信息技术的发展，促进了管理现代化进程
信息技术的发展，促进了管理现代化进程 ---兼谈ISO9000对信息的利用，对“信息系统”的管控与审核 一、管理现代化与信息系统 现代科学技术的进步，尤其是通过互联网技术迅猛发展的新信息技术已经渗透到世界经济技术的各个领域。人们的经营、生产、生活和思维方式已越来越依赖于信息离不开信息。在经历了经济全球化、信息时代、企业信息化这三个时代变革后，当前的发展趋势预示着未来将是科学智力与信息时代。不少企业已经建立了一个由人和计算机组成的能进行信息收集、传输、加工和保存、维护和使用的管理信息系统，并依靠其高速、高效地巨量信息储存和交换，作为管理者正确决策的依据，实现管理现代化的重要手段，逐渐成了一种不可替代的先进的管理工具和管理方式。 管理信息系统综合了管理科学、信息科学、系统科学、行为科学、计算机科学和通信技术等许多学科的概念和方法，形成了独特的体系和领域，致力于对企业内部信息的组织、开发、管理和利用，进行快速计算、数据处理、信息加工及最严密的控制和最准确的监视测量。一个企业的管理信息的建立和发展水平，信息的利用程度，往往标志着一个企业的管理现代化水平和信息化水平；直接关系着这一企业的成长、发展以及向社会公众提供的产品和服务的水平。 二、企业管理现代化、信息化与ISO有什么联系 我们从ISO9004-2009《组织持续成功管理-一种质量管理方法》中看到这样一句描述：“这个国际标准提供一种质量管理方法为组织实现持续成功提供指南。”在ISO9001:2008 “0.1 总则”中看到：“采用质量管理体系应当是组织的一项战略性决策”；“本标准所规定的质量管理体系要求是对产品要求的补充”；“本标准所规定的质量管理体系要求是对产品要求的补充”；“GB/T19001所关注的是质量管理体系在满足顾客要求方面的有效性。”办企业的目的是能生产出满足客户要求的产品，而增强顾客得满意度，可以持续地保持客户“忠诚”。ISO9000提供了一个先进的管理模式和过程方法，企业信息化提供了为使这种先进的管理模式和过程方法更快捷、更高效、更优化的运作平台、运作支持。国标自88版起，经历了94版、2000版和2008版的改版修订，集中了世界范围内的质量管理专家和众多企业的成功经验，不断完善、健全。从88版的GB6583.1-86《质量管理和质量保证 术语》就已经引入“市场信息”“用户信息”，内外部“（产品、工序、工作）质量信息”的术语，并将“质量信息”定义为：“质量活动中的各种数据、报表、质量和文件”。在GB/T10300.1～5-88中，“质量信息”的定义被融合在标准的条文中。当时针对标准的相关教科书还给出了“信息的输入（收集）、转换（分类、处理、分析）、输出（传递、反馈、显示等）、信息的标准化、信息归档与存储”等质量信息的流程。2000版标准引入了“基于过程的质量管理体系”的管理模式图。在图中明确表示出“监视相关方满意需要评价有关相关方感觉的信息，这种信息可以表明其需求和期望已得到满足的程度。在图中还用“file:///C:/Users/ADMINI~1/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.gif”表示出“信息流”的方向。在ISO9000:2000术语的“2.7.2质量管理体系中使用的文件类型”，还特别说明： a.向组织内部和外部提供关于质量管理体系的一致信息的文件，这类文件称为质量手册。 。。。 e.提供如何一致地完成活动和过程的信息的文件，这类文件包括形成文件的程序、作业指导书和图样”。明确提及“信息”这个词汇。随着科学技术的发展，ISO进入2008版。全世界已经走入基于计算机和互联网全球联网的信息爆炸时代。2008版ISO9000标准的修订，结合了这种世界发展趋势和潮流。在ISO9000:2005 《质量管理体系基础和术语》中明确增加了术语“信息”,并在标准的多处保留、增加或引用这个术语。（见：3.7.1信息 有意义的数据3.7.2 文件信息及其承载媒介 。注1：媒介可以是纸张、硬件的、电子的、光学的计算机盘片，照片或标准样品、或他们的组合；包括：质量手册、程序文件、规范、质量计划、记录。在“测量设备”增加了（计算机）“软件”的表述。（见3.10.4测量设备 现测量过程所必需的测量仪器、软件、测量标准、标准物资或辅助器械或他们的组合。）在ISO9001:2008《质量管理体系要求》中，有以下涉及到术语“信息”特指的对象1)4.2.1 注3．“文件可采用任何形式或类型的媒体”（见）；2)6.3 c) “基础设施”的“支持性服务”要求中增加了 “信息系统”；3)在7.3.3“设计和开发输出”中增加了“注：生产和服务提供的信息可能包括产品防护的细节。”4）在7.5.4 “顾客财产”中增加了“个人信息”；5）在7. 