如何做好现场审核记录
摘要：审核记录是审核活动的一个重要组成部分，应予以足够重视。针对公司近年来体系内部审核记录中存在的问题及原因分析，根据个人工作经验，总结归纳出一些简单实用的审核记录的原则和方法，以促进公司质量管理相关工作。关键词：现场审核 记录 在质量管理体系审核中，现场审核记录是收集审核证据并形成审核发现全过程的文字记载。必要时，审核记录可为追溯提供事实依据，也可为下次审核方案的策划提供参考，以保持审核的连续性，是审核案卷中最重要的一部分。公司质量管理体系建立并运行已达7年，期间经历了大大小小无数次的内外部审核，也培训和煅练了很多质量体系内审员。审核记录是审核员在现场审核中的一项基本工作，相信对所有内审员来说都不陌生。作为公司标准质量管理人员，我认为审核记录的好坏，不仅直接关系到一次质量管理体系审核的质量，也体现了一名审核员把握现场审核的能力。那么如何做好现场审核记录，提高审核质量呢？对此，我将自己在此项工作中的一些心得、经验作了收集整理，以供大家参考。 一、公司质量管理体系审核记录中普遍存在的问题由于公司内审员都是兼职身分，平常各自工作繁忙，对质量审核工作接触、了解不多，往往也就是在每年一次的公司质量管理体系内审中才会编制检查表，记录审核情况，因此难免会因不熟悉标准条款要求，现场取证经验不足，在审核技巧或现场把握能力等方面存在一些问题。从公司近几年质量体系内审的审核记录来看，主要存在以下几个方面的问题：1、记录内容与标准条款要求有所偏离，不够准确。如：5.5.3
“内部沟通”的审核，常见记录内容是“经常沟通，非常有效”。2、
记录内容有判断无事实，即记录中有明确的“符合要求”的结论，但无事实依据。如：7.3.2“设计和开发的输入”的审核，记录内容是“查07128S 07年黔西南农村电信用房工程设计，记录完整。”该项目设计的开发输入的内容是什么、是谁、什么时间输入的不知道。又如：5.5.1“职责、权限的划分”审核，记录内容是“问XXX，回答正确。”答的是什么却无从知晓，根本无法判定是否符合标准要求。3、
记录过于简单，缺少实际内容，无法作为认证决定的依据。如：8.2.2“顾客满意”的审核，记录内容是“有采集记录及分析结果，需提交公司领导。”又如：7.5.1“生产和服务提供的控制”审核，记录内容是“查服务报告，无问题，顾客反馈情况较好。”二、审核记录的作用根据国标中质量管理相关标准的阐述，审核记录的作用可概括为记录审核证据、记录审核发现、为审核结论和认证决定提供支持依据三个方面。因此，要满足以上要求，审核记录应包括足够的细节，使它能反映受审核方质量管理体系的运行情况，判断认证标准中的各项要求是否得到有效实施。记录中应记有每个符合的审核发现及其支持的证据和每个不符合的审核发现及其支持的证据，用以支持认证决定的判断。在审核工作中，按照每一次的审核计划，审核总体时间是一定的，审核记录占用时间的多少会直接影响到其它审核活动的时间用量。作为审核员，只有明确了审核记录的作用，才能更好地把握审核记录的详略程度，从而找到审核记录与其它审核活动的时间平衡点，切实提高现场审核的有效性和效率。三、审核记录的记录原则从审核记录的作用，我们可知审核记录应表述审核证据和审核发现。但审核证据如何界定？审核证据和审核发现又该记到什么程度呢？在每一次的审核中，我们会接触到大量的信息。许多信息与审核目的、范围、准则有关，但也有的信息与审核目的、范围、准则无关，后者不是审核证据，前者如果未经证实也不是审核证据，凡是不属于审核证据的信息则是不需要记录的。因此，审核证据和审核发现的记录应坚持以下原则：1、反映抽样量。审核是通过适当的抽样进行的，比如抽查了多少文件、记录，观察了多少活动、产品实物、工作现场等。适当的抽样，就是审核所获得的样本量对总体应有一定代表性。