击。

检查表的作用在执行任何形式监审时，最有用的工具可能就是检查表，特别是那些对所检查的内容不太专业的人员。有时，对于有技术能力的团队成员，检查表也可供评审时在相同效果的工具集中按个人偏好选择。

事先建立、最新的检查表可以提供在有关行业、法规、合同和组织体系的要求和规范基础上接受与拒绝的准则。检查表即使对有经验的审核员也能提供确保对有意义特性进行系统的验证。

检查表还提供了评审客观证据不容置疑的记录，特别是不符合的证据，以及在监审过程中所接触人员的姓名和位置。

策划方案与日程安排相统一
# V" O! P5 B1 y5 I( t. J: _& k

与质量管理体系、环境管理体系及健康和安全管理体系的审核一样，门限评审、同行评审、评估、监督审核和类似的监审活动应当考虑如何针对受审活动的重要性和它们的状态。

此外，对以前监审活动的结果也应加以合并，考虑是否有可能减少对人日工作量和生产率上的影响、能否降低成本。

利用矩阵可以对每项监审活动的管控程序和控制加以识别，包括：

• 质量管理体系、环境管理体系及健康和安全管理体系的审核；

• 风险评估；

• 门限评审；

• 项目管理评审；

• 同行评审。

  
  

从对控制程序本身的识别开始，应该就最常见的事项和控制要素进行提问，而不论该组织是否属于特定行业或哪种组织类型。具体的问题是：

• 控制程序是什么?

• 谁负责实施？

• 过程目标是什么？

• 相关方是谁？

• 这些监审活动是否需要日程安排？

• 这些监审活动是否需要向相关方报告？

• 不符合项是否需要识别、报告、控制和解决？

• 由谁负责纠正措施？

• 谁负责验证所采取纠正措施的有效性？

• 对后续措施是否要求进行记录？

  
  

如何选择适当过程进行监审，很少有文件资料作为参考依据。而监审活动的日程安排还概述了选择该过程或领域进行监审的理由，使策划目标和其他值得注意的信息易于证实和检查。

例如，监审某一过程的日程要证实以下事项：

• 持续改进——对已知数据的分析能够评价过程变更的有效性，从而识别和解决在设计模型评审时记录的意见；验证工作应集中于过程的改进，特别是解决方案的及时性和适用性。

• 工作环境——要确保设备处于正常、清洁和修复状态以支持产品的接收、存储与交付；物理环境，特别是不同季节所对应的温度和湿度、噪音水平和照明亮度等，都应当纳入考虑范畴，以促进员工士气、客户满意度和组织经营绩效的提升。

  
  

不符合项描述及其纠正措施

在传统审核中，所有相关方一般都能在还不是很明显的情况下就较好地理解哪些因素导致实际的不符合；而另一些监审活动，不符合的定义则很难予以明确。

质量管理体系、环境管理体系、健康和安全管理体系通常要求制定并采取纠正措施消除不符合的原因，以防止其再发生；而其他监审活动，如门限评审、同行评审和评估等并未对纠正措施进行强调。

组织应建立形成文件的程序，以确保在门限评审期间对未能完成某些先决活动或未完成强制性文件规定事项的原因进行调查。这样可使将来的门限评审受益，过程改进才会发生。

因此，有必要事先就对那些构成可报告的不符合项的因素建立一个合理的定义，不论它是各类体系审核还是任何其他类似监审活动的结果。

参与活动的各相关主体应当合作， 共同确定最广义的不符合项概念， 使其能够进行广泛解释和应用——当然，也要考虑任何适用标准中的定义。

例如，国际标准化组织（ISO）和职业健康和安全评审（OHSAS）系列标准1-5定义的不符合是“未满足一项要求”；美国质量学会（ASQ）词汇中将“不符合”定义为“未满足一项规定的要求”。因为单词“规定的”从ISO和OHSAS定义中删除，而“要求”一词则适用得更加广泛。

定义还应当考虑不符合实际或潜在影响及其严重程度的条款，即：无论所报告的不符合代表了关键少数（例如，能够引起或已经引起实质性后果的潜在或实质性系统失效）还是“琐碎的多数”（例如，属于管理性质且就其本身而言不会引发任何实质性后果的有限系统失效）。