6“监视和测量设备的控制”中增加了“注”。特别指导：“确认计算机软件满足预期用途能力的典型方法包括验证和保持其适用性的配置管理（技术状态管理）”。实际上引入了计算机软件及信息系统的配置和技术状态管理的概念。6）在8.2.1 “顾客满意”要求的“注”中，特别指导“顾客感知信息”的来源（监视顾客感受可以包括从诸如顾客满意调查、来自顾客的关于交付产品质量方面数据、用户意见调查、业务损失分析、顾客赞扬、担保索赔、经销商报告之类的来源获得输入。）保留了以下与“信息”术语有关的要求：1）在4.2.3和4.2.4中保留了文件和记录的“标识”、“检索”和“存储”要求。这多少包含了文件或记录中承载的“信息”|的控制。尤其是，以“硬件的、电子的、光学的计算机盘片”承载的“信息”；2）在7.2.2“注”有关网上销售产品信息的评价；3）在7.3.3 设计和开发输出b) 给出采购、生产和服务提供的适当信息；4）7.4.2 采购信息5）7.5.3标识和可追溯性的“注”：在某些行业，技术状态管理是保持标识和可追溯性的一种方法。（沿用“信息”技术的管理方法）6）在8.2.1作为对质量管理体系业绩的一种测量，组织应监视顾客关于组织是否满足其要求的感受的相关信息，并确定获取和利用这种信息的方法。7）8.4数据分析 数据分析应提供的信息；由上述举证，我们是否可以得出这样一种结论，ISO9000已经将“信息”的“信息的输入（收集）、转换（分类、处理、分析）、输出（传递、反馈、显示等）、信息的标准化、信息归档与存储”与管理要求有机结合，与企业信息化的发展和进步有机结合。事实上，目前，许多有实力，有需求的企业已广泛采用的ERP（EnterpriseResource Planning）（企业资源计划）系统，就是一个由人、计算机、计算机网络设备、通信设备等硬件和软件组成的，能进行管理信息的收集、加工、存储、传输、维护、使用和控制的系统。ERP系统集成了企业的物资资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理（财流）、信息资源管理（信息流）一体化的企业管理软件。它还可包括企业的品质管理、过程运作管理、进销存管理、绩效以及调整报告等功能，集信息技术与先进管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，已成为企业在信息时代生存、发展的基石。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力已发挥出显著作用。再有企业还引入了基于Lotus系统的《协同办公软件及解决方案》，实现了企业内外部的员工、客户及合作伙伴的沟通、协作及创新，进一步提升工作效率和响应能力，增强竞争力，降低人工成本、运行成本，提升了整体效益。这些企业已实现的上述管理信息化，使企业能始终处于一个信息灵敏、管理科学、决策准确的良性循环之中。通过有效地综合信息，分析利用信息，为领导者决策和控制提供了可信任的支持和保障，为企业带来了更高的经济效益，是企业现代化发展的一条必由之路。在ISO9000管理体系的运行中，组织依靠信息系统对文件，记录，内部沟通，目标制定下达、考核，管理评审，人力资源及绩效考核、产品或项目策划、合同管理和评审，与顾客沟通，设计开发，采购进销存管理，生产和服务过程信息采集，内部审核策划和实施，过程监视测量，产品的监视测量，质量分析控制，不合格品控制，成本核算，经济数据分析和纠正预防措施全部采用“信息系统”来控制，来实现。文档的起草、审批、阅读走文本数据库流程。“信息系统”信息能共享的文件、资源、数据全部共享，不能共享的有权限分配的访问。企业的最高管理者，可以非常敏锐、快捷、全面地掌握本组织的全部信息，为其决策已提供准确可靠的依据。这样的组织，“信息系统”已经融入企业的全部管理活动中，促进了ISO9000管理体系的健康运行和发展！企业的规模和经济效益也得到迅猛增加，对国家和民族的贡献不可等日而语！ 三、如何审核2008版的“基础设施”中的“信息系统”控制。 2008版在“6.3c) 支持性服务”要求中增加了“信息系统”。非常明显，ISO9000已经将“信息系统”作为“应确定、并维护为实现产品的符合性所需的基础设施”之一种。既然是“应确定、并维护”的对象，当然在做ISO9000符合性评审时也就是必须审核的。根据国情、企业规模、产品类型和“实现产品符合性所需”的差异，这当中可能有叁种情况：一种是基础设施中的“信息系统”已根据“实现产品符合性所需”确定、配置并维护充分的；第二种是“信息系统”已根据“实现产品符合性所需”基本确定、配置并维护较充分；第三种是“信息系统”尚未根据“实现产品符合性所需”确定、配置的。于是，审核的结果可能是迥然不同。我们姑且针对第一种案例，做一番讨论。