抽样量太少，则不具备代表性或可信度不高。为表明抽样量对审核结论和认证决定的支持，审核员在现场审核时应首先询问抽样对象在审核期内的总量，再根据3%-5%的贯例决定抽样量，并在审核记录中详细记录，以明确反映审核抽样的情况。2、有可重现、可追溯性。证据的一个重要属性是“真实”性，审核记录所反映的审核证据必须是真实存在的，具有可重现性，如果由他人重新审核，完全可再次查到。因此，审核员在现场审核中与员工、其他人面谈时，要记下有关人员的姓名、所属部门;审核文件、记录时，要记下有关文件名称、记录的编号;检查仪器、设备时，要记下有关仪器、设备的编码/编号。3、要适度简明扼要。实际审核经验告诉我们，现场审核必须严格控制记录的时间，以便能利用更多的时间来进行审核调查。如何做到“适度简明扼要”，通过一个例子进行说明。审核某部门正处于所审复核阶段的某工程项目是否按规定进行了设计和开发的评审、验证（GB/T19001-2000标准7.3.4、7.3.5条）。检查该项目的所有《设计文件审核记录》，一审、所审在规定时间内完成，《审核记录》中有审核意见及复核，且内容互为关联呼应，相关责任人签字完备，评审、验证结论为满足要求，即审核发现是合格的。在这种情况下，记录该项目的名称和设计编号，各阶段/环节《设计文件审核记录》的编号，责任人及相应时间即可，不必详细记录《设计文件审核记录》中的各种数据、意见;如该部门不能提供相应阶段的《设计文件审核记录》，则构成不符合，审核记录中要特别记录该时间段;如该部门对此项目的评审、验证未按公司相关规定要求进行，或《设计文件审核记录》中有重要缺项、内容/数据不一致、审核未通过却放行等，也构成不符合，应同时详细记录下相关事实、数据。四、审核记录的一些具体方法在审核工作中，通常运用“问、查、看”的方式进行审核。对照不同方式，结合以往的审核经历，我大致总结、归纳出一些通用的记录方法。（一）
通过询问、交谈方式进行审核的记录方法：1、
记录回答、交谈者的姓名、职务和所属部门（审核证据）;2、
记录回答问题的要点、主要内容（审核证据）;3、
记录对回答问题、交谈内容的判断结论（审核发现）。例：问如何进行产品防护？相关职责及相应工作有哪些？记录：回答者XXX，市场部主任。产品防护一般分两个阶段，项目进行中的产品防护工作主要由各生产部门、项目组负责，要注意相关资料的保存、保密等。项目完成后的产品防护工作由市场部负责，主要是设计/咨询文本的出版和分发，负责设计/咨询文件的搬运、储存、包装等防护工作，并按规定完善交接手续，需邮寄的就作机要文件或特快专递处理。符合公司《设计过程控制程序》、《各部门及各级各类人员职责》规定。（二）
通过查阅方式进行审核的记录方式：1、记录受审核人员姓名、职务和所属部门（审核证据）;2、记录所抽查书面材料的名称和编号（审核证据）;3、记录所抽查书面材料的数量;4、记录审核判断结论（审核发现）。例： 查公司2007年生产、服务提供工作开展、完成情况。记录：问市场部主任张XX，公司2007年《服务报告》共30份。抽查其中编号为GzcdcJL23 SCB07-03、08、09、015、012、020、021、026、030共9份《服务报告》记录，其中SCB07-015， XXX部门XXX员工参加XXX建设单位XXX项目方案评审会，顾客XXX反馈意见为“不满意”，市场部未能提供针对此份《服务报告》采取的原因分析及相应措施记录。详见不合格报告GzcdcJL31
