这样指定“管理者代表”合理吗?

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这样指定“管理者代表”合理吗?2015-07-23 [url=]中国认证认可[/url]
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文章结合审核案例，指出有些企业在指定管理者代表时存在的不良现象，通过电话回访帮助企业理解管代的作用。

两年前，我受认证机构委托作为审核组长，审核南方某企业。接到委托后，我着手对企业的质量手册、程序文件进行审查。在文件审查过程中我发现一个特别的事，管理者代表是总经理自己本人。

从事审核十余年，我从来没有碰到这样的情况。我个人认为该公司的质量手册中指定的管理者代表不妥当，于是按照企业的要求，先与企业的辅导老师进行了沟通，希望能够结合企业的实际进行必要的调整。企业聘任的辅导老师对此问题不屑一顾，其交谈很不友好，“总经理指定自己为‘管理者代表’不行吗？有什么问题吗？标准没明确规定，审核组也不能拔高要求嘛。”我想我没有必要与这位仁兄电话中逐一讨论标准的真正含义。于是我按照审核委托的联系方式与企业老总进行了沟通和交流，了解到企业老总对标准理解不多，一般听从辅导老师的意见，也不大了解“管理者代表”这一角色在体系建设中的作用。我没有空洞解释标准要求，只是结合企业管理及公司运作的实际，谈了谈我的一些看法，谈到了设立管理者代表这一职位的目的，是有助于协助其更好的履行质量职责，有助于构建和运作企业的质量管理体系，有助于在公司内提高员工的质量意识，有助于对公司产品形成过程进行有效监控。通俗讲，为总经理分担质量事务，预防质量问题发生，协助总经理控制产品质量、确保过程受控、确保质量稳定等目的。管理者代表必须定期或不定期向总经理报告公司质量管理体系的绩效和任何改进的需求，但资源配备的最终决定权仍然由总经理行使。沟通至此，这位老总终于说出了真实的想法，自己担心权力受到影响，又不了解标准要求，听从了辅导老师的“忽悠”。

后来,这位企业老总询问了管理者代表的工作职责及管理流程，我通过交谈的方式进行通俗的解释。另外，还告知企业老总，对于民品企业，管理者代表可以由公司的副总及部门经理兼任，如果任命公司的部门经理为管理者代表，必须给予其必要的权限，让其真正能够起到“管理者”和“代表”作用，在公司质量体系建设活动中，管理者代表是公司的领导层，应参与公司决策；如果是军品企业，GJB9001B-2009标准有明确规定，“管理者代表应是能参加质量管理体系决策的最高管理层的成员，并具备履行以上职责所需的技术和行政管理能力。”这位老总对管理者代表的作用理解了，进而对质量管理体系标准产生了浓厚的兴趣。事实证明，这几次电话交流对后续的现场审核产生积极影响，通过几个月的试运行,企业在接受审核后，给我们审核组很高的评价，认为体系建设促进了企业的发展，起到了增值审核的作用。

“管理者代表”的指定，从字面上讲，至少具备两方面条件。一是要在体系建设中能够代表最高管理者，最高管理者不给予其权力是代表不了的；二是要有能力代表最高管理者行使质量方面的职权，如果其没有建立质量体系的能力，不懂质量管理、不懂过程控制、不懂产品专业，也是胜任不了的。

“管理者代表”的指定，质量体系标准也是有规定的。GB/T19001－2000标准实施中，在管理者代表的指定存在很多弊端，GB/T19001－2008标准对其在管理者代表的指定方面进行了限定，这是标准的进步。GB/T19001－2000标准5.5.2条款仅要求“最高管理者应指定一名管理者”为管理者代表，除限定“管理者”外，几乎没有任何限定。在2008版标准实施前，很多企业存在外聘兼职的管理者代表情况，有的兼任多家的管理者代表，严重影响了体系建设实质性开展。其实GB/T19001－2008标准对“管理者代表”由谁担任是有要求的，2008版标准对指定管理者代表的范围进行了明确，规定“最高管理者应在本组织管理层中指定一名成员”，增加了“在本组织管理层中”和“成员”的要求，明确管理者代表是由最高管理者（公司总经理、工厂厂长等）指定的，且必须在本组织的管理层中指定，不容许在组织外或管理层以外指定。2008版标准指定的是管理层中一名成员，隐含明确了被指定的“成员”是除了最高管理者（指定者）外的其它“成员”。 GJB90001B-2009标准规定就更加明确，补充规定“管理者代表应是能参加质量管理体系决策的最高管理层的成员，并具备履行以上职责所需的技术和行政管理能力”。就质量管理体系标准GB/T19001的两个版本而言， 2008版标准是针对2000版标准在“管代”任命存在的问题，对管理者代表指定进行限定，也是质量管理八项原则的具体体现。