也许有朋友会认为这些问题超出标准要求。但标准和指南均尚没有对此有详解，因而，仅以以下文字作为“抛砖引玉”。这些问题因计算机专业性太强，对老一代非本专业的审核员可能会不知所云，但对70后以后的审核员不应该是难点。第一，我们研究一下6.3增加了“信息系统”要求后，对被审核方组织的整个质量体系的持续保持和改进，可能引发出以下问题：1）组织的“信息系统”是什么系统，由哪些部分组成，包含了哪些计算机硬件、软件、网络和它们承载的“信息”是什么？2）组织对“信息系统”是如何维护并保证满足产品要求的？3）组织的“信息系统”中的信息在质量管理体系中是否起到支持性作用，能否为管理体系的有效运行提供客观证据？4）组织对“信息系统”中的“信息”如何控制？这些“信息”是否是“文件”和“记录”的重要组成部分？因其（计算机信息）的易修改、易复制、易受攻击和不易控制等特点，组织是否采取了有效地“信息安全”手段和措施对它的编制、评审、修改、批准、COPY、备份、防病毒、防泄密、访问是否不同于纸质文件的控制？5）组织的“信息系统”中的“信息”在体系的7.5.1e),8.2.1，8.2.3,8.2.4,8.3,8.4和持续改进中会有哪些体现？如何应用于组织的PDCA循环之中？6）组织的“信息系统”中的软件是否有用于产品要求监视和测量的？如有，是否已按标准要求对其“技术状态（配置）”和“预期的测量能力”进行“验证”？7）如组织有完备的“信息系统”，对维护该系统的有关管理人员（网络管理员、软件编程人员、多媒体制作人员、计算机维护修理人员）的能力要求是否已按6.2要求和国家对这些人员的《职业鉴定标准》加以确定？ 8）对已依赖“信息系统”完成生产调度、组织、经营活动的组织，内部“信息”代码是如何策划规定？如何统一管理的？“信息流”是如何控制的？9）“信息系统”中的“信息”的分享权限是如何规定的？哪些信息可共享，哪些不能共享？10） “信息系统”在组织的“5.5.3”内部沟通中发挥了哪些作用？第二、审核问题出来了，审核首先当然是需要收集和获得组织已根据“实现产品符合性所需”确定了“信息系统”，并维护已满足要求的客观证据；对其他9个方面的审核。可以结合对标准相关条款的审核同步进行。审核的目的不外乎还是寻求客观证据。满足要求为合格，不满足要求为不合格或观察项。看你如何处置！有关“审核一个电子化的管理体系”的问题，CNAS有一份技术报告 《CNAS-TRC-003：2008技术报告现场审核记录指南》中有这一段文字。也可作为对“信息系统”审核的“依据”或参考：“当审核一个电子化的管理体系时，审核记录的内容还宜适当包括涉及有关信息安全方面的信息，以证实受审核方用于支持其电子化管理体系有效运行的信息技术系统的能力：q. 信息系统及网络安全的管理、维护情况；r. 信息安全事故（例如，系统故障、误操作等）的管理及其响应计划/方案：s. 电子化环境中的电子文档、记录、数据传输的可靠性和安全保护措施，等。 袁伦成 2013年6月25日撰稿于成都
拜读了，学习了。袁老师的总结还是很有启发的非常感谢！ 纸质文件少点好，现在很多企业都有ERP系统
信息技术在ISO 标准只是个配角，不受重视。这和目前的现状相符。大多数的组织运用信息技术还处于初级阶段。
信息系统能加快信息的传递，提高工作效率。同时，过多的信息分散接受人的注意，使其抓不住重点。信息有真有假，让人难识真伪。互联网就是明显的例子。凡事有利有弊 这种状况可能与ISO9000标准的起草者、制定者们对21世纪和今后“信息”膨胀对世界进步和发展的影响认识不足或与国内早期介入ISO的专家们参与信息提供和应用信息的实践不够有关。但从目前的发展趋势看，人们的生活已经离不开信息。截止2012年12月底，仅中国网民数量已达5.64亿。 2012年全球网民数量迎来了两个里程碑式数字：欧洲网民数量突破5亿大关，亚洲则突破10亿大关；全球网民数量已近26亿。据Royal Pingdom2012年调查报告称，过去5年中，全球各地区的网民数量都呈迅猛增长之势 。具体到新增网民的占比，亚洲以53.8%位居首位，其次为欧洲(16.1%)、拉美(11.3%)、非洲(9.6%)、中东(5.2%)、北美(3.6%)和大洋洲(0.5%)。
试想一下，目前已经将上网作为每天第一件事或重要一件事的网民，还能离开网络吗？
在这种态势下，审核员还局限于浪费大量的时间，纸质资源，在审核现场的抄抄写写的审核方式还会持续多久！
老一辈不懂得应用计算机的，甚至连打开计算机都不会的，迟早会被这个职业所淘汰。
在严格控制下的“电子化审核”，会解放更多的审核员。。。。。 现在不懂信息技术的审核员已经不多了。但精通信息技术的审核员还是不多的。 高见，拜读了，受益匪浅
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