NSZ07-XX。（三）对产品进行审核的记录：1、记录产品所处地点（审核证据）;2、记录产品特征标记（审核证据）;3、记录审核的判断结论（审核发现）。例：查05243S XX中医院综合大楼施工图设计修改。记录：查05243S工程项目共有10次修改，其中2006.10.15.签发的《设计修改通知单》 GzptiJL19 JZY-05243S-FJ05修改内容为“根据施工单位技术核定单所提内容，对XX中医院综合大楼施工中问题，作如下处理……”，现场未能提供修改内容中所提到的“施工单位技术核定单”。详见不合格报告GzcdcJL31
NSZ07-XX。（四）对过程进行审核的记录方法：1、记录从事/参与此过程工作人员的姓名、职务、资格（审核证据）;2、记录此过程工作/作业名称（审核证据）;3、记录主要工作/作业内容（审核证据）;4、记录审核的判断结论（审核发现）。例：查XXX部门工程勘察工作是否符合公司相关规定。记录：抽查06074Y 遵义电信万福桥小区模块局新建设备安装工程，《工程勘察记录》GzptiJL11 SBS-06074Y，勘察地点：遵义，起止时间：2007.3.20-3.24.，勘察人员：朱XX、赵XX。勘察提纲于3.18.经部门负责人刘XX批准。勘察记录、勘察汇报方案结论于3.24.经项目负责人朱XX、部门负责人刘XX批准通过。符合《勘察作业指导书》、《设计过程控制程序》、《岗位能力评定条件》规定。 总之，进行现场审核记录时，审核员应根据具体环节和审核现场实际情况，灵活运用各种审核记录方法，收集记录有效信息。同时，做好现场审核记录，提高现场审核质量，与审核员自身的语言表达、沟通、文字书写能力也有一定关系。但我认为其中最关键的，还是审核员是否具有较高的工作责任心，是否重视审核记录。我相信，只要每一个审核员都能重视做好审核记录，不怕多写多练，不断努力提高自己的审核记录水平，就能在审核过程中准确、公正、简洁、清晰地记录下所收集到的各种证据，使记录真实可靠，提供符合要求的、可信的审核报告，圆满完成每一次审核任务。 很好，我做审核员也有一定时间了，但做的记录总是不尽人意，学习了 刚考出来，得好好学习一下， 我做内部审核员也有快十年了，但做的记录总有些不尽人意，看后能学到不少东西。 haoahao学习 谢谢 楼主辛苦 谢谢分享审核的心得，非常用心！能否分享按照过程审核的实例以供大家学习借鉴？ 谢谢楼主!平常做的审核记录没这么详细,学习了. 有收获，值得收藏学习。 如何做好现场审核记录：此文对初学都很有帮助，如果能更详细些就更能指导实习生了。谢谢老师的辛苦付出 谢谢！！我 收获很大！一直不知道自己该怎么审核，记录！！受益匪浅！！ 很好的学习材料，谢谢了。 受益匪浅 值得收藏学习,谢谢分享！ 谢谢，很实用的材料，学习学习。 从现场审核记录中可以看出一个审核员的专业水平，每一个审核员都应坚持学习。 谢谢！使用材料，很好，学习学习 审核记录一般都做的不太好，有些太多，影响现场审核，有些太少，不满足认证机构的要求 这里有一个《现场审核记录指南》，是CCAA的文件，大家可看下。 一直不知道该怎么审核&记录！！受益匪浅！！ 谢谢分享审核的心得，非常用心！能否分享按照过程审核的实例以供大家学习借鉴？ 谢谢，一般审核的时候记得比较简单，可能满足不了审核机构的要求，但是记得详细了，又占用时间，影响审核本身。 如何做好现场审核记录，是难点 一般审核记录常犯的错误包括该详不详，对审核活动的描述较少，不能反映你做了什么，怎样抽样，受审核方在这方面的实绩如何。该略不略，抄了一大堆的记录数据或当事人的讲话，不得要领。没有证据情况下就得出受审核方“工作有效”或“存在问题”的结论。 后天就要对生产部进行内部审核了 ，第一次做内审 ，呵呵有点紧张。 审核过程中，有时会出现一些内容记录不全，记录哪些内容应有侧重点。 刚做审核员，好多东西不懂，要多学习了！ 学习了，谢谢~ 很有感触，多谢了 参加过几次审核，记录总是做不好，不得不重新再整理个遍，时间就觉得特别紧。 很实用的材料，学习学习。