然而2008版标准实施后，某些企业曾出现“总经理指定自己为管理者代表”情况，总经理又缺乏质量体系建设的经验或必要的能力，实质上取消“管理者代表”，这与2008版标准实施前存在兼职的管理者代表相比，情况还要糟糕，这也绝对不是2008版标准的本意。

“总经理指定自己为管理者代表”的做法，既不符合标准精神，也影响质量管理工作的实际效果。审核组现场审核时，应建议调整，避免此问题对质量体系建设造成不良影响。

文章来源：北京军友诚信质量认证有限公司 作者：匡远学

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【争鸣】也谈管理者代表的指定2015-07-24                                                 [url=]中国认证认可[/url]

本微信昨天刊登了《这样指定“管理者代表”合理吗？》一文，由此引发了广大读者的热议。亦有戴凌、戴吾善发来此文展开讨论，百家争鸣！

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在需要质量管理体系认证的组织，都设有“管理者代表”一职，这是GB/T 19001-2008《质量管理体系要求》（简称国标）和GJB 9001B-2009《质量管理体系要求》（简称国军标）的要求。谁来担任管理者代表一职，各组织有不同的做法。在军工行业、大型国企一般由总工程师或副总经理兼任管理者代表，满足了国标和国军标要求。但在中小型企业、特别是民企由总经理兼任管理者代表一职也有不少。这引起了审核员之间的不同看法。本人从事咨询、审核十余年，根据本人的工作实践和对标准的理解，现对此事作如下探讨：

一.最高管理者可以兼任管理者代表。

国标要求“最高管理者（在最高层指挥和控制组织的一个人或一组人）应在本组织管理层中指定一名成员，”作为管理者代表。最高管理者也是管理层中的一员，标准没说最高管理者不可以兼任管理者代表。国标中“无论该成员在其他方面的职责如何”，说的就是这个道理。最高管理者指定的一名成员，可以是别人，也可以是自己。在我国“谁主管、谁负责”是组织管理的一条基本原则。在企业里，产品质量、安全生产、保密资格认证等方面，最高管理者都是第一责任人。GB/Z19036-2009 《质量管理体系GB/T19001在中小型组织中的应用指南》标准中5.5.2条款：“由谁日常管理组织的质量管理体系。在中小型组织，业主或经理承担这一角色是适合的。管理者代表的一个关键职责就是知晓质量管理体系的业绩和改进的可能性。当业主或经理不能亲自履行该工作时，应保证他们获悉该工作的情况”。以上条款对中小型企业管理者代表的承担者有了相关要求。

例如：浙江宁波有一家工厂，常年为汽车行业配套冲压弹簧垫圈，该厂共有员工7人，夫妻俩人加儿子媳妇，再雇佣3人，每月批量供货弹簧垫圈，按汽车行业要求，必须通过质量管理体系认证，总经理兼管理者代表是很正常的事。难道另外需要找一个人来分担管理者代表一职吗？

有的小型组织机构设置较为简单，在行政管理上最高管理者（老板）是一统到底，若其指挥和控制质量管理体系游刃有余，那么完全可以不再另行指定管理者代表，而由最高管理者本人直接负责建立、实施和保持质量管理体系。问题不在于最高管理者能否兼任管理者代表，而是在于最高管理者是否能胜任标准要求的管理者代表的四项职责。