最严重程度，即认为要求采取最严格的纠正措施，应该是那些实际上导致实质后果的体系失效。

将任何潜在体系失效确定为较轻严重程度的不符合，这种做法是适当的。代表琐碎大多数的不符合将包括最低严重程度的不符合。总之，所有明显的不符合都应当报告并得到纠正。

管理层还应当将合作各方共同确立的方法制度化，以确保负责纠正不符合的执行人员能够识别根源，根据需要识别出抽样总体中存在的同样或类似不符合的范围。然后，由管理层负责制定纠正措施落实的具体时间安排。

确定根源及其程度可以通过彻底调查、基于实际认知的推测或是将二者结合得以完成。然而，人们经常修改所报告不符合的描述，并有意或无意地暗示这是根源所在。

例如，报告不符合的根源是“在2014年6月3日检查中发现的不安全设备未按要求退出工作”，很可能由于时间匆忙而被错误记录为“不安全的设备没有退出工作”。

缺少了对不符合根源的识别，就不可能提出能够有效防止其再次发生的纠正措施。因此，义不容辞的职责是评审并接受建议解决不符合，确保找出的根源和采取的纠正措施是适当的——全部纠正措施均能得到有效实施，才有望防止再发生。

在后续监督期内发现同样或类似条件时，就能有力地表明纠正措施的增值作用，从识别根源的有效性和可接受性开始。

来自组织各个源头部分中有知识的代表应当检查那些质量管理体系、环境管理体系、健康和安全管理体系审核的结果报告的不符合，以及同行评审、评估和监督以识别各种趋势；随后，最高管理者应将这些信息纳入管理评审。

质量和监审活动的合并
6 s. j' o& h8 T+ Z- B

组织可以选择建立除质量管理体系、环境管理体系、健康和安全管理体系审核以外的监审活动，特别要考虑组织的专用过程和产品。例如，这些措施通常是想要：

• 进一步确保只产出符合要求的产品；

• 减少风险的概率，在遭遇风险时将其影响最小化；

• 证实技术标准的应用；

• 提供对过程有效性的独立分析。

  
  

由于这些监审活动（ 如管理评审）通常独立构思和开发，它们的控制程序应当加以共同分析，以避免各种昂贵、低效甚至无效的监审方法。

相反，安排具备能力的人员管理和执行监审活动——始终在日程安排基础上采用经过验证的审核方案可有效地节约人力——并制定出对纠正措施的测量，结合报告和保持记录就有可能产生出所期望的结果。

质量部门必须到现场一线，识别出这些监审活动的共同性，支持合并和协调工作，从而获得规模效益。

通过一个中心逐步把适合的监审活动有效地协调和合并，将有望消除在当前在不同领域间提供类似体系有效性和适用性保证的组织障碍。

在不同的监审活动之间有了较好的整合与协调，就有可能更好地分享知识和技能，最终为有能力团队更有效地人员配置做出贡献。监审团队的成员，通过他们共同的目标、方法、培训、资格条件和认证而更加团结，从而变得更有凝聚力，并巧用方法为整个组织增值。

在得到对相关联的监审活动和绩效测量方面全面和深入的趋势分析和改进建议后，最高管理者可以找出未来变革的需要，以及在经过数据证实上的体系创新。

如果需要，某一管理体系的维护和第三方认证所涉及的同步监审结构自然也能提供规模效益，避免建立和保持过多的程序和表格。

/ i2 G. ?" q) c' [9 T. ^4 _; K

启动合作

组织的完全整合形成惯例尚需时日。无论如何，质量专业人员应当开始合作工作以提取共同目标，并利用适当有资格的人员实施经过证实的审核技术和程序，同时节约组织资源、提升所有相关方的满意度。

为了给质量专业人员的工作增加合法性，国际认可的商业协会、标准化组织和监管机构也应当启动将类似监审活动合并的措施并建立可行的标准和指南。

作者简介：

卡尔· 欧兰德（ Carl M . Oland）：美国德州塞普瑞斯欧兰德公司总裁，曾就读费城天普大学、波士顿东北大学和休斯顿大学；美国质量学会（ASQ）资深会员及ASQ认证的质量审核员。

译者：箫笙

5 `- g- L2 g4 P, ~5 j