二.认证组织为什么要设管理者代表一职。

为什么要在认证组织内设一个管理者代表，这是标准要求。对于大型组织来说，最高管理者的工作千头万绪，质量管理仅是其关注的一个方面，尽管他是第一责任人，但他很难将全部精力集中在质量管理上，所以指定管理者代表并不是为了减轻或转移最高管理者的质量职责，而是为了减少最高管理者有关质量管理体系运行中的大量事务性工作，强化最高管理者对质量管理体系的推动和领导职能。因此，管理者代表作为最高管理者的全权代表，应对质量管理体系的建立、实施和改进承担组织、指导、协调和监控责任。军工企业一般由总工程师兼管理者代表，这样技术和行政管理能力都满足国军标要求。现在允许民企进入军工行业，但在民企，尤其是小型民企，人员流动性大，能力良莠不齐，很难找到合适的人员来做管代，反而是企业的业主（总经理或厂长），由于是自己的企业，对企业的管理既熟悉又有执行力，能更好的实行管代的职责。

三、非管理层成员不能担任管理者代表。

国标要求：“最高管理者应在本组织管理层中指定一名成员做管理者代表。”国军标要求更高：“管理者代表应是能参加质量管理体系决策的最高管理层的成员，并具备履行标准要求的管理者代表四个职责所需的技术和行政管理能力”。

在我国，“官本位”的思想仍然根深蒂固，尤其是在大型组织中，管理者代表权限的大小往往和其行政级别的高低密切相关，行政级别低的人员尽管是“钦差”往往也会调度不灵，所以基层员工是不能被指定为管理者代表，一个是权限问题，一个是能力问题，主要是权限问题。俗话说：“参谋不带长，放屁也不响”。有些员工具有高级审核员资格，曾经担任过部门长甚至是管理者代表，能力水平行，由于机构变动、岗位调整、年龄，健康原因等变化，不再担任领导职务，便不能担任管理者代表了。例如：上世纪八十年代，质量上等级，全面推行TQC时，曾有一种说法，“质量管理部主任比其他中层干部高出半个头”，也是由于中国国情所决定的。国军标要求“管理者代表应是能参加质量管理体系决策的最高管理层的成员”。目的就是让管理者代表的指挥棒能畅通无阻，有效运转，做到有令则行，有禁则止。

四、管理者代表可以一正多副。

管理者代表的任命还有另一种情况，例如：一家生产不锈钢管的企业，公司总部在上海，生产基地在浙江长兴。企业在做军品第二方审核，总经理介绍XX同志为公司副管理者代表，审核组长对此表示了不认同，认为标准中没有副管理者代表一职，还建议企业应认真学习标准。

在私下沟通中，审核组长了解到，副管理者代表不是该公司的专利，在建筑行业、连锁企业中，总部设在某地，工地和连锁店分布全国各处，设一个或几个副管理者代表的情况很普遍。事后审核组长对此前的说法表示了歉意。其实，全面质量管理和质量保证标准化技术委员会、中国合格评定国家认可委员会、中国认证认可协会三家编著的《2008版质量管理体系国家标准理解与实施》一书中，在5.5.2管理者代表条款下，理解与实施要点有专门解说：“对于拥有一个以上的现场（或场所）的组织来说，可以在每一处现场委派一个人作该区域的管理者代表，但组织质量管理体系应有一个总的管理者代表，只能由总的管理者代表对组织全权负责”。另《GB/Z19036-2009 质量体系GB/T19001在中小型组织中的应用指南》5.5.2管理者代表条款中也有这样的陈述。

五.结束语

2015版的ISO9001标准将于9月份正式发布，新版标准增加了对有关领导的要求，突出了最高管理者的主体责任，不再有对管理者代表进行要求。质量管理体系的建立、实施、保持和持续改进，被称为“一把手工程”，本人对此深有体会。本人曾在一家企业担任管理者代表，一次管理评审，总经理说管理评审会是形式而已，并没有认识到其重要性，像例外放行批准要求等方面和总经理质量意识、重视程度都有直接关系。有时管理者代表、质量部主任在质量管理方面有较高的水平，但在执行上却又有很多的无可奈何的。新标准不再有对管理者代表的要求，有很强的针对性和现实意义。让我们不断学习，与时俱进吧。

来源：北京军友诚信质量认证有限公司  作者：戴凌、戴吾善

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